Feliratkozás
A teljesítményértékelés szoftveres támogatása
Cikkünkben azt mutatjuk be, hogy miként használható a teljesítményértékelés területen a szoftveres támogatás. (HR Háttér)
A teljesítményértékelés akkor igazán objektív, ha a munkavállalókat több szempont szerint minősítik, és az alkalmazott mutatók valóban leírják a dolgozók munkáját. Ez általában csak úgy valósítható meg, ha a különböző munkakörökhöz speciális mutatókat határoznak meg, és a folyamatba lehetőség szerint több értékelőt is bevonnak. Amennyiben a vállalat tevékenységi köre miatt szükség van a kompetencia alapú értékelésre, különösen sok és szerteágazó információt kell figyelembe venni, hiszen vannak olyan munkakörök, amelyek csak több tucatnyi kategóriával írhatók le pontosan. A teljesítményértékelés szoftveres támogatását tehát nem csupán a nagyobb dolgozói létszám indokolja, hanem a szofisztikáltabb, objektívebb módszertan esetében már egy kisebb vállalatnál is szükség van rá.
A HR szakemberek munkáját például már az is jelentősen megkönnyíti, ha az adatokat egyetlen, jól felépített adatbázis tárolja, mivel az információk így egyszerűen strukturálhatók, azaz összehasonlíthatók és tetszés szerinti kimutatások készíthetők. A teljesítményértékelés teljes folyamatát támogató rendszer ugyanakkor nem csak az adminisztráció, hanem az értékelés szervezése és a módszertanok támogatása terén is tehermentesíti a HR szakembereket. A felszabaduló munkaidő ráadásul a valóban szakmai tevékenységekre fordítható.
Az adatok rugalmas kezelhetősége teszi lehetővé azt is, hogy a teljesítményértékelésből származó adatokat több területen felhasználják. Amennyiben a vállalat más HR szoftvereket is alkalmaz, és a különböző megoldások integrálhatók egymással, megvalósítható az adatok átadása és szinkronizálása. A teljesítményértékelésből származó eredmények például automatikusan – többszörös rögzítés nélkül – átkerülhetnek a bérszámfejtési rendszerbe, amely az eredmények alapján számolja ki a juttatásokat vagy az esetleges jutalmakat. A teljesítményértékelés ugyanakkor rendkívül pontos képet ad arról is, hogy a vállalat milyen tudáskészlettel és kompetenciákkal rendelkezik. Ezáltal meghatározható, hogy rendelkezik-e a vállalat a stratégiai célok eléréséhez szükséges készségekkel, és amennyiben hiányosságok mutatkoznak, meghatározhatók a fejlesztési irányvonalak. Így a teljesítményértékelés eredményei akár a képzés-fejlesztés, vagy a toborzás-kiválasztás tervezéséhez is megfelelő kiindulási alapot nyújtanak.
Fejlesszünk vagy vásároljunk?
Amennyiben egy vállalat a teljesítményértékelő szoftver bevezetésén gondolkodik, válaszolnia kell arra a kérdésre, hogy számára melyik a költséghatékonyabb: ha saját maga fejleszti a programot, vagy ha megvásárolja egy szolgáltató kész megoldását? Mivel mindkét módszernek vannak előnyei és hátrányai, röviden összefoglaljuk, milyen szempontokat érdemes figyelembe venni.
A teljesítményértékelés bevezetése előtt mindenképpen szükség van arra, hogy a vállalat részletesen meghatározza az alkalmazni kívánt rendszer elemeit, felépítését, a mutatókat és az értékelés folyamatát. Csak ezután lehet megállapítani azt, hogy milyen informatikai megoldással lehet a tervezett rendszert szoftveresen lekövetni. Fontos, hogy a teljesítményértékelés csak abban az esetben lesz hatékony, ha a rendszer valóban igazodik a vállalat igényeihez, ráadásul rugalmasan és könnyen használható. A teljesítményértékelési rendszer fejlesztéséhez tehát komoly informatikai és HR szaktudásra is szükség van. Amennyiben egy vállalat valamelyik téren nem kellően felkészült, mindenképpen be kell vonni külső szakértőt is.
A saját szoftver kialakításának legfőbb előnye, hogy teljes mértékben a vállalat igényeire szabják – de ebben rejlik a hátránya is. A program ugyanis általában nem rendelkezik a kellő rugalmassággal, újabb igények megjelenésekor például ismét jelentős fejlesztésekre van szükség. Ráadásul a szakértőknek iparági tapasztalat hiányában mindent nulláról kell felépíteniük, ami magában foglalja a hibák lehetőségét. A már működő rendszer ugyanakkor rendkívül kötődik a fejlesztőkhöz, a távozásuk esetén az új szakemberek általában nehezen látják át a rendszer működését.
A multinacionális cégek által alkalmazott köztes megoldás, hogy az anyavállalattól hozzák a szoftvert, így az tulajdonképpen saját fejlesztésű, de nem kell a kialakítására energiát fordítani. Az ilyen rendszerek azonban többnyire „konzerv” megoldások: általában nem követik az adott cég igényeit, például egy nagyvállalatoknak készített megoldást egy alacsony létszámmal dolgozó leányvállalat nem mindig tud hatékonyan használni. Problémát okozhat az is, ha a rendszert külföldön fejlesztették, hiszen a hazai jogszabályok speciális előírásai a HR számára is meghatározóak.
A legbiztonságosabb megoldás tehát a legtöbb vállalat számára az, ha a teljesítményértékelő szoftvert egy nagy szakmai tapasztalattal rendelkező szolgáltatótól szerzi be. Amennyiben kellő körültekintéssel választunk, a program megfelelően testre szabható, ugyanakkor a szolgáltató szakmai felkészültségének köszönhetően a hatékony működés és a kellő rugalmasság is biztosított.
Szoftver és szolgáltató – mire figyeljünk?
Új teljesítményértékelési rendszer bevezetésénél különösen figyelni kell a megfelelő informatikai megoldás és a szolgáltató kiválasztására. A legtöbb munkavállalót ugyanis eleve érzékenyen érinti a teljesítményértékelés bevezetése, fontos hogy egy könnyen kezelhető, átlátható, az értékelést valóban támogató szoftver támogassa a rendszert.
A szoftverrel kapcsolatos legfontosabb elvárás az, hogy valamennyi teljesítményértékelési módszer informatikai támogatását lehetővé tegye, vagyis egymással rugalmasan és bármilyen variációban kombinálható elemeket és funkciókat tartalmazzon.
Vannak olyan szolgáltatók, akik kiegészítő lehetőségeket is biztosítanak a szoftvereikhez – például webes dolgozói önkiszolgáló rendszert. A teljesítményértékelés esetén egy ilyen felületen a munkavállalók láthatják a korábbi eredményeiket és a munkájukkal kapcsolatos elvárásokat is. Amennyiben pedig a vállalat több irányú értékelést alkalmaz, a dolgozók intraneten vagy interneten keresztül is elvégezhetik az önértékelésüket, illetve mindazok minősítését, akik társértékelőnek kérték fel őket.
Mivel a teljesítményértékelés érzékeny információkkal dolgozik, fontos, hogy a szoftver mind a webes, mind a hagyományos felületen kiemelten kezelje az adatbiztonságot. Ideális esetben például lehetőség van különböző jogosultságok beállítására, így a vállalat minden munkatársa csak az adatok előre meghatározott köréhez férhet hozzá. Ugyanakkor már az adatok egy részének elérése is nagyban növelheti egy vállalat hatékonyságát, hiszen a vezetők – és adott esetben a munkavállalók – maguk rögzítik az értékelésüket, nem a HR-eseknek kell felvinniük az adatokat a rendszerbe.
A szolgáltatóval kapcsolatban a szakmai tapasztalata a legfontosabb, és hogy képes-e a vállalat segítségére lenni az informatikán túl akár módszertani kérdésekben is. Ezért érdemes megnézni a szolgáltató referenciáit, akár egy-két ügyfelet személyesen is meg lehet keresni a tapasztalataikkal kapcsolatban. Mindenképpen figyelembe kell venni azt, hogy a különböző szolgáltatók milyen támogatást biztosítanak a szoftver bevezetése és a későbbi használat során.
A teljesítményértékelés szoftveres támogatását természetesen nem szabad túlértékelni – amennyiben a módszertan helytelen, a program önmagában nem képes a teljesítmény javítására vagy a munkatársak motiválására, és a vezető–beosztott közötti kommunikációt sem helyettesíti. Az informatikai támogatás pusztán egy eszköz, amely jelentősen megkönnyíti a teljesítményértékelést, rendszerezi, átláthatóvá és következetessé teszi e folyamatot.
Teljesítményértékeléssel a sikerekért
A P&Bert Management Consulting Group személyzeti tanácsadó vállalat nemrég megváltoztatta a munkatársak értékelésének korábbi gyakorlatát, és egy szoftveres támogatottsággal bíró teljesítményértékelési rendszer bevezetése mellett döntött. A cég ügyvezető igazgatóját, Fröhlich Pétert kérdeztük arról, hogy mi indokolta a változtatást.
- Miért fontos az Önök számára a teljesítményértékelés?
Fröhlich Péter: - Magyarországon a személyzeti tanácsadás területén már a válság előtt megindult egyfajta átrendeződés, amit a jelenlegi gazdasági helyzet felerősített. Mi azonban időben felismertük, hogy az alkalmazkodás és a vállalat sikeressége érdekében a szervezetet is érintő intézkedéseket kell bevezetnünk. Mivel a P&Bert működésének kulcsa az emberi erőforrás, azaz a dolgozók munkájának minősége, szakmai felkészültsége és tudása, úgy gondoltuk, hogy szükség van a munkatársak teljesítményének pontos értékelésére is.
- Milyen értékelési rendszert választottak?
F. P.: - Korábban is alkalmaztunk különböző értékelési módszereket, amelyek a tanácsadók által elért eredményeken, azaz a szolgáltatásunk számszerűsített adatain alapultak. Ez a módszer azonban rendszertelen és informális volt, ráadásul nem bizonyult alkalmasnak a más munkakörökben dolgozók teljesítményének mérésére. Cégünknél azonban a munkakörök szorosan függnek egymástól, így az egyes eredményeket nagyban meghatározza a más feladatokat végző kollégák munkájának minősége is. Ezért döntöttünk úgy, hogy bevezetünk egy hatékonyabb, a vállalat minden munkatársára kiterjeszthető teljesítményértékelési rendszert, a kidolgozást pedig egy nagy tapasztalattal rendelkező külső szakértőre bíztuk.
- Hogyan választották ki a szoftvert, illetve a szolgáltatót?
F. P.: - A rendszer bevezetését hosszas mérlegelés és részletes vizsgálat előzte meg. Figyelembe vettük a piaci környezet sajátosságait, ugyanakkor természetesen az ár-érték arányt is rendkívül fontosnak tekintettük. Az elsődleges szempont mégis az volt, hogy az adatok könnyen rögzíthetőek és kezelhetőek legyenek, vagyis a teljesítményértékelés adminisztrációjára minél kevesebb időt fordítsanak a munkatársaink.
- Az új szoftver milyen plusz lehetőségeket biztosít a vállalatnak?
F. P.: - Számunkra mindenképpen előnyt jelent, hogy az új megoldással a vállalat minden dolgozójának teljesítménye értékelhető, vagyis olyan munkakörökre nézve is rendelkezünk teljesítménymutatókkal, melyek esetében korábban nem tudtuk mérni az eredményességet. Mindez lehetőséget ad a kollégák fejlesztendő területeinek meghatározására, a dolgozói motivációs rendszer kidolgozására és az eredményesség növelésére is.
Hírlevél
