NEXON, a bér- és humánügyvitel szakértője

A "kockás papírtól" a webes önkiszolgáló rendszerekig

A humáninformatikai megoldások előnyeiről, megtérüléséről és a megfelelő szoftver kiválasztásának szempontjairól Syrjänen-Barkóczy Eleonóra, a NEXON stratégiai és kereskedelmi igazgatója beszélt. (Figyelő HR Trend)

- Mennyire elterjedt hazánkban a humáneroforrás-menedzsment informatikai támogatása?

- Az olyan alapvető funkciókra, mint például a bérszámfejtés, ma már természetes, hogy a vállalatok informatikai megoldást alkalmaznak, nem jellemző a "kockás papíros" bérszámfejtés.

Azonban az összetettebb és integrált HR-folyamatok, melyek már a stratégiai humánerőforrás-gazdálkodás irányába mutatnak, ma még csak a legtudatosabb vállalatok esetében támogatottak HR-rendszerekkel. Így például a kompetencia alapú toborzás-kiválasztás, teljesítményértékelés, képzés-fejlesztés és karriertervezés, valamint e funkcióknak az alapvető HR-folyamatokkal együtt, egységes rendszerben történő kezelése egyelőre kevés vállalatra jellemző. Márpedig amennyiben a HR-menedzsment a vállalatirányítás stratégiai partnerévé kíván válni, elengedhetetlen, hogy olyan szolgáltatásokat és kontrolling információkat tudjon nyújtani a vállalatvezetés számára, melyet az hatékonyan tud felhasználni a stratégiai döntések meghozatalához.

- Tehát sok vállalat úgy kíván boldogulni, hogy nem használ informatikai rendszert a szélesebb értelemben vett HR-folyamatok támogatására. Mégis miért lenne számukra ez fontos?

- Ma a HR szakembereknek munkavállalói adatok, információk tömegét kell kezelniük. Egy hatékony humáninformatika rendszer egyrészt jelentősen csökkenti a HR munkatársak adminisztrációs leterheltségét, ezáltal a szakértői munkára helyezhető a hangsúly. A rugalmasan és gyorsan elkészíthető riportok, statisztikák, kontrolling információk által javul a HR-menedzsment és a vállalatvezetés közötti kommunikáció színvonala, amely erősíti a HR osztály vállalaton belüli szolgáltató szerepét, és nem utolsó sorban a HR, mint funkció megítélését.

Emellett a szoftver alkalmazásával nem csupán a vállalaton belüli, de a külső kommunikáció is jelentősen javítható. Például egy hatékony toborzás-kiválasztási szoftver előre beépített levelezési sablonjainak segítségével a meghirdetett állásokra pályázóknak automatikusan visszajelzés küldhető, ezáltal javul a vállalat pályázókkal folytatott kommunikációja, amely erősíti a cég munkaerő-piaci arculatát is.

- Mikortól költséghatékony egy HR-szoftver bevezetése?

- Egy humáninformatikai megoldás hozzáadott értéke több tényező függvénye. Függ a vállalat méretétől, a munkavállalói létszámtól, a fluktuációtól, a HR-gazdálkodással szembeni elvárásoktól, a cég IT stratégiájától, valamint a rendelkezésre álló büdzsétől. Míg egy toborzás-kiválasztási szoftver alkalmazásáról főként a vállalati életpálya, a létszám és a fluktuáció függvényében érdemes dönteni, addig a személyügyi adminisztrációt támogató szoftver alkalmazása a vállalat méretétől függetlenül alapvető. A stratégiai célok elérését támogató teljesítményértékelési rendszer bevezetése igazából nem létszámfüggő. Ebben a kérdésben inkább a teljesítménykultúra és a teljesítménnyel kapcsolatos elvárások, valamint a szofisztikáltabb, illetve objektívebb teljesítményértékelési módszertan informatikai leképezése iránti igény a meghatározó. Így nehéz számszerűen meghatározni egy HR-szoftver költséghatékonyságát, hisz az attól függ, hogy egy vállalat mire és hogyan használja.

Ezzel együtt az üzleti szemlélet erősödése a HR-gazdálkodás területén is megfigyelhető, elvárás az eredmények, a hatékonyság mérhetővé tétele, valamint a terület integrálása a kontrolling rendszerbe. Fontos hangsúlyozni, hogy a HR-szoftver alkalmazásánál nemcsak a költséghatékonyságot kell figyelembe venni, hanem a magas szintű szakértői tartalommal rendelkező megoldás esetében annak valódi szakmai támogató szerepét.

- Milyen alapveto funkciói vannak a HR-szoftvereknek, s miért hasznos, ha ezek a funkciók integráltan működnek?

- Egy integrált rendszer képes lefedni a személyügyi nyilvántartás, a bérszámfejtés, a cafeteria, a munkaidő-nyilvántartás, a toborzás-kiválasztás, a teljesítményértékelés, a képzés-fejlesztés és a karriertervezés teljes területét, valamint azok kapcsolódásait, összefüggéseit is.

Mivel ezek a területek nagyrészt ugyanazokkal az inputokkal, vagyis a munkavállalók adataival dolgoznak, nem szükséges például a többszöri adatrögzítés. Az egységes adatbázis miatt a munkafolyamatok egyszerűbbé, rugalmasabbá válnak.  Integrált HR-rendszer esetén az egyes HR-funkciók kapcsolódásai és összefüggései is leképezésre kerülnek az alkalmazásokban, ezáltal a hatékonyság megtöbbszöröződik.

- Melyek azok a szempontok, melyekre figyelni kell a szoftver kiválasztásakor?

- Mindenekelőtt össze kell gyűjteni a szoftverrel szembeni elvárásokat, meg kell határozni az alapkövetelményeket, valamint meg kell fogalmazni a funkcionalitásra vonatkozó elvárásokat. Ezenkívül fel kell mérni az informatikai megoldások technológiai jellemzőit is. Mind a szoftverbevezetés, mind a folyamatos működtetés költségét számba kell venni. Továbbá meg kell vizsgálni azt is, hogy a megoldás ergonomikus-e, képes-e együttműködni más informatikai rendszerekkel, például a szervezet ERP-rendszerével.

Emellett a szolgáltató tapasztalatát, a szolgáltatás minőségét is figyelembe kell venni. A piac szereplői ma már jelentős támogatást nyújtanak a döntés előkészítésében és a rendszer bevezetésében. Egy szolgáltatóval szemben jogos elvárás, hogy árajánlatában szerepeljen az igényfelmérés, a válaszható csomagok kidolgozása, azok előnyeinek, hátrányainak és várható hasznának elemzésével együtt a pénzügyi terv, a szabályzat kidolgozása, valamint maga az informatikai megoldás.

- Az informatikai megoldások folyamatosan fejlődnek. Igaz ez a humánerőforrás-menedzsmentet támogató szoftverek tekintetében is?

- A humáninformatikának követnie kell mind az informatika, mind a HR szakma fejlődését, valamint a jogszabályváltozásokat is. Ennek következtében változnak a szoftverrel szembeni elvárások, ezáltal a szoftverfejlesztők folyamatosan szakmai kihívásokkal szembesülnek. Így például az elmúlt évben előtérbe került a kompetencia alapú HR-gazdálkodás informatikai leképezése, valamint a webes önkiszolgáló rendszerek koncepciója. Utóbbiak - így a NEXON HR-rendszere is - lehetővé teszik, hogy a munkavállalók közvetlenül módosíthassák bizonyos adataikat, vagy választhassanak a különböző cafeteria-csomagok között.

Összességében pozitív, hogy több vállalat ismeri fel a magas színvonalú HR-gazdálkodás hozzáadott értékét, illetve a HR-menedzsment munkáját támogató szoftverek valódi jelentőségét. A jövőben a hangsúly az olyan integrált humáninformatikai rendszerek alkalmazásán lesz, amelyek az integráltság mellett megfelelő szakértői tartalommal rendelkeznek. 

Kapcsolódó dokumentumok:

A kockás papírtól... [PDF - 589,44 KB]