NEXON, a bér- és humánügyvitel szakértője

Idozavar helyett

Egyetlen cég sem lelkesedik a törvényben kirótt - ugyanakkor látszólag feleslegesnek tuno - adminisztratív terhekért, s ez alól a minden gazdálkodó szervezet részére kötelezové tett munkaido-nyilvántartás sem kivétel. (Prim Online)

Mivel a munkaido pontos nyilvántartása, a túlmunka szabályoknak megfelelo kezelése a munkáltatók számára törvényben eloírt kötelezettség, tulajdonképpen csak azt kell eldönteni, hogy ezt milyen módon a legcélszerubb megvalósítani. A törvény erre vonatkozóan nem ad eligazítást, így a nyilvántartás elfogadható akár egy kézzel írt, és rendszeresen vezetett kockás füzetben is, ám az ilyen és ehhez hasonló - elso ránézésre könnyunek tuno, ám hosszú távon a vállalat hatékony muködését visszaveto - megoldások rengeteg papírmunkával járnak, az adminisztrációval töltött ido pedig komoly többletterhet ró a munkahelyi vezetokre, valamint a munkaüggyel foglalkozó vállalati szakemberekre.

A munkaidohöz kapcsolódó adatok nyilvántartására legkorszerubb az elektronikus út, vagyis a megfelelo szoftverrel támogatott nyilvántartás bevezetése. Az ilyen megoldások elonye, hogy nem csak támogatják, de ellenorizni is tudják a Munka Törvénykönyvében eloírt jogszabályi kötelezettségek-, vagy éppen a vállalat kollektív szerzodésében foglaltak betartását, de ezeken túlmenoen további elonyöket kínálnak.

Alapveto elvárások - stratégia elonyök

Egy jól muködo, stratégiai elonyöket is biztosító munkaido-nyilvántartó rendszerrel szemben alapveto elvárás, hogy a kapcsolódó belépteto rendszer adatait feldolgozza, és azokból munkaido adatokat - munkaidot, túlórát, muszakpótlékot - számoljon. Ugyancsak az alapveto funkciók közé sorolható a jelenléti ívek ellenorzési lehetosége, illetve azok javítása, jóváhagyása, és hosszú távú tárolása. A munkaido-nyilvántartó rendszerrel szemben kívánatos az is, hogy képes legyen a munkaido adatok további - költséghely, munkaszám, projekt és feladat alapján történo - felosztására, illetve biztosítsa a vezetok és a munkaügyi szakemberek számára fontos statisztikák és összesített lekérdezések készítését. Az így rendelkezésre álló, számos szempont szerint szurheto kimutatások révén ugyanis elemezhetové válik a munkavállalók teljesítménye, azonnal kiszurhetok a bérezési és eroforrás-gazdálkodási problémák, ugyanakkor jelentosen csökkenthetok a túlórák és a munkabér költségek.

A fenti funkciók együttesen már olyan stratégiai elonyt biztosítanak a vállalat számára, amely a hagyományos, papír alapú munkaido-nyilvántartás esetében szinte teljesen elképzelhetetlen, márpedig a lehetoségeknek itt még koránt sincs vége.

Ha az elektronikus munkaido-nyilvántartó rendszer támogatja a bérszámfejto programmal történo összekapcsolást - ez napjainkban már alapkövetelményként is megfogalmazható -, akkor az integráció eredményeként a bérszámfejto programban nyilvántartott személyi adatok és az ott nyilvántartott idoadatok (pl.: táppénz, betegség, szabadság) elérhetok a munkaido-nyilvántartó program számára, és a feldolgozott idoadatok is átadhatók a bérszámfejtésnek. A számfejtés során így gyakorlatilag nincs rögzítési ido, mivel a bérszámfejto programba elektronikusan átadhatók az adatok.

A megfelelo munkaido-nyilvántartó rendszer egyéb, még logikusan kapcsolható rendszerekbol származó információk rögzítését is biztosítja. Ilyen lehet például az étkezési adagok és költségek, valamint a munkába járás során a gépkocsi térítések nyilvántartása. Összességében elmondható, hogy a munkaido-nyilvántartás elektronizálása révén a jogszabályi eloírásoknak megfelelo, azonnali és pontos információk állnak rendelkezésre, az adattárolás hosszú távú és biztonságos, minimálisra csökken a papírmunka, miközben automatikusan megszületnek a humáneroforrás-gazdálkodás terén kulcsfontosságú döntések meghozatalához elengedhetetlen statisztikák és összesítések.

Új irányok - webes jelenléti ív és munkaidokeret

A munkaido-nyilvántartó rendszerek mostanában egyre jobban eltolódnak a csak eszközökkel ellenorzött beléptetésen alapuló munkaido-nyilvántartástól. Elotérbe kerülnek az olyan új funkciók és megoldások, mint például a webes jelenléti ív, vagy a Munkaidokeretben történo foglalkoztatás, melyek szintén elonyöket rejtegetnek a gazdálkodó szervezetek számára.

A webes jelenléti ív olyan cégeknél is megoldja a munkaido nyilvántartás kérdését, melyeknél a területi széttagolódás miatt egyébként nem lenne lehetséges egyetlen központi nyilvántartást vezetni. A webes jelenléti ív segítségével a több száz dolgozó (felhasználó) számára az interneten vagy intraneten keresztül elérhetové teheto a fizikailag egyetlen helyen tárolt elektronikus nyilvántartás. Az ilyen elektronikus nyilvántartás számtalan elonnyel jár az ugyancsak kézzel rögzített, de papíros jelenléti ívhez képest. A kitöltöttség állapota, és hibái központilag azonnal lekérdezhetok, így nem csak a hónap végén - a beküldéskor - derülnek ki az esetleges problémák, elírások. További jelentos elony, hogy a beküldött adatokat közvetlenül át lehet adni a bérszámfejto programnak, így a rögzítési ido töredékére csökken, továbbá az újabb kézi bevitelbol eredo esetleges hibák is kiküszöbölhetok. Az ilyen korszeru, webes felületet is biztosító munkaido-nyilvántartó rendszer nem csak a munkáltató számára könnyíti meg a mindennapokat: a dolgozók maguk is nyomon követhetik idoadataik feldolgozását, valamint beosztásuk, munkaido-egyenlegük, rendelkezésre álló szabadságkeretük alakulását. Vezethetik, és szükség esetén korrigálhatják saját elektronikus jelenléti ívüket, adott esetben pedig közvetlenül jelezhetik szabadság igényüket feletteseiknek.

Egy másik slágertéma a Munkaidokeretben történo foglalkoztatás. Egyre több cég él azzal az új lehetoséggel, hogy a dolgozók foglalkoztatását Munkaidokeretben oldja meg. Ez az eddigi fix munkarendekhez képest jelentos változást jelent, mert minden egyes dolgozó esetében külön beosztást kell és lehet készíteni. Ennek során külön figyelmet érdemel, hogy az egyébként nem egyszeru törvényi eloírásokat is figyelembe kell venni. A példaként bemutatott nexONTIME egy kifejezetten a munkaidokeretben foglalkoztatásra készült beosztás-tervezo modult is tartalmaz.

Bevezetni, de hogyan?

Mindezek alapján már látható, hogyan támogatja és lendíti elore az informatika az egyébként kötelezoen eloírt és elso látásra nyuggel teli munkaido-nyilvántartást. E cikk keretében már csak egy témát nem érintettünk, ez pedig a rendszer bevezetésének és üzemeltetésének kérdése. A nexONTIME gyártója, a NEXON a hagyományos megoldáson túl - amikor a vállalat házon belül tartja a beruházást és az üzemeltetést is - két korszeru lehetoséget is biztosít ügyfelei számára.

Az ASP (Application Service Provider) modell alkalmazása esetén a felhasználó úgy futtatja az informatikai szoftvereket - jelen esetben a munkaido-nyilvántartó alkalmazást -, hogy a szükséges háttér-infrastruktúrát nem o birtokolja, hanem azt egy távoli szolgáltató cég biztosítja az interneten, vagy magánhálózati kapcsolaton keresztül. Ez a fajta üzemeltetés komoly kényelmet tesz lehetové a felhasználó számára, hiszen ha valami nem muködik, akkor az üzemelteto ügyfélszolgálata azonnal intézkedik. Mindez a szolgáltatás része, vagyis az igénybevevonek nem kell külön eroforrást fenntartania erre a célra. Fontos az is, hogy az elektronikus munkaido-nyilvántartás ASP modellben történo alkalmazása jól mérheto és tervezheto költséget jelent a vállalatnak.

Ezen kívül lehetoség van az úgynevezett outsourcing-ra, vagyis teljes köru kihelyezésre is. Ebben az esetben még a szoftvert, és az annak futtatásához szükséges számítógépet sem szükséges megvásárolni, hanem ezt is a szolgáltató cég biztosítja. Ez egy kényelmes megoldás olyan vállalatok számára, akik nem rendelkeznek a megfelelo megoldásokkal, és - akár stratégiai okokból - nem is kívánják kiépíteni ezeket.

A konkrét üzemeltetés terén nagyon fontos hangsúlyozni az ügyfélszolgálat fontosságát, hiszen fontos, hogy probléma esetén akár telefonon, akár e-mailban segítséget kaphassunk. A megfelelo szolgáltató kiválasztása során érdemes odafigyelni arra is, hogy a munkaido-nyilvántartó program fejlesztése folyamatos-e - a nexONTIME esetében például rendszeresen frissíto csomagok kerülnek kibocsátásra, melyek rendre tartalmazzák a jogszabályi, és az egyéb változásokat.

A 10 legfontosabb érv az elektronikus munkaido-nyilvántartás mellett

Amennyiben megfelelo munkaido-nyilvántartó rendszert választunk ki és vezetünk be cégünknél, az alábbi elonyökhöz jutunk:

• Minimalizálódik a papírmunka.
• Egyszeru és logikus lesz a nyilvántartás.
• Az adatfeldolgozás a korábbiakhoz képest összehasonlíthatatlanul gyorssá válik.
• Lehetoség nyílik a jogszabályi háttér pontos betartására.
• Naprakész ismeret áll rendelkezésre a dolgozók munkaido felhasználására vonatkozóan, elemezhetové válik a teljesítmény.
• A bérezési, eroforrás-gazdálkodási problémák azonnal kiszurhetok.
• Jelentosen csökkenthetok a túlórák és a munkabér költségek.
• Rugalmas munkaido esetén folyamatosan ellenorizhetové válik a munkaido-egyenleg.
• Könnyebb havi, vagy óradíj alapú bérszámfejtés.
• Más humánügyviteli megoldások - pl.: bérszámfejtés, belépteto rendszer - is csatlakoztathatók, integrálhatók a rendszerhez.

 

Kapcsolódó dokumentumok:

Időzavar helyett - Prim Online [DOC - 55,50 KB]