NEXON Humánügyviteli szoftverek és szolgáltatások

Fókuszban az átjárhatóság

nexONTD a Központi Statisztikai Hivatalnál

A KSH 2008 januárjában vásárolta meg a nexONTD képzés-fejlesztés rendszert a KSH Iskola program támogatására. A döntés elozményeirol és a bevezetés folyamatáról Keszthelyiné Kobzos Katalin, a KSH Oktatási Osztályának munkatársa nyilatkozott.

- Mit kell tudni a KSH képzési rendszerérol? Van esetleg valamilyen specifikuma?

Keszthelyiné Kobzos Katalin: 2005-ben kezdtük meg a hivatal belső képzési rendszerének, az úgynevezett KSH Iskolának a tudatos kiépítését, 2006-tól kezdődően pedig éves Képzési Naptárt adunk ki. A meghirdetett kurzusokra a szervezeti egységek vezetői delegálhatják a munkatársaikat.

 

- Hány embert érint ez a program?

K. K. K: A KSH teljes munkatársi állományát, vagyis mintegy 1200 főt, melybe a központi egységek mellett a régiós központok munkatársai is beletartoznak. A szakmai színvonal növelésének érdekében elengedhetetlennek tartjuk, hogy a hivatal dolgozói minden évben legalább két-három napot képzésekre fordítsanak.

- E nagy létszám esetében korábban miként oldották meg a képzések nyilvántartását?

K. K. K.: Maga a Képzési Naptár Word dokumentumban készült, a delegálást pedig Excel táblákon keresztül kaptuk meg, ezeket összegeztük. Az persze már az első pillanattól kezdve nyilvánvaló volt, hogy ezek a Microsoft Office alkalmazások nem alkalmasak az oktatásszervezés teljes informatikai támogatására. A komplett megoldás igénye azonban akkor merült fel komolyan, amikor az e-learning rendszer bevezetése mellett döntöttünk.

- Milyen informatikai megoldást kerestek?

K. K. K.: Olyan korszerű informatikai rendszert kerestünk, mely képes ellátni az Oktatási Osztály bővülő oktatásszervezési és humáneroforrás-fejlesztési feladatainak támogatását. Fő elvárásként jelent meg a teljes szervezési folyamat lefedése a delegálástól egészen a részvételig, illetve a riportolásig. Ennek megvalósításához közvetlen átjárhatóságra van szükség a személyzeti és az oktatási nyilvántartás, valamint az e-learning keretrendszer között. Emellett számos igényünk volt, mint például a nyilvántartások egy rendszeren belüli kezelése, az automatikus e-mailküldési funkció vagy az általunk korábban létrehozott sablonok importálhatósága, összetett lekérdezések végrehajtása.

- Már 1993 óta kapcsolatban állnak a NEXON-nal: a közigazgatási bérszámfejtő program kötelező bevezetését megelőzően a nexONBÉR bérügyviteli rendszert használták, illetve a mai napig a vállalat megoldásait alkalmazzák a cafeteria-rendszer /nexCAFÉ/ és a személyügyi nyilvántartás /nexONHR/ kezelésére. Ezek alapján egyértelmű volt, hogy a NEXON képzés–fejlesztés modulját választják?

K. K. K.: Felmerült több lehetőség is, az azonban nyilvánvaló volt, hogy megbízható informatikai támogatásra van szükségünk, ezért olyan rendszert akartunk, amely mögött egy jelentős cég áll.

Emellett – mint említettem – nagyon sok elvárásunk volt, melyek jó néhány fejlesztést igényeltek, s a többi ajánlat esetében nem láttunk rá igazi garanciát, hogy végül mi lesz a termék valódi ára. Ezzel szemben a NEXON programja alapvetően megfelelt az elvárásainknak, és ígéretet kaptunk további fejlesztésekre.

A NEXON mellett szólt, hogy integrált rendszere lehetőséget biztosít az egyes modulok közötti kommunikációra, valamint az egymással összefüggő HR funkciók, feladatok összekapcsolására. Ez a direkt átjárhatóság a többi ajánlatban nem szerepelt.

- Ha már említette az integrációt, tudna példát említeni, hogy mindez milyen feladatok esetében jelent könnyebbséget?

K. K. K.: Mivel beszámolókat kell készítenünk a képzésekről vagy éppen a résztvevőkről, szükségünk van a személyzeti adatokra is. Ha ezeket manuálisan kell átvinni az egyik rendszerből a másikba, az az időveszteségen túl egyéb problémákkal is járhat. A NEXON szoftverei révén azonban a munkatársak valamennyi adatát látjuk, a program a teljes szervezési folyamatot lefedi. Nyomon tudjuk követni a delegáció folyamatát, értékelő kérdőíveket hozhatunk létre, vagy éppen tárolhatjuk az eredményeket, összesítéseket, kimutatásokat készíthetünk.

- Beszélne arról, hogyan történt a szoftver bevezetése?

K. K. K.: 2008 januárjában írtuk alá a szerződést a nexONTD modul, valamint az Eduweb Multimédia által biztosított e-learning keretrendszer megvásárlására. Ezt követően indult el maga a projekt. Ezen belül kiemelném a projekt elején készített helyzetfelmérést, melyet nagyon hasznosnak tartok. Ily módon külső szemmel, részletesen dokumentálva láthattuk a képzési rendszerünk felépítését. A helyzetfelmérés után került sor a nexONTD modul és a keretrendszer installálására, a paraméterek beállítására, majd a munkatársak képzésére. 

...a rendszer legnagyobb előnye az integráltság. Egy rendszeren belül kezelhető a személyzeti nyilvántartás, az oktatásszervezés és az e-learning, így nem okoz gondot az adatátadás, adatátvétel.

-  Legyen szó bármilyen új rendszer bevezetéséről, az többnyire ellenállást szül a kollégákban…

K. K. K.: Nálunk is volt némi ellenállás a kollégák részéről a rendszer nagysága és bonyolultsága miatt. A tanfolyamok során azonban – amikor látták a kollégák, hogy a rendszer milyen lehetőségeket biztosít – ez az ellenállás feloldódott.  A rendszerben tulajdonképpen minden benne van, amire kíváncsiak, vagy amit a későbbiekben használni szeretnének.

- Ha már a rendszer nagyságát említette, volt olyan funkció, melyet korábban esetleg nem tartottak fontosnak, most mégis nagyon hasznos?

K. K. K.: Az erőforrás-kezelés számunkra korábban nem volt annyira fontos, illetve nem tudtuk kapcsolni az egyes képzési programokhoz. Részinformációkkal persze eddig is rendelkeztünk: tudtuk például, hogy egy-egy előadónak milyen díjazást nyújtottunk, vagy mennyibe került a külso helyszín lefoglalása. Összességében azonban a képzések költségével nem voltunk tisztában. A nexONTD-ben az erre vonatkozó adatok jól nyilvántarthatóak, az erőforrások beállításával a költségek tervezhetové válnak, mely számunkra és a vezetőség számára is hasznos információkkal szolgál majd.

Újdonság volt számunkra a vonatkozási idő, melyet a rendszer bevezetését megelőzően nem vizsgáltunk. Mára már tudjuk, hogy milyen hasznos funkció, ha az érvényesség kezdetét és a végét is dokumentáljuk.

-  Mennyire volt zökkenőmentes a bevezetés?

K. K. K.: A már említett „belső ellenálláson” kívül a telepítések során beállítási problémákba ütköztünk, melyeket a helyszínen kellett orvosolniuk a NEXON munkatársainak és az EDUWEB képviselőinek.

- A modullal az e-learning keretrendszert is kezelni kell. Mindez miként valósul meg?

K. K. K.: A jövo a kevert (blended) képzési formáké, ezért fontos, hogy a program az e-learning rendszert is kezelni tudja. A nexONTD adatszinten kapcsolódik az  iTutor e-learning rendszer platformjához. Így a jelentkezés már a NEXON szoftverén keresztül történik, illetve az e-learning anyagok esetében is el tudjuk végezni ezen keresztül a dokumentációt és a kiértékelést.

- A projektet hivatalosan már lezárták, azonban úgy tudom, maradtak még teendők.

K. K. K.: Valóban. A webes alkalmazást – melynek csatlakozása van az e-learning keretrendszerhez – most még csak a mi részlegünk, az Oktatási osztály munkatársai tanulmányozzák, a teljes használatra várhatóan szeptemberben fogunk átállni. Ez a webes felület támogatja a jövoben a jelentkezéssel, vezetoi jóváhagyással kapcsolatos funkciókat. A bejegyzésekről a rendszer (automatikusan) e-mailben értesíti az érintetteket.

A nexONTD modult már használjuk. Néhány kisebb fejlesztés van még hátra, melyek komfortosabbá teszik a munkánkat.

-  Mennyire elégedettek a NEXON munkatársainak hozzáállásával?

K. K. K.: Egy ilyen szintű bevezetést csak projektmódszertan alkalmazásával lehet sikeresen megoldani. Szerencsésnek tartom magam, mivel nagyon jó projektvezetővel dolgozhattam együtt. Igen feszes tempóban, szigorú határidőkkel, de nagyon korrekten folyt a munka. Emellett a cég partner volt az észrevételeinkkel, felvetéseinkkel kapcsolatban: ők is keresték a megoldást az egyes problémákra, javaslattal, szükség esetén fejlesztéssel álltak elő. Úgy vélem, a NEXON munkatársaival közösen komoly eredményeket is elértünk: véleményünk, jelzéseink kapcsán számos fejlesztés történt a programban, melyek a NEXON más ügyfelei számára is hasznosak lesznek.

- Milyen tanácsokat adna a bevezetéssel kapcsolatban egy másik szervezetnek?

K. K. K.: Egy jövőbeni partnernek azt javasolnám, hogy a bevezetési projektbe képzési szakembereket és informatikusokat is vonjon be. Úgy gondolom, hogy az oktatásszervezői, vezetői szemlélet és ismeret mellett mindenképpen szükséges informatikai háttérismeret – vagy legalábbis erős felhasználói ismeret – is ahhoz, hogy az érdekek érvényesítésre kerüljenek, és sikeres legyen a bevezetési projekt.

- Ha röviden össze kellene foglalnia a nexONTD előnyét, mit mondana?

K. K. K.: Szerintem a rendszer legnagyobb előnye az integráltság., Egy rendszeren belül kezelhető a személyzeti nyilvántartás, az oktatásszervezés és az e-learning, így nem okoz gondot az  adatátadás, adatátvétel.

 

Kapcsolódó dokumentumok:

nexONTD a Központi Statisztikai Hivatalnál [PDF - 1 851,80 KB]