Feliratkozás
Kézben tartott munkatársak
Amikor egy cég már 20-30 munkatársnál többet alkalmaz, érdemes elgondolkodni egy beléptetőrendszer beszerzésén. Jól működő beléptetőrendszer mellett a munkaidő-nyilvántartás és a bérszámfejtés is pontosabb (Haszon Magazin)
A beléptetőrendszerek egyik legfontosabb feladata a biztonság növelése. A zsilip és a forgókapu lehetetlenné teszi az átjutást, legfeljebb csak rombolással, vagy az eszköz összetörésével tudná ezt valaki megtenni, ami azonban ritkaságszámba megy. (Természetesen kifelé jövet hasonló biztonsági kapun kell átjutni.)
Megszűrt látogatók
Ha a kapukat beléptetőkártyás megoldással kombinálják, akkor a rendszerrel nyomon követhető, hogy ki, mikor az épület mely részén jár. Az ajtókra helyezett kártyaleolvasók összevetik a belépő személy kódját a jogosultsági listával, így az csak a számára engedélyezett területekre juthat be, mégpedig meghatározott időszakban. Például egy titkárnő munkaidőben szabadon közlekedhet a cég részlegei között, ám munkaidő után, hétvégén a kártyája már nem nyitja az ajtókat. Ezekkel a megoldásokkal a cégeknek kevesebb biztonsági őrre van szükségük, így az irodák fenntartása kisebb kiadást jelent.
A rendszer megkülönbözteti egymástól az eltérő jogosultságú embereket: a dolgozókat elkülöníti a vendégektől és a vásárlóktól, egy mélygarázsban pedig a bérleteseket az alkalmi parkolóktól. Ehhez kapcsolódik a bevásárlóközpontok gyakori marketingmódszere, hogy a vásárlók vagy a mozinézők bizonyos ideig ingyen parkolhatnak. A korszerűbb szállodákban a hotelszobák ajtaja már nem kulccsal nyílik, hanem programozható chipkártyával nyílik. Ez azért elonyös, mert a vendégnek nem kell kulcsot leadnia a szálloda portáján. Emellett kis helyet foglal el, a szoba elektromos hálózatát pedig a kártya megfelelő foglalatba helyezésével lehet bekapcsolni, így nincs égve hagyott villany, bekapcsolva felejtett televízió.
Lefülelt késők
"Tempus fugit", az idő elszalad - írta római Vergilus a Georgiconban, bő 2000 évvel ezelőtt. Persze a beléptetőrendszerek sem képesek feltartóztatni az időt, arra viszont jók, hogy adatokkal segítsék a munkaidőnyilvántartó szoftvert. Az pedig "megfogja" a munka érdekében eltöltött időt, sőt felismeri, hogy rész- vagy rugalmas munkaidőben dolgozik valaki. Rögzíti a túlórákat, az ebédidőt, osztályozza a távolmaradást aszerint, hogy rendes vagy betegszabadságról, csúsztatásról, esetleg igazolatlan hiányzásról van szó.
A rendszer különbséget tud tenni az ünnepek, a szabadnapok és az egyéb címen elszámolható szünetek között is. A beléptetők a késéseket is nyilvántartják, a vezetők pedig azonnal láthatják, hogy kik a renitens munkatársak, kikre kell jobban figyelniük.
Önbevalló rendszerek
Munkaidő-nyilvántartásnál többnyire "önbevalló"készülékekkel találkozhatunk, ahol a dolgozó maga adja meg, hogy ha munkaidőben távozik, akkor azt magán vagy hivatalos céllal teszi-e. Továbbá elkülönül a szabadság, a betegállomány, a huzamosabb ideig tartó kiküldetés is. A Bécsi Kereskedelmi és Iparkamarába belépők például a beléptetőrendszernek köszönhetően egy fényújságon láthatják, hogy az adott pillanatban hányan tartózkodnak az épületben. A mindennapi életben az ilyen összegzéseknek számos haszna van. Vészhelyzet esetén a tűzoltók, mentok számára hasznos információ, hogy hány embert keressenek még, akiknek a pontos névsora is rendelkezésre áll. Érdekes, hogy nálunk az iskolák közül alig akad olyan, amelyik beléptetőrendszert használna.
Törvényes előírás
Minden munkáltató törvényben előírt kötelezettsége a munkaidő-nyilvántartás, és ha e kötelezettségnek nem felel meg, komoly büntetést róhatnak ki rá. Számos megoldás létezik a munkaidő nyilvántartására, de talán a legjobban alkalmazhatóak - akár a beléptetőrendszerrel kombinálva is - a web alapú dolgozói önkiszolgáló rendszerek. Ezekkel a munkavállalók ellenőrizhetik saját adataikat, így ha hibát találnak, ok vagy vezetőjük kijavíthatják azt. Ez szinte minimálisra csökkenti az utólagos reklamációkat, és óriási időmegtakarítást jelent a bérszámfejtésnél.
A beléptetőrendszerek mellett használt munkaidő-regisztráló terminálok jelentősen megkönnyíthetik a munkaidőadatok összegyűjtését, ráadásul pontosabbak a papír-alapú nyilvántartásnál. Az ilyen alapú bérszámfejtés közvetlen pénzbeli megtakarítást eredményez a munkaidő pontos elszámolásának köszönhetően, nem is szólva az elkerülhető büntetésektől.
A munkaidő-nyilvántartásokból különböző célú jelentések készülhetnek, és egyre gyakrabban használhatóak az ebédjegy előállítására, a kiosztás előkészítésére. A bérszámfejtők - akik alkalmazzák már a munkaidő-nyilvántartó szoftvereket - lassan már nem is tudnának nélküle létezni.
Veszély esetére
A beléptetőrendszert általában összekapcsolják a vészjelzővel is. Így, ha például meghibásodik a szerverszoba hűtőrendszere, részleges vagy teljes áramszünet van, esetleg elakad a lift, akkor a rendszer automatikusan életbe lépteti az adott eseményre kidolgozott akciótervet. Veszély esetén a rendszer üzemeltetői megfelelő információkkal rendelkeznek arról is, hogy hányan tartózkodnak az épületben vagy a telephelyen, illetve hány autó parkol a mélygarázsban. Ez mentések esetén különösen fontos.
Otthon felejtett kártyák
Az egyik legnagyobb gyártó, a NEXON osztályvezetője, Ángyán Péter szerint az sem jelent különösebb gondot, ha a dolgozó véletlenül otthon felejti a kártyáját, ilyenkor egyetlen napra szóló ideiglenes belépőt kap. Vendégek számára gyakran alkalmazzák az úgynevezett elnyelős beléptetőrendszert: távozáskor egy résen be kell dobni a kártyát, és ennek hatására nyílik a kapu. Sok helyütt a bedobás szükségességére a "kapu" figyelmeztet. Ez sokkal jobb eljárás, mint amikor a vendégnek a kapuszolgálatnál kell leadnia a kártyáját, ugyanis az gyakran a távozó személy zsebében marad.
Azonosítók fajtái
Vonalkód. A parkolási, jegykiadó és áruazonosító rendszerekben használják a közismert vonalkódos jegyet, a kártyát, vagy a matrica formájú vonalkódos azonosítót. Közismert, hogy az azonosítás alapja itt nem más, mint a különböző vastagságú vonalak sorrendjéből adódó elkülönítés. Ugyanezen az elven működnek a telepített parkoló jegykiadó automatái, amelyek akár kézi leolvasóval is ellenőrizhetők. A hagyományos forgóvillás kapuk - például strandokon, vidámparkokban vagy stadionokban - ugyancsak működhetnek vonalkódos kártyával. E kártyák hátránya, hogy könnyen másolhatók, a papírra felvitt vonalkód pedig hamar szennyeződik.
Mágneskártya. A mágnescsík többnyire barna vagy fekete, a kártyán pedig fényképeket és feliratokat lehet elhelyezni. Kevésbé tartósak, mágneses érzékenységük miatt bizonyos helyeken nem is alkalmazhatók, ráadásul lemásolni ezeket is könnyű. Az ilyen kártyák a tapasztalatok szerint legfeljebb 1000-2000 lehúzást bírnak ki. Nagy tétel esetén azonban ez az egyik leggazdaságosabb megoldás.
PIN kód. Irodai, ipari, lépcsoházi bejáratoknál a személyek azonosítására használják. A személyek egy számkód beütésével azonosítják magukat. A szakemberek szerint ezeknél viszonylag alacsony a védettségi szint, ezért kombinálni szokták az úgynevezett proxy kártyával.
Proxy (közelítő) kártya. A kódot gyárilag viszik fel, a kártyák egyszer, vagy akár többször is átprogramozhatók. Maga a szerkezet antennával ellátott integrált áramkör. A leolvasó rádiófrekvencián veszi a kártya jeleit. A kártyát éppen ezért nem kell hozzáérinteni a leolvasóhoz, elég 10-80 centiméterre közelíteni hozzá. Ez a kártya a mágneses hatásokra érzéketlen, élettartama korlátlan. Kezelése rendkívül egyszerű és kényelmes, mivel akár még a táskából sem kell elővenni.
Chipkártya. Az intelligens kártyán (smart card) tárolóchip és típustól függoen mikroprocesszor található. Ez utóbbi változat már olyan, mint egy miniatűr számítógép (muveleteket tud végezni és van átmeneti memóriája is).
Rendszám-azonosító. A szoftver a kamera képéből automatikusan azonosítja a szabványos rendszámtáblákat. A jármű csak akkor juthat be, ha az adatbázisban szereplő rendszámról a jogosultság leolvasható. Amint a felismerés megtörtént, a sorompók vagy kapuk megnyílnak, a jelzőlámpák szabad utat jeleznek. Ha jegykiadás is történik, akkor arra a rendszámot is rányomtatják.
SZEMÉLYES LAPOK
Fontos a beléptetőkártyák befogadói és használói számára, hogy megszemélyesíthetők legyenek, szerepeljen rajtuk a nevük, a fotójuk és a beosztásuk. A nagy tömegeket megmozgató rendezvények, sportesemények, a strandok, mozik és színházak jegyei ma már gyakran beléptető-kártyaként funkcionálnak. Ezek anyaga papír, mert nem céljuk a többszöri használat, ami persze nem zárja ki, hogy igény szerint többszöri belépésre szolgáló bérletek is készülhessenek. Az értékesítőhelyen történő kinyomtatás előnye, hogy egyetlen jegyet sem nyomtatnak feleslegesen, ugyanakkor a szoftver rögzíti a férőhelyek folyamatos telítődését is.
ÜGYVITELI RENDSZERT IS CSERÉLTÉK
A beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer integrálása a bérszámfejtő szoftverrel jelentősen megkönnyíti a bérszámfejtők munkáját. A Wienerberger Téglaipari Zrt.-nél például a korábbi papíralapú megoldás helyett - a beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer megvásárlásával egyidőben - a bérügyviteli program lecserélése mellett is döntöttek, s a NEXON megoldásait választották. "Korábban a társaság több mint egy tucatnyi telephelyén külön-külön végezték el a bérszámfejtést, és az adatokat ezt követően egyesítették a fővárosi adminisztrációs központban. Ott azonban nem látták azonnal, hogy mi történik az egyes telephelyek adminisztrációjában, és így a hibák kijavítása nehézkes volt" - magyarázta Burai Zsolt, a Wienerberger informatikai vezetője. A budapesti központban beléptető kaput alkalmaznak, míg a vidéki telephelyeken erre nem volt lehetőség, így a műszakokat manuálisan rögzítik a munkaidő-nyilvántartó rendszerben.
REKLÁMFELÜLET IS
A beléptetőkártyák kiváló reklámfelületek, gyakran használják fel üzleti üzenetek továbbítására. Mivel általában hosszú élettartamúak, ezért csak tartósan érvényes, hasznos információt érdemes rajtuk közölni. Ám nem csak a téglalap alakú műanyaglapok tölthetik be az azonosító funkciót, a beléptetéshez szükséges adatok felvihetők karperecre, vagy akár kulcstartóra is.
Bonta Miklós
Hírlevél
