NEXON Humánügyviteli szoftverek és szolgáltatások

Egészséges megoldás

nexONBÉR, nexONHR a Jahn Ferenc Kórháznál

Az 1600 munkavállalót foglalkoztató kórház vezetése 2004 közepén úgy döntött, hogy megválik korábbi bérszámfejtő rendszerétől, és a NEXON bérügyviteli megoldását alkalmazza, melyet az egészségügy specifikumai alapján testre szabtak.

- Közintézményként milyen specialitásoknak kell megfelelniük a bér- és humánügyvitel területén?

Dr. Gerő Gábor: - Intézményünk bérgazdálkodását a vállalkozási szférától két tényező különbözteti meg. Az első a közalkalmazotti státuszból fakadó garantált alapilletmény, a  második a folyamatos, 24 órás szolgálat. Ez utóbbinak köszönhetően nagyon magas az ügyeleti szolgálat aránya, aminek díjazása emberenként, osztályonként, sőt akár szakmánként is különböző mértékű lehet. Tekintettel arra, hogy létszámhiánnyal küzdünk nálunk kiugróan magas a pluszmunka költsége. Ez még tovább emelkedhet, hiszen az Európai Bíróság döntésétől függ, hogy az ügyeletet, sőt akár a készenlétet is teljes munkaidőnek kell-e majd elszámolnunk. Egyébként kórházi dolgozóink döntő többsége közalkalmazott, így ennek megfelelően zajlik a bér- és munkaügyi, illetve az egész humánpolitikai rendszer működése.

- Milyen informatikai megoldás támogatta a nexONBÉR előtt a humánpolitikai folyamatokat, és milyen okokból döntöttek úgy, hogy eljött a váltás ideje?

Tinyei János: - Korábban egy DOS alapú programot használtunk, amely - bár képes volt kezelni az egészségügyre vonatkozó különleges szabályokat – nehezen tudta megvalósítani a más területeken is használandó bér- és személyügyi adatok exportálását. Olyannyira, hogy mi nem is tudtuk ezt a feladatot magunk megoldani, hanem a rendszert fejlesztő programozók állandó jelenlétére volt szükség. Ezzel párhuzamosan a program elérte a határait: már nem lehetett az igényeinknek megfelelően tovább bővíteni, és nem lehetett megvalósítani a menedzsment számára elengedhetetlen, szélesebb körű, nagyobb mértékű és gyorsabb adatszolgáltatást sem. Lényegében kiderült, hogy a rendszer nem bővíthető tovább, nem elég rugalmas, és technológiailag bizonyos szempontból elavult. 

- Mi történt ezután? Hogyan kezdtek neki az új rendszer kiválasztásának?

G. G.: A megfelelő partner kiválasztása érdekében 2004 szeptemberében kiírtunk egy tendert, majd a ránk vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően – lévén közintézményről van szó - lefolytattuk a hivatalos eljárást. Pályázatunkra összesen három cég nyújtott be ajánlatot. Ezt követően minden pályázó számára lehetőséget biztosítottunk egy személyes prezentációra, ahol mind a pályázatukat, mind az annak magját képező rendszert bemutathatták. Az elbírálás legfontosabb két szempontjaként a szakmai hozzáértést, illetve az ár-érték arányt vettük számításba, és ezek alapján döntöttünk a NEXON mellett.

- Milyen lépcsőkben történt meg a bevezetés?

T. J.: A projekt 2004 októberében indult: felmértük gépparkunkat, majd a rendszerkövetelményeknek megfelelően végrehajtottuk a szükséges módosításokat. A programtelepítés maga gördülékenyen zajlott, az egész bevezetés során összesen egyetlen kritikus pontot tudnék megemlíteni. Sajnos a régi programban lévő adatállományt nem tudtuk zökkenőmentesen átmenteni az új rendszerbe, mivel az előző szolgáltató megtagadta az együttműködést. Ennek ellenére a NEXON szakembereinek sikerült a dolgozói adatállományunk nagy részét kinyerni, konvertálni és az új rendszerbe betölteni. 2005. január 10-ére már olyan állapotban volt a rendszer, hogy az éppen esedékes 13. havi fizetést már az új programmal tudtuk számfejteni, és januári bérek számfejtése is határidőcsúszás nélkül zajlott le. Ezzel párhuzamosan bevezettük a rendszer nexONHr személyügyi nyilvántartás modulját is, de ennek funkcionalitását még nem használjuk ki teljesen.

- Mi volt az általános tapasztalata a rendszerbevezetéssel kapcsolatban?

T. J.: A bevezetés során nem volt szükség párhuzamos üzemre. A bérszámfejtők számára ez a megoldás azért sem lett volna üdvözítő, mert a párhuzamos üzem esetében túlságosan leterheli őket a kettős adatbevitel és az ezzel járó pluszmunka. Így a bevezetés során csak az új rendszerre koncentráltunk, és kizárólag a nexONBÉR-el végeztük az aktuális hónap bérszámfejtési feladatainak végrehajtását. A NEXON ebben kitűnő partnernek bizonyult, a bevezetési időszakban minimum heti két napot töltöttek itt a cég szakemberei, és végezték a rendszer testre szabását, illetve ezzel párhuzamosan a kollégák betanítását.

- Hogyan fogadták az új rendszer bevezetését a program felhasználói?

T. J.: Általában minden újítás, a régi megszokottól való eltérés kisebb-nagyobb félelmet ébreszt a dolgozókban. Bár eleinte kicsit idegenkedtek az új rendszertől, mostanra nemcsak megszokták, de meg is szerették a programot.  Jelenleg éppen az adóbevallások időszakában vagyunk, gőzerővel folyik a munka, és az ehhez szükséges modulról is nagyon pozitív visszajelzést adtak a kollégák. Szeretik használni, mert a nexONBÉR a régi rendszerünkhöz képest kezelhetőbb, áttekinthetőbb. Néha előfordulnak még apróbb problémák, melyeket jelzünk a NEXON felé. Ők ezeket figyelembe is veszik, és az igényeinknek megfelelően módosítják a programot.

- Hányan dolgoznak a nexONBÉR programmal, hány fő végzi a bérszámfejtést?

T. J.: Jelen pillanatban négy bérszámfejtőnk van, de a következő hónapban az egyik kolléganőnk nyugdíjba megy. Az új rendszer bevezetésével azonban 3 bérszámfejtő is el tudja végezni a munkát. A nexONBÉR előnyeit élvezi további két bérgazdálkodónk, akik az eddigi papír alapú adatszolgáltatás helyett ma már sokkal egyszerűbb módon tudják elvégezni munkájukat: csak lekérik az adatállományokat Excel formátumban, és ezekkel könnyedén elvégzik a szükséges műveleteket.

- A számviteli jogszabályok változása igen gyakori a versenyszférában. Igaz ez a közszférában is?

G. G.: A törvények és rendeletek gyors változása sajnos minket is érint. Nyilván ezek a módosítások másként csapódnak le a versenyszférában, és másként a közszférában. A végeredmény ennek ellenére ugyanaz: a bérügyviteli rendszert folyamatosan frissíteni kell. Bár a NEXON megfelelően követi a jogszabályváltozásokat, de mindkét fél számára szerencsésebb lenne, ha egy évre előre kiszámíthatóak lennének a jogszabályi változások.

- Milyen tapasztalatokat szereztek a nexONBÉR több mint 1 éves használata alatt?

T. J.: Túl azon, hogy a rendszer teljesítette az előzetes elvárásainkat, nagy segítséget jelent a könyvelés területén, hiszen e munka során a kinyomtatott anyagot már nem kell kézzel egy másik programba „belekalapálni”. Szintén könnyebbséget jelent a különféle jelentési kötelezettségeink összeállításában. Ma már szinte nem telik el úgy hónap, hogy valamit valahova jelentenünk ne kelljen, ami egy ekkora létszámnál komoly feladat.

- Egy hasonló tevékenységű közintézmény számára milyen tanácsokat adnának a rendszerbevezetés kapcsán?

G. G.: Egészségügyi vonatkozásban mi vagyunk a NEXON mintaprojektje. Úgy tudom a programnak korábban is volt közalkalmazotti modulja, de az egészségügy specifikumait kezelő megoldást a mi intézményünkben vezették be elsőként. Ezért a következő kórháznak már lényegesen könnyebb, egyszerűbb dolga lesz.

T. J.: Én a projekt kapcsán az adatkonvertálásra hívnám fel a figyelmet. Ezt a folyamatot kell nagyon alaposan előkészíteni. Jó előre tájékozódni kell, hogy milyen számítógépes vagy informatikai programot használ az adott intézmény, és már tárgyalások szakaszában elindítani azt a munkát, ami az adatok migrációját meggyorsítja, és biztonságosabbá teszi.

- Milyen partnernek ismerték meg  a NEXON-t a bevezetés alatt, és az azóta is tartó együttműködés során?

G. G.: A NEXON-t minden tekintetben korrekt és jól felkészült partnernek ismertük meg. Más informatikai cégekkel szemben fogékonyak a problémáink iránt, és jóval hamarabb reagálnak - még akkor is, ha egy termék megváltoztatása korántsem megy gyorsan. Az igényeink, illetve a változtatás szükségességének visszaigazolása sokkal gyorsabban megtörténik, mint ahogy azt más esetekben tapasztaltuk. Ez mindenképpen erőssége a cégnek.

T.J.: A rendszer bevezetésekor és a folyamatos szakmai együttműködés során egyaránt tapasztaltuk, hogy a NEXON munkatársai nagy szakértelemmel rendelkeznek és igen segítőkészek. Ez egyébként egy ekkora, közel 2000 embert érintő, projekt során gyakorlatilag elengedhetetlen.

Kapcsolódó dokumentumok:

Egészséges megoldás - nexONBÉR és nexONHR a Jahn Ferenc Kórháznál [PDF - 970,11 KB]