Gyorsabb számfejtés, rugalmas riportolási funkció, tényszerű teljesítmény elszámolás, pontosan kimutatható keresetek - interjú dr. Földesi Leventével a Sitform Bútorgyár ügyviteli és beszerzési vezetőjével.

A SITFORM Bútorgyár Bt. 1998 februárjában vásárolta meg a Zala Bútor területének és épületeinek egy hányadát, ahol április hónaptól 137 főt foglalkoztató létszámmal megkezdte termelési tevékenységét. A zalaegerszegi gyárban kizárólag export piacokra kerülő ülőgarnitúrák összeszerelése folyik.

A tulajdonos 2003-ban, majd 2011-ben egyaránt jelentős bővítést hajtott végre. Az így megnövekedett termelőfelület lehetővé tette a technológia fejlesztését, a termelési folyamat, illetve a késztermék kiszállításának optimalizálását. Így 2012-re a gyár mintegy 400 dolgozóval 4,9 milliárd forintot meghaladó forgalmat ért el és a város egyik legnagyobb munkáltatójává vált.

A folyamatos, többlépcsős létszámnövekedés komoly terhet rótt az adminisztrációt végző munkatársakra. A NEXON szoftverek bevezetése előtt az üzemben mechanikus bélyegzés volt, a jelenléti íveket kézzel kellett kiértékelni. A bútorgyártás jellemzője a szezonalitás – a tárgyév őszi hónapjaitól egészen a következő év tavaszáig jóval nagyobb a megrendelések száma, a dolgozóknak több munkaórában kell dolgozniuk. Az előbbi sajátosság mellett figyelembe kell venniük az évenkénti nyári szabadság három hetes, illetve az év végének karácsony és újév közötti másfél hetes időtartamát is a munkaórák ledolgozásánál.   A fentieket munkaidőkeret évenként kétszeri kiírásával tudják megoldani, aminek viszont komoly adminisztrációs igénye van. 

Ezekre az igényekre kerestünk megoldást 2012-ben és több pályázó közül választottuk a NEXON megoldásait. Nem titok, hogy a döntésben pozitívan befolyásolt, hogy több általuk megkérdezett cég is a NEXON rendszereit használta és jó referenciát adtak a tapasztalataikról. A NEXONtime beléptető és munkaidő-nyilvántartó rendszert nem csak a munkában való jelenlét ellenőrzésére használjuk, hanem a költséghelyenkénti teljesítmény mérésére is. 

A ki- és beléptetés felgyorsult, tisztán átláthatóvá váltak a ledolgozott-, illetve  távolléti órák. Dolgozóink 80 %-a teljesítménybéres, illetve az egyéb kisegítő munkákat, mint pl. anyagmozgatás, új munkafolyamat betanulása, bemintázás, munkaszámos rendszerben számoljuk el.

A termelési vezetők minden – nem teljesítménybéres körbe tartozó – munkafázis kezdetét és befejezését az üzemcsarnokban elhelyezett olvasóknál rögzítik. A NEXONtime rendszer előtt papíralapú nyilvántartást vezettek, ami számos hibalehetőséget hordozott magában. Most az olvasók által rögzített adatok automatikusan bekerülnek a NEXONbér bérügyviteli rendszerbe, így a keresetek tényszerű mutatószámok alapján kerülnek kiszámításra. Az elektronikus nyilvántartásnak köszönhetően a bizonylatszámok is radikálisan lecsökkentek.

A beosztás tervező modulban fél évre előre tudjuk megtervezni dolgozóink munkabeosztását, és pontosan követni tudjuk, hogy ki, mennyi munkaórával tartozik, illetve mennyi a munkaidőkereten felül végzett órája. A NEXONtime szoftverrel jóval könnyebb a teljesítmények visszakövetése, valamint egyszerűbbé váltak a munkaidőkereten felüli kifizetések.

A NEXONbér bevezetése előtt egy a világon is vezető szoftver-/ hardver vállalata üzleti partnerének bérszámfejtő rendszerét használtuk - fűzte hozzá Horváth Erzsébet és Varga Erika bér- és tb. ügyintéző. A nem PC-alapú, hanem központi szerveres fejlesztés miatt bonyolultabb (az adattartalmak átkonvertálása) volt a jogszabálykövetés. 

A mi bérszámfejtésünk igen bonyolult: fix, és teljesítménybér, pótlékok, bérkompenzáció – mindez a régi rendszerünkkel sok-sok kézi felvitelt igényelt. Azt már meg sem merem említeni, hogy nem volt OEP-modulunk, így a bevallásokat is kézzel készítettük. Ehhez képest most a NEXONbérrel az alapkimutatások átláthatóak, alig van kézi rögzítésünk. Gyakorlatilag egy nap alatt tudjuk elkészíteni a 400 dolgozó bérszámfejtését. 

A rugalmas lekérdező funkcióval a – mondanom sem kell eddig kézzel készített – statisztikákat automatikusan megkapjuk. A kimutatásokat excelbe importálva a tulajdonos minden riport igényét rugalmasan ki tudjuk elégíteni.

A NEXON rendszerek bevezetése rugalmasan zajlott.

Alapos oktatást kaptunk, de ha kérdésünk akad, a NEXON helyi munkatársától mindig gyors segítséget kapunk. A dolgozók viszonylag könnyen elfogadták az új rendszert, hiszen az ő érdekük is a pontos bérszámfejtés. A termelésirányítóknak pedig megkönnyíti a feladatát, hogy nem kézzel kell tölteniük a nyilvántartást. Röviden összefoglalva a NEXON komplex megoldásának előnyeit: sokkal gyorsabb a számfejtésünk, a dolgozók jelenléte könnyen ellenőrizhető, teljesítményük tényszerű, a keresetük pontosan kimutatható.

Minden hasonló munkaszervezésben dolgozó vállalatnak javaslom az intelligens kártyaolvasók bevezetését. A munkavállalói elégedettség szempontjából fontos, hogy a teljesítménybéres keresményeken kívül elvégzett minden egyes munkahelyi feladat pontos átlagbérbeli elszámolásra kerüljön, amit a munkaszámos munkák kimutatásával tudtuk biztosítani. Emellett még optimalizáltabbak lettek a munkafolyamataink is, és javult a munkaszervezés – összegezte dr. Földesi Levente.