Az ACNielsen piackutató vállalatnál a dolgozók részéről merült fel a cafeteria igény. A vezetés azzal a feltétellel támogatta a projektet, hogy az adminisztrációja nem lesz időigényes. Barta Szilviával az akkori HR-menedzserrel beszélgettünk.
Hogyan merült fel a cafeteria rendszer bevezetésének ötlete?
A jelenlegi rendszer előtt is alkalmaztunk béren kívüli juttatásokat. Azok azonban nagyrészt étkezési jegyekre korlátozódtak. Mellettük nyújtottunk olyasmit is, amit nem mindenki használhatott, például fitneszbérletet. Több osztályról is jelezték munkatársaink, hogy szeretnék, ha a cég bővítené a béren kívüli juttatások körét.
A nagyobb választási lehetőség az adminisztrációs terhek növekedését is jelenti. Önöknél ez nem jelentett problémát?
A Nielsennél egy munkatárs foglalkozik a 130 fős létszám bérszámfejtésével. Mivel a cafeteria adminisztrációját is rábíztuk, eleve nem tudtunk volna olyan rendszert alkalmazni, amely még jobban leterheli. Ezért is fontos a szoftveres támogatás.
Olyan rendszerre volt szükségünk, amellyel együtt mutatható ki a bérek és a juttatások összege.
Mi alapján választottak?
Mivel utalványokat szerettünk volna rendelni, első körben felmerült a lehetőség, hogy a csekkeket kiállító cégek megoldásai közül válasszunk. Ezek tulajdonképpen egyszerű Excel táblázatok, amelyeket akár ingyen is biztosítottak volna számunkra. Csakhogy nekünk olyan rendszerre volt szükségünk, amellyel együtt mutatható ki a bérek és a juttatások összege. Egy ilyen szoftvert ugyanis sokkal könnyebb kezelni: nem kell két programot egymás mellett futtatni, és manuálisan beavatkozni. Cégünknél ráadásul elvárás, hogy minden kiadást – az adómentes juttatásokat is – fel kell vinni a nemzetközi követelmények szerint kialakított pénzügyi rendszerbe. Ha tehát a cafeteriaelemeket külön táblázatban vezetnénk, akkor duplán kellene rögzíteni az adatokat, vagy állandóan exportálni az Excel fájlokat. Ez a mai világban nem professzionális megoldás, így inkább integrált rendszert választottunk.
Mennyivel nyújt önöknek többet az integrált rendszer?
A NEXON által kínált NEXONcafé szoftver a NEXONbér bérügyviteli rendszer integrált moduljaként működik a NEXONhr mellett. A bért 2008 óta használjuk, így a cafeteriaszoftver bevezetése már nem igényelt nagyobb erőfeszítést. A két terület, a bérszámfejtés és a béren kívüli juttatások adminisztrációja együtt zajlik vállalatunknál, az adatok pedig automatikusan átkerülnek a pénzügyi rendszerbe is. Tulajdonképpen a már használt rendszerünket egészítettük ki az új feladat adminisztrációját támogató modullal. Így újabb felhasználási lehetőséggel bővült rendszerünk. A szoftveres megoldás miatt a cafeteria adminisztrációra fordított idő számottevően nem növekedett.
Személyesen mit tapasztalt a szoftverrel kapcsolatban?
A HR operatív, adminisztratív jellegű feladataival nem én foglalkozom, de az új alkalmazáshoz kapcsolódó oktató alaptréningen részt vettem. Véleményem szerint, nagyon jól adminisztrálható, riportoltatható a NEXONcafé rendszer, átlátható a logikája. Az adminisztrációt végző kolléganő már korábban is használta a NEXONcafé-t, illetve a NEXONhrm más szoftverét, és nem ellenezte a bevezetését, mert elégedett a rendszerrel!
A NEXON azonban nem csak a szoftver üzembe helyezését vállalta, hanem más módon is segítette a cafeteria bevezetését...
A NEXON tanácsadójától elsőként a cafeteriaszabályzat kialakításánál kaptam sok segítséget. Elmondtam az igényeimet, és ő rámutatott, mit, hogyan célszerű megvalósítani és a szabályzatban rögzíteni. Előfordult, hogy felsorolt három lehetséges variációt, máskor rámutatott az elképzeléseimben található ellentmondásokra. Azon kívül a szakértők szerepet vállaltak a munkavállalók tájékoztatásában is, összesen három alkalommal tartottak konzultációt. Ezeken a NEXON szakértői nem csak a nyilatkozatok kitöltésében segítettek, hanem ahhoz is adtak tanácsot, hogyan tudja valaki ebből a rendszerből a legtöbbet kihozni.
A NEXON tanácsadójától elsőként a cafeteriaszabályzat kialakításánál kaptam sok segítséget.
Kapcsolatban maradtak a NEXON cafeteria szakértőivel?
Igen, mert a cafeteria szabályozása, a különböző elemekre vonatkozó jogszabályok évente vagy gyakrabban is változhatnak. Azokat ráadásul gyakran sokféleképpen lehet értelmezni, és ilyenkor nagy segítség, ha a NEXON szakértői pontos felvilágosítást és tanácsot adnak.
Milyen visszajelzéseket kaptak a munkavállalóktól?
Dolgozóink rendkívül pozitívan fogadták a rendszert. Hiszen egyrészt teljesült a kérésük, másrészt mindenkinél nagyobb összeg realizálódott éppen egy olyan évben, amikor a gazdasági viszonyok miatt be kellett fagyasztani a béreket.