NEXON Humánügyviteli szoftverek és szolgáltatások

Értékteremtés humáninformatikával

Ahhoz, hogy a HR-menedzsment a vállalatvezetés stratégiai partnerévé váljon, s ebben a szerepben segítse a szervezet hatékony és eredményes működését, elengedhetetlen a humánerőforrás folyamatainak informatikai támogatása.

Ennek előnyeiről, megtérüléséről, valamint a megfelelő szoftver kiválasztásának szempontjairól Syrjänen-Barkóczy Eleonóra, az integrált humáninformatikai megoldásokat fejlesztő NEXON stratégiai és kereskedelmi igazgatója adott interjút lapunknak.

• Mennyire elterjedt hazánkban a humánerőforrás-menedzsment informatikai támogatása?

Az olyan alapvető funkciókra, mint például a bérszámfejtés, ma már természetes, hogy a vállalatok informatikai megoldást alkalmaznak, nem jellemző a „kockás papíros” bérszámfejtés.

Azonban az összetettebb és integrált HR-folyamatok, melyek már a stratégiai humánerőforrás-gazdálkodás irányába mutatnak, ma még csak a legtudatosabb vállalatok esetében támogatottak HR-rendszerekkel. Így például a kompetencia alapú toborzás-kiválasztás, teljesítményértékelés, képzés-fejlesztés és karriertervezés, valamint e funkcióknak az alapvető HR-folyamatokkal együtt, egységes rendszerben történő kezelése egyelőre kevés vállalatra jellemző. Márpedig amennyiben a HR-menedzsment a vállalatirányítás stratégiai partnerévé kíván válni, elengedhetetlen, hogy olyan szolgáltatásokat és kontrolling információkat tudjon nyújtani a vállalatvezetés számára, melyet az hatékonyan tud felhasználni a stratégiai döntések meghozatalához.

• Tehát sok vállalat úgy kíván boldogulni, hogy nem használ informatikai rendszert a szélesebb értelemben vett HR-folyamatok támogatására. Mégis miért lenne számukra ez fontos?

Egy hatékony humáninformatikai rendszer egyrészt jelentősen csökkenti a HR munkatársak adminisztrációs leterheltségét, ezáltal a szakértői munkára helyezhető a hangsúly. Ma a HR szakembereknek munkavállalói adatok, információk tömegét kell kezelniük. A folyamatosan változó jogszabályi környezet, a felgyorsult munkaciklus, a szakmai módszerek támogatása, valamint a szakértői rendszerek iránti igény mellett a megnövekedett üzleti és vezetői elvárások egyre inkább szükségessé teszik a humáninformatikai rendszerek alkalmazását.

A rugalmasan és gyorsan elkészíthető riportok, statisztikák, kontrolling információk által javul a HR-menedzsment és a vállalatvezetés közötti kommunikáció színvonala, amely erősíti a HR osztály vállalaton belüli szolgáltató szerepét, és nem utolsó sorban a HR, mint funkció megítélését. Emellett a szoftver alkalmazásával nem csupán a vállalaton belüli, de a külső kommunikáció is jelentősen javítható. Például egy hatékony toborzás-kiválasztási szoftver előre beépített levelezési sablonjainak segítségével a meghirdetett állásokra pályázóknak automatikus visszajelzés küldhető, ezáltal javul a vállalat pályázókkal folytatott kommunikációja, amely erősíti a cég munkaerő-piaci arculatát is.

A vállalatok igénye olyan gyakorlatorientált informatikai megoldás, amely könnyen kezelhető, emellett rugalmas és egyszeri adatbevitelt tesz lehetővé, biztosítja a feladatok automatizálását, a csoportos adatkezelést, a beépített e-mailezést és a webes felületek használatát, és melynek segítségével egységes adatbázis és szakmai tudásbázis alakítható ki. A megfelelő szoftver továbbá támogatja a szervezési feladatokat, erősíti a folyamatorientált munkavégzést.

• Mikortól költséghatékony egy HR-szoftver bevezetése?

Egy humáninformatikai megoldás hozzáadott értéke több tényező függvénye. Függ a vállalat méretétől, a munkavállalói létszámtól, a fluktuációtól, a HR-gazdálkodással szembeni elvárásoktól, a cég IT stratégiájától, valamint a rendelkezésre álló büdzsétől.

Míg egy toborzás-kiválasztási szoftver alkalmazásáról főként a vállalati életpálya, a létszám és a fluktuáció függvényében érdemes dönteni, addig a személyügyi adminisztrációt támogató szoftver alkalmazása a vállalat méretétől függetlenül alapvető. A stratégiai célok elérését támogató teljesítményértékelési rendszer bevezetéséről inkább a teljesítménykultúra és a teljesítménnyel kapcsolatos elvárások, valamint a szofisztikáltabb, illetve objektívebb teljesítményértékelési módszertan informatikai leképezése iránti igény a meghatározó.

Így nehéz számszerűen meghatározni egy HR-szoftver költséghatékonyságát, hisz az attól függ, hogy egy vállalat mire és hogyan használja. Az biztos, hogy a HR-szoftver használatával jelentős humánerőforrás-kapacitást szabadíthat fel a cég, és az adatok egyszeri rögzítésével, valamint a rutinfeladatok automatizálásával az értékteremtő HR-feladatokra lehet fókuszálni.

Ezzel együtt az üzleti szemlélet erősödése a HR-gazdálkodás területén is megfigyelhető, elvárás az eredmények, a hatékonyság mérhetővé tétele, valamint a terület integrálása a kontrolling rendszerbe. A szoftver által biztosított kontrolling információk hozzájárulnak a tervezéshez, valamint különböző stratégiai és személyügyi döntések meghozatalához. Fontos hangsúlyozni, hogy a HR-szoftver alkalmazásánál nemcsak a költséghatékonyságot kell figyelembe venni, hanem a magas szintű szakértői tartalommal rendelkező megoldás esetében annak valódi szakmai támogató szerepét.

• Milyen alapvető funkciói vannak a HR-szoftvereknek, s miért hasznos, ha ezek a funkciók integráltan működnek?

Egy integrált rendszer képes lefedni a személyügyi nyilvántartás, a bérszámfejtés, a cafeteria, a munkaidő-nyilvántartás, a toborzás-kiválasztás, a teljesítményértékelés, a képzés-fejlesztés és a karriertervezés teljes területét, valamint azok kapcsolódásait, összefüggéseit is.

Mivel ezek a területek nagyrészt ugyanazokkal az inputokkal, vagyis a munkavállalók adataival dolgoznak, nem szükséges például a többszöri adatrögzítés. Az egységes adatbázis miatt a munkafolyamatok egyszerűbbé, rugalmasabbá válnak.  Integrált működés esetén az egyes alkalmazások információkat adnak át egymásnak. Például a cafeteria, illetve a munkaidő-nyilvántartás szoftverek adatokat adnak át a bérszámfejtési szoftvernek. Integrált HR-rendszer esetén az egyes HR-funkciók kapcsolódásai és összefüggései is leképezésre kerülnek az alkalmazásokban, ezáltal a hatékonyság megtöbbszöröződik.

• Melyek azok a szempontok, melyekre figyelni kell a szoftver kiválasztásakor?

Mindenekelőtt össze kell gyűjteni a szoftverrel szembeni elvárásokat, meg kell határozni az alapkövetelményeket, valamint meg kell fogalmazni a funkcionalitásra vonatkozó elvárásokat. Ezenkívül fel kell mérni az informatikai megoldások technológiai jellemzőit is. Mind a szoftverbevezetés, mind a folyamatos működtetés költségét számba kell venni. Továbbá meg kell vizsgálni azt is, hogy a megoldás ergonomikus-e, képes-e együttműködni más informatikai rendszerekkel, például a szervezet ERP-rendszerével. Szintén fontos szempont, hogy a szoftver mennyire elterjedt, milyen referenciákkal rendelkezik, s mennyire képes automatizálni az egyes feladatokat.

Emellett a szolgáltató tapasztalatát, a szolgáltatás minőségét is figyelembe kell venni. A piac szereplői ma már jelentős támogatást nyújtanak a döntés előkészítésében és a rendszer bevezetésében. Egy szolgáltatóval szemben jogos elvárás, hogy árajánlatában szerepeljen az igényfelmérés, a válaszható csomagok kidolgozása, azok előnyeinek, hátrányainak és várható hasznának elemzésével együtt a pénzügyi terv, a szabályzat kidolgozása, valamint maga az informatikai megoldás.

A szolgáltató kiválasztásának sarkalatos pontja, hogy megbízható szereplője legyen a hazai piacnak, hiszen megoldásai így mindenben megfelelnek a magyarországi szabályozásoknak, és folyamatosan követik a jogszabályváltozásokat. De a karbantartás és a garancia szintén kulcskérdés.

• Az informatikai megoldások folyamatosan fejlődnek. Igaz ez a humánerőforrás-menedzsmentet támogató szoftverek tekintetében is?

A humáninformatikának követnie kell mind az informatika, mind a HR szakma fejlődését, valamint a jogszabályváltozásokat is. Ennek következtében változnak a szoftverrel szembeni elvárások, ezáltal a szoftverfejlesztők folyamatosan szakmai kihívásokkal szembesülnek. Így például az elmúlt évben előtérbe került a kompetencia alapú HR-gazdálkodás informatikai leképezése, valamint a webes önkiszolgáló rendszerek koncepciója. Utóbbiak – így a NEXON HR-rendszere is – lehetővé teszik, hogy a munkavállalók közvetlenül módosíthassák bizonyos adataikat, vagy választhassanak a különböző cafeteria-csomagok között, így még tovább csökkentik a HR-gazdálkodással foglalkozó munkatársakra nehezedő adminisztrációs terhet. Összességében pozitív, hogy több vállalat ismeri fel a magas színvonalú HR-gazdálkodás hozzáadott értékét, illetve a HR-menedzsment munkáját támogató szoftverek valódi jelentőségét. A jövőben a hangsúly az olyan integrált humáninformatikai rendszerek alkalmazásán lesz, amelyek az integráltság mellett megfelelő szakértői tartalommal rendelkeznek.