NEXON, a bér- és humánügyvitel szakértője

Használható teljesítményértékelés

A teljesítményértékelés kialakítása nagy körültekintést igényel, de alapvető fontosságú az eredményes működés szempontjából. Cikkünkben Krepelka Ágnes, az Isther Humán Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója ad tanácsokat. (Személyügyi Hírlevél)

A teljesítményértékelés célja a munkatársak teljesítményének biztosítása és javítása a szervezet törekvéseinek megvalósítása érdekében. A teljesítményértékelésnek azonban nem ez az egyetlen haszna. A szervezeti célkitűzések megvalósításán túlmenően, szinte minden munkavállaló elvárása, hogy teljesítményéről visszajelzést kapjon. Utóbbi, az erősségek kiemelésével hozzájárul a szükséges motiváció fenntartásához, az elégedettség növeléséhez, a megfelelő magatartás megerősítéséhez, valamint – a fejlesztendő területek megnevezésével; a készség-, képesség-, tudás- és ismeretfejlesztés, valamint a tapasztalatszerzés ösztönzésével – javítja a munkatársak teljesítményét. A teljesítményértékelés megfelelő működése esetén az elvárások összehangoltak, a kommunikáció egyértelmű, javul a vezetők és a beosztottak közötti együttműködés. A vezető által adott értékelés is tudatosabbá válik, elkerülhetők a félreértések, a megalapozatlan, igazságtalan visszajelzések.

Mindez azonban csak akkor valósul meg, ha a teljesítményértékelés tartalmában, módszerében és folyamatában valóban a teljesítmény megítélésére irányul, nem a valóságtól elvonatkoztatott szempontok mérlegelésére kényszeríti a vezetőket. Használható teljesítményértékelési rendszer nem alakítható ki az íróasztal mellett, pusztán a szakirodalomra vagy egy-két, máshol már bevált módszerre támaszkodva. Az így megalkotott vagy átvett módszer szinte biztos, hogy ellenállást, vagy egyenesen felháborodást vált ki a szervezet munkatársaiból. Mit tegyünk tehát a vállalatunknál valóban használható teljesítményértékelési rendszer kialakítása érdekében?

Ismerjük meg a vezetők véleményét!

Nem elég azt tudnunk, mi a teljesítményértékelés bevezetésének célja, meg kell ismernünk a vezetők véleményét, elvárását is, hiszen a gyakorlatban ők fogják a rendszert működtetni. A véleményeket eredményesen a vezetőkkel négyszemközt zajló, strukturált vagy félig strukturált interjúkon ismerhetjük meg. Az interjúk során érdemes feltárnunk, hogy a vezetők:

• mit gondolnak a teljesítményértékelésről,
• hogy vélekednek a teljesítményhez kapcsolódó feladataikról,
• melyek a teljesítményértékelési rendszerrel kapcsolatos elvárásaik, félelmeik,
• miként látják a teljesítményértékelés bevezetésének, működtetésének szervezeti feltételeit.

A vezetői interjúkkal kapcsolatban fontos megjegyeznünk, belső HR munkatársként nem biztos, hogy mindig őszinte választ kapunk egyes kérdésekre. Ezért érdemes megfontolni szervezettől független, külső szakértő bevonását az interjúk elkészítésébe.

Tárjuk fel a szervezeti kultúra releváns elemeit!

A szervezet munkatársai által elfogadott és a gyakorlatban is működtetett értékelési rendszer kialakításához tisztában kell lennünk a szervezeti kultúra teljesítménnyel összefüggő elemeivel. A szervezeti kultúra megismerésének legjobb módszere – a vezetői interjúk tapasztalatait is felhasználva – a fókuszcsoportos vizsgálatok és a kérdőíves felmérések kombinálása. E módszerek segítségével a szervezeti kultúra olyan jellemzőit vizsgálhatjuk, mint például:

• a vezetők és beosztottak között lévő hatalmi távolság,
•  a vezetők és beosztottak közötti bizalom és őszinteség mértéke,
• a szervezet teljesítményorientációja, vagyis mennyire fontos a jó teljesítmény elérése,
• a beosztottak mennyire tartják kompetensnek vezetőjüket a teljesítmény megítélésében.

Ezek a jellemzők általában nem is tudatosulnak a munkatársakban, ezért indirekt módon, jól megfogalmazott, a szervezeti sajátosságokat is megjelenítő kérdésekkel és kérdőív- állításokkal tárhatjuk fel.  

Alakítsuk ki saját rendszerünket!

A teljesítményértékelés céljainak, a vezetők véleményének és a szervezeti kultúra jellemzőinek ismeretében alakítsuk ki a teljesítményértékelési rendszer alábbi elemeit:

• Az értékelések időzítése és gyakorisága

Az értékelés optimális gyakoriságát a célok és a szervezeti sajátosságok határozzák meg. Mindezek szükségessé tehetnek bizonyos évközi rész-értékeléseket, például nagyobb projektek befejezésekor, egyes döntések meghozatala előtt, vagy a teljesítmények alakulásának követése érdekében.

• Az értékelő személyek

A teljesítményértékelést hagyományosan a közvetlen vezető végzi. Bizonyos esetekben azonban szükség lehet további értékelőkre is: mellérendelt munkatársak, vezetőnél a beosztottak, személyzeti szakemberek, ügyfelek értékelése is fontos lehet, illetve az értékelt is megítélheti saját magát. Mindezzel ráadásul az értékelés objektivitása is jelentősen növekszik.

• Az értékelés tartalma

Az értékelés tartalmát a teljesítményértékelés céljainak, következményeinek és a munkakörök sajátosságainak megfelelően határozhatjuk meg. A tartalmi elemek kialakításánál alapvető szempont a valós munkavégzést leíró, ugyanakkor megfelelően strukturált és minden érintett számára azonosan értelmezhető értékelési elemek – például feladatok, célfeladatok, mérőszámok, kompetenciák, fejlesztési feladatok stb. – meghatározása.

• Az értékelés módszere

Az értékelés módszerét az értékelési célok és az értékelés tartalma határozzák meg. Ami nem jelenti azt, hogy el kellene köteleződnünk valamely konkrét módszer mellett. A lehetséges módszereket (pl. áttekintő leírás, minősítő értékelés, rangsorolás, osztályozó értékelés, kritikus incidens módszer, MBO) érdemes a céloknak és a tartalomnak megfelelően ötvöznünk.

• Az információk tárolása és megosztása

A teljesítményértékelési rendszer célok szerinti használata, valamint a rendszer iránti bizalom kialakítása és megőrzése érdekében alapvető az adatokhoz való hozzáférés módjának és jogosultságainak meghatározása. Ezért pontosan meg kell határozni az információk tárolására és hozzáférhetőségére vonatkozó szabályokat.

Gondoskodjunk praktikus dokumentációról!

Az értékelés tartalmát és módszerét a szervezet vezetői és munkatársai számára is érthető, használható formában kell megjelenítenünk. Ehhez átlátható, logikus, minden szükséges információt megjelenítő dokumentumokat kell kialakítanunk. Mind az értékelők támogatása, mind az értékelésből származó – a jutalmak szétosztásához, a képzési terv összeállításához, a karriergondozáshoz szükséges – adatok könnyebb kezelése érdekében érdemes informatikai háttérről is gondoskodnunk.

Teszteljük a rendszer működését!

A teljesítményértékelési rendszer és a dokumentációs feltételek kialakítását követően néhány munkakörben vagy szervezeti egységben érdemes próbaértékelést végezni. Az így szerzett tapasztalatokkal ugyanis tökéletesíthetjük a rendszert, mielőtt a teljes szervezetre kiterjedően bevezetnénk. Ha a felsorolt tanácsokat megfogadva alakítjuk ki vállalatunk saját teljesítményértékelését, komoly esélyünk lesz egy a gyakorlatban jól használható rendszer működtetésére. Bár mindez nagy körültekintést, szakértelmet és időráfordítást igénylő feladat, nem szabad elfelejtenünk, hogy a szervezet minden munkatársát érintő rendszerről van szó, amellyel a HR – még ha külső szakértők bevonásával is – megvalósíthatja a munkatársak motiválását, és a cég sikeres működésének eredményes támogatását.

 

Kapcsolódó dokumentumok:

Hogyan alakítsunk ki használható teljesítményértékelési rendszert? - Személyügyi Hírlevél [PDF - 1 817,08 KB]