NEXON, a bér- és humánügyvitel szakértője

Legjobb, ha láthatatlan

nexONSOURCE a British American Tobacco Hungarynél

A British American Tobacco Magyarország Kft. (BAT) 800 dolgozójának bérszámfejtését, valamint béren kívüli juttatásainak cafeteria rendszerben történő kezelését a NEXON nexONSOURCE szolgáltatásának keretei között, outsourcingban végzi.

 

 

- Vágjunk rögtön a közepébe: mikor és milyen indokok alapján döntöttek a bérszámfejtés kiszervezése mellett?

Sziklási Szabolcs: A Pécsi Dohánygyár privatizációja után a hagyományos nagyvállalati működéshez igazodva eleinte mi is belső erőforrásból oldottuk meg több támogató funkció – köztük a bérszámfejtés – működtetését. A NEXON bérszámfejtő szoftverével kezdtünk el dolgozni, ami akkor tökéletes megoldást jelentett, mivel jól működő, megbízható rendszerről volt szó, amihez a NEXON megfelelő háttértámogatást biztosított.

2001-ben azonban felismertük, hogy mivel nem a bérszámfejtés jelenti a vállalat fő profilját, érdemes lenne annak kezelését egy sokkal professzionálisabb, külső csapatra bízni, így az outsourcing mellett döntöttünk. Fő célunk nem elsősorban a költségmegtakarítás volt, inkább rugalmasabbá, dinamikusabbá szerettük volna tenni ezt a tevékenységet, elérve, hogy emelkedjen a szolgáltatás színvonala, és ne nekünk kelljen megküzdeni a bérszámfejtés menedzselésének nehézségeivel.

– Kifejtené bővebben, milyen nehézségekre gondol?

Sz.Sz.:Magyarországon a bérszámfejtés olyan területet jelent, ahol a jogszabályok gyakran változnak, és emiatt a bérszámfejtő alkalmazások terén folyamatos újításokra van szükség. Természetesen a NEXON azon időszak alatt is biztosította a szükséges szoftverfejlesztéseket és frissítéseket, amikor a bérszámfejtést saját munkatársainkkal és a NEXON rendszerének segítségével oldottuk meg. A frissítések implementálása azonban menedzsment szempontból terhet jelentett számunkra. E mellett komoly problémát jelentett az is, hogy az év végi zárás időszakában biztosítani tudjuk a szükséges plusz erőforrásokat.

Ezek a nehézségek a kiszervezéssel teljes mértékben megszűntek. A NEXONtól egy szolgáltatást vásárolunk, és nem kell foglalkozunk azzal, hogy a szolgáltatást milyen eszközzel és milyen módon oldja meg. Ma a NEXON biztosítja a szükséges üzemeltetési és szoftveres hátteret, valamint azt, hogy ez a háttér minden szempontból megfelelő, teljes mértékben működőképes és elérhető legyen. Most a NEXON munkatársainak kell megküzdeniük minden problémával – amit persze ők nálunk lényegesen hatékonyabban tesznek meg, hiszen a szükséges tudásuk házon belül, naprakészen rendelkezésre áll.

– A bérszámfejtés kiszervezése mellett döntöttek tehát. Melyek voltak az első lépések?

Sz.Sz.: A NEXON létrehozott egy irodát Pécsett, amit teljes mértékben a mi igényeinknek megfelelően alakított ki. Csakúgy, mint annak előtte, ma is háromfős csapat dolgozik ezen a területen, akikkel az együttműködés rendkívül jó. A NEXON professzionális szolgáltatást biztosít számunkra, ami – ezt nyugodtan kijelentem – mintapéldája az outsourcingnak.

– Ez így túl szépen hangzik, említene néhány nehézséget vagy döccenőt, melybe a projekt során belefutottak?

Sz.Sz.: Sajnálom, de amióta kiszerveztük a bérszámfejtést, nem tudok akár csak egyetlen közepesen súlyos nehézségről sem beszámolni.

– Akkor viszont azt árulja el, hogy Ön szerint mi egy jó outsourcing szerződés titka?

Sz.Sz.: Az, hogy olyan partneri viszonyt alakítsunk ki, ami nélkülözi a megrendelő-beszállító kapcsolatokban hagyományosan jelen lévő távolságtartást. Fontos, hogy mindkét fél részéről kölcsönösen sok energiát áldozzunk arra, hogy megértsük egymást, és együtt tudjunk működni.

A sikerünk annak köszönhető, hogy a NEXON pécsi irodája proaktívan, professzionálisan, mindig elérhető módon áll rendelkezésünkre, mi pedig folyamatosan támogatjuk őket, hogy minél jobban átlássák a cégünk működését.

– A kafetéria rendszerük kezelése is teljes egészében az outsourcing szerződés keretei között valósul meg, igaz?

Sz.Sz.: Így van. A kafetéria rendszerünk kezelését szolgáltatásként vesszük igénybe a NEXONtól. Magával az informatikai rendszerrel mi gyakorlatilag nem is kerülünk kapcsolatba, annak ellenére, hogy lehetőség lenne a távoli elérés megvalósítására, azaz arra, hogy a munkatársaink egy webes felületen válogathassák össze a számukra megfelelő kafetéria elemeket.

– Elmondaná, hogyan alakították ki ezt a rendszert?

Sz.Sz.:Vállalatunk már kafetéria rendszerünk kialakítása előtt is rengeteg juttatást biztosított munkatársaink számára, de ezek jelentkezéses alapúak voltak. Így mindenki annyi juttatást vett igénybe, amennyit akart, amennyiről tudott, vagy amennyivel élni szeretett volna. Ha valaki utánajárt a juttatásoknak, és igénybe vette őket, akkor egy viszonylag nagy csomagot vehetett igénybe, míg aki nem volt ennyire aktív, az sokkal kevesebb pluszt használt ki. Ez a rendszer nem volt tehát transzparens, nem biztosított egyenlő feltételeket, nem szerveződött egyenlő elvek mentén, így a munkaerőpiacon sem biztosította a cég versenyképességet. Ezen szempontok miatt döntöttünk úgy, hogy változtatni kell a juttatási rendszerünkön, és 2001. végén egy egyenlőbb, átláthatóbb kafetéria rendszer bevezetését határoztuk el.

– Mi volt a következő lépés?

Sz.Sz.: Elsőként saját igényeinket mértük fel. Célunk az volt, hogy a jogszabályoknak megfelelően a lehető legtöbbet nyújtsuk munkatársaink számára, és ez megfeleljen a vállalat igényeinek is. A rendszer elveinek kialakítása során így a legfontosabb az egyenlőség elve lett. Ez azt jelenti, hogy minden munkavállalónk ugyanakkora kerettel rendelkezik, tehát a juttatás mértéke nem függ sem a státusztól, sem az egyéni teljesítménytől. Második fontos szempontunk a hatékonyabb költségmenedzsment lett, ami alatt nem a költségek csökkentését, hanem a költségek átláthatóvá tételét és magasabb fokú tervezhetőségét értjük.

- Mikor lépett be a NEXON ebbe a folyamatba?

Sz.Sz.: 2002. áprilisában indult el nálunk a rendszer, aminek a kezdetektől a NEXON biztosítja adminisztrációs hátterét. Az igényfelmérés és a juttatási struktúra kialakítása után a végső rendszert már a NEXON segítségével hoztuk létre, a NEXON biztosította a rendszer adóztatási és járulék hátterét is.

Ma a juttatási elemek igénylését a NEXON dolgozza fel. Szolgáltatóként az egyes igényléseket összesíti, majd ellenőrzéseket hajt végre, végül pedig havonta értesít minket arról, hogy a dolgozóknak milyen juttatásokat kell biztosítanunk, és az ezekhez kapcsolódó számfejtéseket a megfelelő számfejtési eszközökkel elvégzi. Kafetéria rendszerünk költségmenedzsmentje így ma egyszerűen tervezhető, míg a bevezetés előtt a természetbeni juttatások nehezen tervezhető és nehezen mérhető költségeket jelentettek.

– Hogyan fogadták munkatársaik, hogy megváltozott a béren kívüli juttatások rendszere?

Sz.Sz.: Egy kafetéria rendszer bevezetésénél elmondható, hogy az soha nem jelent mindenki számára egyenlő mértékű pozitív vagy negatív változást. Azok számára, akik a „jelentkezés alapú” rendszerben – tulajdonképpen mások büdzséjére – nagyon sok juttatást tudtak igénybe venni, a kafetéria rendszer visszalépést jelentett. A vállalat egészét tekintve viszont elmondható, hogy a dolgozók többségének azonnal nagyon megtetszett az elérhető portfolió, és munkatársaink nagy örömmel fogadták azt is, hogy a rendszer egységes, egyenlő, és mindenki számára könnyen átlátható. Ma a munkavállalók elégedettek a rendszerrel, ami annyira beépült a köztudatba, hogy dolgozóink az egyes juttatások időzítéseit is ismerik, így előre tudják például, hogy az üdülési csekk beváltását milyen időszakban kérhetik.

– Említette, hogy a korábbi megoldás nem biztosította a cég versenyképességét a munkaerőpiacon. A kafetéria rendszer bevezetése után a béren kívüli juttatási rendszerük átláthatóvá és egyenlővé válásával sikerült-e eredményeket elérniük ebből a szempontból?

Sz.Sz.: Kafetéria rendszerünk kialakítása előtt nem tudtuk pontosan megmondani, hogy egy munkatársunk milyen mértékű juttatásokban részesül. Így egy felvételi interjún maximum lehetőségekről tudtunk beszélgetni, de nem tudtuk számszerűsíteni, hogy mitől vagy mennyivel nyújt többet más munkahelyeknél a BAT. A kafetéria rendszer bevezetése után egyértelművé vált az a keret, ami béren kívüli juttatásokra rendelkezésre áll. Így az interjún már át tudok nyújtani egy listát a jelentkezőnek, amiből kiválaszthatja a majdani elemeket.

Mindezek mellett az, hogy juttatási csomagokban kezdtünk el gondolkodni, a szakszervezetekkel és az érdekképviseletekkel is egyszerűbbé tette a kommunikációt. Ezen kívül pedig kiszűrhetővé váltak azok a juttatások, melyek kevésbé népszerűek – ha egy juttatást éves szinten hárman vesznek igénybe, akkor azt nem érdemes bent tartani a portfolióban.

– Tudna példát mondani a népszerű és a kevésbé népszerű juttatásokra?

Sz.Sz.: A kedvező adókörnyezetnek köszönhetően népszerű jelenleg az üdülési csekk és az egészségpénztári szolgáltatás, viszont nem szívesen választják munkatársaink a készpénz opciót, hiszen a bruttó keret nettó juttatásra való átfordítása révén ebben az esetben járnak a legkedvezőtlenebbül.

Egyébként minden évben felülvizsgáljuk, hogy a különböző juttatásokat a munkavállalók milyen mértékben veszik igénybe, és a kevésbé népszerűek kiszűrése mellett megpróbálunk új elemeket is behozni. Így került be a rendszerbe például az otthoni internet támogatás, ami a két éve vált elérhetővé munkavállalóink számára.

– Térjünk át egy másik témára, hiszen a hr funkciók közül még nem érintettük a beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszerek kezelését. Elmondaná, hogyan működik ez a terület Önöknél?

Sz.Sz.: Idén tavasszal vezettük be a NEXON nexONTIME rendszerét. Jelenleg a projekt lezárásának fázisában vagyunk, az utolsó tesztelések, simítások folynak. Vállalatunk igen komplex munkaállománnyal rendelkezik, amire komolyan fel kellet készíteni a rendszert, így rengeteg egyéni fejlesztésre volt szükségünk. A NEXON tehát a mi igényeinknek megfelelően építette fel a rendszert, úgy, hogy az a teljes céget ki tudja szolgálni. Ezt áprilisban kezdtük országosan használni, így az értékelés még túl korai lenne.

– Elmondása alapján a BAT kedvező helyzetben van, hiszen a hr minden területét korszerű informatikai megoldásokkal támogatják, de ezek a megoldások – a szolgáltatóval együtt – mindvégig a háttérben maradnak, egyszerűvé téve a hr folyamatok menedzsmentjét…

Sz.Sz.: Ha a hr stratégiánk informatikai oldalát tekintjük, akkor kimondottan az a célunk, hogy – minimalizálva a belső erőforrásokat – a cég hr tevékenységéből csak azt tartsuk bent, ami igazán az alaptevékenységhez kapcsolódik, és minden más területen professzionális külső partnert vegyünk igénybe.

Ezekre a területekre mind igaz, hogy akkor működnek jól, ha láthatatlanok. A munkavállalóink akkor elégedettek a kafetéria szolgáltatásokkal, ha év elején leadják a nyilatkozataikat, és az általuk választott időpontban – mindenféle plusz utánjárás nélkül – megérkeznek a kívánt juttatások. Ez jelenti egyben az igazi kihívást is: biztosítani, hogy ne legyenek fennakadások. És ez az, amit a NEXON professzionális módon szolgáltat számunkra.

Kapcsolódó dokumentumok:

Legjobb, ha láthatatlan - nexONSOURCE a British American Tobacco Hungarynél [PDF - 383,49 KB]