NEXON, a bér- és humánügyvitel szakértője

Hatékony munkaidő-nyilvántartás

A munkáltatónak nem csupán saját érdeke, hanem kötelessége is a pontos munkaidő-nyilvántartás. Ebben segítenek azok a számítógépes programok, amelyeket kifejezetten a hazai viszonyokra szabtak. (Haszon Magazin)

Kockás füzet vagy Excel-táblázat helyett egy ilyen szoftver jelenti a megoldást, amelyet a beléptető rendszeren kívül integrálni lehet a bérügyvitellel is. Lássuk tehát a munkaidő-nyilvántartási rendszer mellett szóló fontos érveket – és a megfelelő rendszer kiválasztását segítő főbb szempontokat.

Mivel a munkaidő pontos nyilvántartása, valamint a túlmunka szabályszerű kezelése a munkáltató számára törvényi kötelezettség, tulajdonképpen azt kell eldöntenie, milyen módon tudja ezt a legcélszerűbb, leghatékonyabb módon megvalósítani. „Alapvetően azt mondhatjuk, hogy a munkaidő-nyilvántartó rendszer használata elsősorban nem a cégmérettől függ” – mondja Syrjänen-Barkóczy Eleonóra, a NEXON stratégiai és kereskedelmi igazgatója. „Meghatározó az alkalmazott munkarend, a bérelszámolás alapja, a telephelyek száma, a HR-gazdálkodással szembeni elvárások, a cég IT-stratégiája és a rendelkezésre álló büdzsé. Például a munkaidőkeretben történő foglalkoztatás esetén minden dolgozó esetében külön beosztást kell készíteni. Ezek adminisztrációját jelentősen megkönnyíti a korszerű munkaidő-nyilvántartó rendszerek beosztástervező modulja.”

Csökkenteni a költségeket és az adminisztrációt

Mindezek mellett a rendszer használata növeli a bérszámfejtés hatékonyságát, és sokat segíthet a bérgazdálkodási problémák kiszűrésében. Azzal pedig, hogy automatikusan rögzíti a munkavállalók késéseit, és segít a nem indokolt – vagy esetenként nem is létező – túlóraszám kiszűrésében, fontos támpontokat ad a korábbihoz képest költséghatékonyabb munkaerő-gazdálkodás kialakításához.

„Nekünk például van olyan ügyfelünk is, akinél a bérszámfejtést központilag végzik, míg a munkaidő-nyilvántartás az egyes telephelyeken történik. Ilyen esetben a munkaidőadatok átadása papír alapú adminisztráció vagy például Excel táblás vezetés esetén komoly nehézséget és többletmunkát okozhat” – folytatja Syrjänen-Barkóczy Eleonóra. „De az adatok közvetlenül átadhatók az olyan munkaidő-nyilvántartó szoftverből, amely integrálható a bérügyviteli rendszerrel.” Még átláthatóbb a szisztéma, ha azt kiegészíti egy webes felületen kitölthető jelenléti ív. Ennek révén ugyanis a munkavállalók könnyen tudják ellenőrizni saját adataikat, és így nyomon követhetik munkaidő-egyenlegük, valamint a rendelkezésükre álló szabadságkeret alakulását.

Összességében tekintve a munkaidő-nyilvántartó rendszer lényegesen több mint egy egyszerű nyilvántartás. Segíti a munkaerő tervezését, kiszűrhetőek a bérezési és erőforrás-gazdálkodási problémák, optimalizálhatóak a munkabérköltségek, csökkenthetők a túlóraköltségek. Emellett jelentősen csökkenthető az adminisztráció is. Az adatbevitel egyszerűsödése pedig egyúttal a hibaforrásokat is csökkenti.

Hogyan válasszunk rendszert?

A munkaidő-nyilvántartási rendszer kiválasztásának főbb szempontjai:

• Milyen munkarendeket képes kezelni a rendszer?
• Milyen a szoftver szállítójának ügyfélszolgálata?
• Mennyire széles körűek a szolgáltató tapasztalatai?
• Milyen gyakoriak a programfrissítések, azaz mennyire folyamatos a jogszabályi és egyéb változások követése?
• A kiszemelt munkaidő-nyilvántartó szoftver integrálható-e a beléptető rendszerrel? (Ugyanis a leginkább objektív nyilvántartást a beléptető rendszer által rögzített események feldolgozása adja.)
• Képes-e a munkaidőadatok felosztására (például költséghely, munkaszám, projekt vagy feladat alapján), statisztikák, lekérdezések készítésére?
• Integrálható-e a rendszer a bérszámfejtő programmal, valamint a személyügyi nyilvántartó (HR) szoftverrel? Ennek nagy előnye, hogy a bér- és HR-programban nyilvántartott személyi és besorolási adatok elérhetők a munkaidő-nyilvántartó szoftver számára – visszafelé pedig a feldolgozott időadatok elektronikusan átadhatók a bérszámfejtés számára. A kétirányú kapcsolatból adódóan a két adatbázis konzisztens lesz egymással, például az új dolgozót elegendő a bér- vagy a HR programba felvenni, onnan a munkaidő-nyilvántartó rendszerbe is szinkronizálódnak az adatai.
• Van-e hozzá webes felület? Ez főként olyan vállalatoknak jelent könnyebbséget, amelyek több telephellyel rendelkeznek, és nem lehet náluk hagyományos módon, egyetlen központi nyilvántartást vezetni. A webes jelenléti ívek viszont bármikor lehívhatók, így a nyilvántartást folyamatosan tudják vezetni minden egyes telephelyről.

 Tíz döntő érv a munkaidő-nyilvántartási rendszer mellett

Ha a megfelelő munkaidő-nyilvántartó rendszert választjuk ki és vezetjük be cégünknél, az alábbi előnyöket érjük el:

1. Módunk lesz a jogszabályi előírások pontos betartására.
2. Naprakész ismeretek állnak rendelkezésünkre a dolgozók munkaidő-felhasználásáról, így elemezhetővé válik a teljesítmény.
3. A bérezési, erőforrás-gazdálkodási problémák azonnal kiszűrhetők.
4. Jelentősen csökkenthetők a túlórák és a munkabérköltségek.
5. Rugalmas munkaidő esetén folyamatosan ellenőrizhetővé válik a munkaidő-egyenleg.
6. Gyorsan és pontosan lekérdezhetőek a vezetői, döntés-előkészítő kimutatások.
7. Egyszerű és logikus lesz a nyilvántartás.
8. Gyorsabb és hibamentes a havi, vagy óradíj alapú bérszámfejtés.
9. Az adatfeldolgozás a korábbiakhoz képest összehasonlíthatatlanul gyorssá válik.
10. Minimalizálódik a papírmunka.