NEXON, a bér- és humánügyvitel szakértője

Kint szárnyal

Kiszervezett bérügyvitel a Malévnél

A Malév 1996-ban vásárolta meg és használta több mint fél évtizeden át a bérszámfejtésre a NEXON BERENC programját. Ezt követően azonban a társaság vezetése úgy döntött, hogy a cég tevékenységéhez szorosan nem kapcsolódó feladatokat kiszervezi.

 

- Talán nincs is olyan ember Magyarországon, aki ne ismerné a nemzeti légitársaságot, mégis, mielőtt a projekt részleteire térnénk, röviden bemutatnák olvasóinknak a Malévot, illetve a vállalatot jellemző főbb számadatokat?

Dobor Gyula projektvezető: A jelenleg 3500 millió forintos alaptőkével rendelkező társaság alaptevékenysége a repüléshez kötődik: napjainkban a Malévot a közép-kelet-európai térség egyik vezető - menetrendszerű utasszállítással, áru-, poggyász- és postafuvarozással, illetve charterüzemeléssel foglalkozó - légitársaságaként tartják számon. 2004-ben 2,6 millió fizető utast szállított a Malév, a charterforgalommal együtt pedig ez a szám több mint 3 millió. Ami az alkalmazotti létszámot illeti, a társaság által foglalkoztatott állomány összességében mintegy 3100 fő, tulajdonképpen azt is mondhatnánk, hogy minden dolgozónkra majd 1000 utas jut éves szinten.

...egy olyan profi szolgáltató képe lebegett a szemünk elott, amelyre teljes bérszámfejtésünk rábízható, és aki adott esetben a tevékenység elvégzése során okozott károkért még anyagi felelosséget is vállal.

- Ekkora létszámot manapság már szinte lehetetlen hatékonyan kezelni, nyilvántartani, bér- és humánügyi szempontból megfelelően kiszolgálni számítógépek és okos programok nélkül...

D. Gy.: Valóban így van, ezért is kerestünk 1996-ban olyan partnert, aki alkalmas arra, hogy számunkra egy korszerű, akkor még kizárólag a bérszámfejtési feladatokat hatékonyan elvégezni képes informatikai megoldást biztosítson számunkra. A keresés eredményeként kötöttünk szerződést a NEXON-nal, és vásároltuk meg BERENC nevű bérprogramját. A BERENC tulajdonképpen minden szempontból igazolta döntésünket: gyors volt és könnyen kezelhető, ugyanakkor a bérprogram fejlesztését végző NEXON, mint szolgáltató mindig határidőre elkészült a jogszabályváltozások kapcsán szükséges programfrissítésekkel. Több mint 6 évig használtuk a BERENC programot különösebb hiba és fennakadás nélkül.

- 2002-ben mégis úgy döntöttek, hogy kihelyezik az akkor még házon belül folytatott, saját erőforrások révén megoldott bérszámfejtést. Mi volt ennek az oka?

D. Gy.: Az talán az eddig elmondottakból is kiderült, hogy nem a programmal, hanem magával a tevékenységgel kapcsolatban merültek fel kételyek az akkori menedzsmentben. Miért kell házon belül elvégezni egy, a fő tevékenységünkhöz szorosan nem kapcsolódó, ugyanakkor más szempontból mégis kritikusnak mondható tevékenységet? Alternatívaként egy olyan profi szolgáltató képe lebegett a szemünk előtt, akire teljes bérszámfejtésünk rábízható, és aki adott esetben a tevékenység elvégzése során okozott károkért még anyagi felelősséget is vállal. Ekkor döntött úgy a Malév felsővezetése, hogy kiír egy tendert, amelyben a bérszámfejtés kiszervezésére keres megfelelő szolgáltatatót, aki egyben vállalja egy humán információs szoftver bevezetését is. Ez utóbbi kapcsán elvárás volt, hogy biztosítsa a bérszámfejtéshez szükséges dolgozói alapadatok biztonságos átadását, illetve a személyügyi nyilvántartás terén csökkentsük a papír alapú adminisztrációt. Ugyanakkor a HR programmal szemben követelmény volt az is, hogy a humánpolitikai osztály igényei alapján a személyügyi nyilvántartásra épülő kiegészítő funkciók - például toborzás támogatása, karriertervezés - ellátására is alkalmas legyen.

- Milyen szempontrendszert fogalmaztak meg a kiválasztás során és miért pont a NEXON-ra esett - a korábbihoz képest eltérő konstrukcióban, de ismét - a választás? 

D. Gy.: A leendő szolgáltatóval szemben támasztott követelmények meghatározásakor 4-5 fő szempontot vettünk figyelembe. Egyrészt vizsgáltuk a pályázó megbízhatóságát a bérszámfejtés területén. A NEXON akkor már több mint egy évtizede volt a piacon, és igen jelentős referenciával rendelkezett nem csak HR és bérügyviteli szoftverei, hanem a bérszámfejtést kiszervezés keretében ellátó nexONSOURCE szolgáltatása révén is. Általánosságban megfogalmazódott még az informatikai biztonság, a HR rendszer esetében pedig az, hogy a szoftver minél jobban feleljen meg a humánpolitikai osztály által összeállított specifikációnak, és figyelembe vettük azt is, hogy mennyire testre szabható.

Természetesen fontos szempont volt az ár is, itt azt fogalmaztuk meg alapvető kritériumként, hogy a kiszervezés ne kerüljön többe, mintha ugyanazt a feladatot saját erőforrásból végezte volna el a Malév. A HR program kiválasztásakor nem volt elhanyagolható, hogy számunkra kedvező konstrukcióban tudjuk megvásárolni. A NEXON erre egy részletfizetéses, a lízingeléshez hasonlító konstrukciót dolgozott ki számunkra, amelynek keretében egy egyszeri nagyobb beruházás helyett sokkal kisebb rendszeres költség épült be - tervezhetőbb módon - a költségvetésünkbe.

Ezek voltak tehát az előzetesen kialakított szempontrendszer főbb elemei. A piac alapos feltérképezését követően összesen hat pályázót hívtunk meg és kértünk fel ajánlattételre, amelyből először három, végül két pályázó esett ki, s maradt bent győztesként a NEXON.

- Kiválasztásra került tehát a NEXON, mint outsourcing szolgáltató. Hogyan kezdődött a közös munka, és hogyan zajlott le a bérszámfejtés teljes kiszervezését eredményező projekt? 

D. Gy.: 2002 szeptember elején hirdettük ki a nyertest, a közös munka pedig a szerződéskötéssel kezdődött. Mivel egy hosszú távra szóló kapcsolat jogi alapjait igyekeztünk lefektetni, a mindkét fél feladatait, kötelességeit, illetve a határidőket kellően részletesen megfogalmazó szerződés előkészítése önmagában több hetet vett igénybe. Legfontosabb célként természetesen mindig az lebegett a szemünk előtt, hogy a dolgozóállomány ne vegyen észre semmilyen változást, a projekt zökkenőmentesen, hibák nélkül kerüljön végrehajtásra. Így maga az előkészítés három hónapig tartott. Ennek keretében feltérképeztük korábbi folyamatainkat, meghatároztuk a tevékenységi körből kikerülő folyamatokat. Ezt követően került kialakításra az informatikai kapcsolat. A NEXON bérszámfejtési rendszerében lévő adatokhoz egy szerveren keresztül tudunk hozzáférni, ezen a kapcsolaton keresztül érjük el a főkönyvi feladás, a bérek utalásai, valamint az adózással kapcsolatos információkat.

A feladat jól sikerült,  és így  2003. január 1-jétől - a nexONSOURCE szolgáltatása keretében - már a NEXON végzi számunkra a bérszámfejtést. A projekt során különösebb fennakadások nem voltak, mi megfogalmaztunk még néhány speciális elvárást, amelynek a NEXON maradéktalanul eleget is tett. Így például különböző formátumban készülő időadatokat kellett feldolgozni, ugyanakkor egyes feladatokat - étkezési utalvánnyal kapcsolatos megrendelő, utazási hozzájárulások, fizetési előlegek számítása - továbbra is mi végzünk el, és az adatokat a NEXON számára folyamatosan átadjuk.

A bérszámfejtési feladatok kiszervezése egyébként nem csak a Malév Rt.-t, hanem annak 4 leányvállalatát is érintette. Az ő esetükben összesen mintegy 600 fő outsourcing keretében történő bérszámfejtéséről volt szó, ezekkel a cégekkel a NEXON külön szerződött, csupán a tenderkiírás során lépett fel a Malév és leányai egy megbízóként.

- A kiszervezés kapcsán szinte mindig aktuális és kényes kérdés: hogyan érintette a korábban ott dolgozó bérszámfejtő munkatársakat az outsourcing? 

Csaba Jánosné, személyügyi adminisztrációs csoportvezető: A bérszámfejtés kihelyezését megelőzően 13 fő - közülük 1 kölcsönzött munkaerőként - foglalkozott bérszámfejtéssel. A kiválasztást követően heten mentek át a NEXON-hoz, és végzik ugyanazt a munkát ott, mint itt nálunk korábban, négyen pedig - némi átszervezést követően - a humánpolitikai osztályon folytatták koordinátorként pályafutásukat. Megpróbáljuk a „kiszervezett” munkatársak számára ugyanazokat a lehetőségeket biztosítani, így például továbbra is nyújtjuk számukra a repülőjegy-hozzájárulási kedvezményt. Egyébként a 7 korábbi munkatárs jelenleg is a NEXON-nál dolgozik.

- És ami a Malév-dolgozókat illeti? Sikerült megvalósítani azt a korábban megfogalmazott célt, hogy ne vegyék észre, vagy ha igen, akkor pozitív értelemben a kiszervezés tényét? 

Bujdosóné Nánási Andrea, HR specialista: Azt gondolom, hogy igen. A kihelyezett bérszámfejtés kapcsán soha nem volt semmilyen komolyabb probléma, fennakadás, ugyanakkor minden cég életében előfordul, hogy egy munkatársban fizetésének, fizetési papírjának készhez vételekor olykor kérdések merülnek fel. Ilyenkor dolgozóinknak a Malév kijelölt kapcsolattartóját kell keresniük, aki a NEXON megfelelő munkatársához továbbítja a kérdést. A bérkifizetést követő 5 napban a NEXON-nál dolgozó bérszámfejtő kollégák személyesen is a dolgozóink rendelkezésére állnak. Ezen túlmenően a munkavállalók a saját bérszámfejtőjükkel telefonon is kapcsolatot tudnak létesíteni, ami gyorsított az ügymeneten és mindenkit elégedettebbé tett.

- Forgassuk vissza ismét az idő kerekét a pályázati kiírásig, amelyben egy HR rendszer bevezetésére vonatkozó igényüket is megfogalmazták...

Cs. J.: Valóban így van, a 2002-ben kiírt outsourcing tenderrel párhuzamosan futott egy másik, a humánerőforrás-gazdálkodás informatikai támogatását célzó pályáztatás is, amelyen szintén a NEXON megoldását választottuk. Az ezt megvalósító nexONHR rendszer bevezetése azonban csak később indult be, amelynek a Malév szervezeti átalakítása volt az oka. A bevezetés végül 2003 májusában kezdődött el, júliusban már folyt a rendszer adatokkal történő feltöltése, forrásként pedig a már működő outsourcing szolgáltatás során keletkező személyügyi adatok szolgáltak. Korábban ilyen jellegű megoldás nem volt a Malévnál, illetve kisebb, egyedi fejlesztésű programokkal oldottuk meg például a személyügyi nyilvántartást, illetve saját tanfolyamaink kezelését.

A bevezetést követően rengeteg olyan adat, információ nyilvántartására és egyszerű kezelésére nyílt lehetőségünk, amelyek a bérszámfejtő rendszerbe már nem voltak betáplálhatóak. Ilyen volt például a munkavállalónál lévő eszközök, vállalati autó és mobiltelefon, munkavállalói szerződések egyes elemei, valamint a szakszolgálati engedélyek nyilvántartása. A nexONHR ezen adatai alapján képesek vagyunk a statisztikai összesítők gyors elkészítésére, riportok gyártására, amelyek jelentősen egyszerűsítik a munkánkat és információval szolgálnak a felsővezetés számára. 

Felhasználói szempontból a NEXON megoldásai valóban felhasználóbarát megoldásnak nevezhetők, érezhető a rendszer mögött az évtizedet is meghaladó humánügyviteli tapasztalat.

- Milyen további, a jelenlegi rendszert jobban kihasználó tervekkel rendelkeznek a jövőre nézve? 

B. N. A.: A rendelkezésre álló modulok közül jelenleg még nem használjuk ki 100 százalékig mindegyiket, de a tervek között szerepel az összes modul teljes használatba vétele. Úgy gondolom, hogy ebben a NEXON maximálisan segítőkész partner lesz, hiszen mindig is kész volt velünk együtt gondolkodni és megoldani a felmerülő problémákat.

Kapcsolódó dokumentumok:

Kint szárnyal - Kiszervezett bérszámfejtés a Malévnél [PDF - 417,29 KB]