NEXON Humánügyviteli szoftverek és szolgáltatások

Toborzás-kiválasztás szoftveres támogatással

A vállalati munkafolyamatok szoftveres támogatása a humánerőforrás-gazdálkodás területén is egyre szélesebb körben jellemző. Cikkünkben megvizsgáltuk, hogy miért is éri meg toborzás-kiválasztási szoftvert használni. (Személyügyi Hírlevél)

Mit vesz észre a pályázó?

A munkaerő-felvételi tevékenység különlegessége, hogy a folyamat fő érintettje egy vállalaton kívüli független szereplő, a „Pályázó”. Az álláslehetőségek feladásával megszólítjuk őt, aki jelentkezése elküldésével visszaigazolja a kapcsolatfelvételt. Ekkor még viszonylag kevés adattal rendelkezik a  cégünkről, a kiválasztási folyamat menetéről is csak közvetett információi lehetnek. Vajon mit észlel egy pályázó abból, hogy szoftverrel támogatjuk a felvételi folyamatot? Egyáltalán, miért jó ez neki?

Amennyiben szoftverünk rendelkezik online hirdetési felület kezelését biztosító modullal, úgy a jelentkezők aktuális álláskiírásainkat a honlapon egységes formátumban, több szempont szerint szűrhető listában érhetik el. A pozíció részletes leírása, az elvárások könnyen áttekinthetők, a megpályázni szándékozott pozíciók mellé akár bejegyzéseket is tehetünk.

Ha az álláskereső elszánja magát pályázata elküldésére, akkor lehetősége van egy online jelentkezési lap kitöltésére. Ebben megadhatja  személyi adatait, a végzettségére, valamint a szakmai hátterére vonatkozó információkat, mindezt önéletrajzi témák szerint strukturáltan. Az adatrögzítés folyamatát előre definiált, legördülő listás mezők gyorsítják. A kitöltött adatlaphoz egyedileg összeállított önéletrajzát, motivációs levelét elektronikus formában is csatolhatja. Sok pályázó az ilyen jelentkezési lap kitöltését inkább felesleges időtöltésnek, mint előnynek érzi. Pedig egy korszerű rendszer esetén az online megadott adatok általában egy az egyben átkerülnek a vállalat belső pályázói adatbázisába, így a toborzási szakember akkor is ezekre támaszkodik, amikor egy adott pozíció esetében az előszűrést végzi. Ha a jelentkező veszi a fáradságot, és részletesen rögzíti a vállalat számára releváns szaktudását, kompetenciáit, azzal saját esélyeit növelheti a kiválasztás során. Ráadásul egyre több vállalat használja adatbázisát elsődleges keresési forrásként, így ha az adott állásra nem is kerül a jelölt kiválasztásra, később újra számíthat a vállalat megkeresésére.

Azt már a jelentkező is minden bizonnyal pozitívumként éli meg, hogy pályázata beérkezéséről, majd az előszűrés eredményéről a szoftvert használó vállalattól minden esetben hivatalos visszajelzést kap. A honlapon kialakított „karrier-site”, az automatikusan kiküldött visszajelző e-mailek lehetőséget teremtenek a pályázók tájékoztatására, felkészítésére: az adatvédelmi politika közlése, az előszűrési-kiválasztási folyamat menetének ismertetése csökkenti a jelentkezők bizonytalanságát, így rengeteg érdeklődő telefont, e-mailt spórol meg mindkét félnek. A szoftveres támogatásnak köszönhetően a jelentkezők és pályázataik nem vesznek el, ráadásul a hatékony folyamattámogatásnak köszönhetően hamarabb számíthatnak visszajelzésre, továbblépésre.

Minek örülhet a HR szakember?

Amennyiben a vállalat a szoftver-bevezetési projekt során a munkatársak elvárásainak kezelésére, a leendő felhasználók felkészítésére megfelelő figyelmet fordított, akkor a betanulási időszak után a HR szakemberek „saját bőrükön” fogják a rendszer előnyeit tapasztalni.

Az internetes hirdetési és jelentkezési felület például nem csak a pályázók számára kényelmes – az adatok automatikus átvétele rengeteg adatrögzítéstől szabadítja meg a kiválasztással foglalkozó munkatársakat, a jelentkezések fogadásával, iktatásával járó adminisztráció így minimálisra csökken. A beépített e-mailezési rendszernek köszönhetően lehetőség van az előre összeállított visszajelző, illetve elutasító e-mailek csoportos kiküldésére, ráadásul az értesítésnek nyoma marad a jelentkezők adatlapján is. A vállalat kiválasztási elveinek megfelelően testreszabott értékelési felületek megkönnyítik és felgyorsítják az előválogatást, a telefonos előszűrés és a személyes interjúk során szerzett információk, benyomások pedig közös kiválasztási tudásbázist építenek. Ez különösen akkor jelent komoly hozzáadott értéket, ha a toborzás-kiválasztási folyamat feladatai több munkatárs között oszlanak meg. Ilyenkor a korábban valamely kolléga által ráfordított interjúidő nem vész el, hiszen a jelentkező újra-pályázása esetén a korábbi beszélgetés  értékelése egyszerűen elérhető.

A csoportos pályázatkezelési funkcióknak köszönhetően a több jelentkezőre vonatkozó kiválasztási események és döntések egy „mozdulattal” rögzíthetők, a jelöltek státusza, eddigi szereplése külön időráfordítás nélkül nyomon követhető. Az integrált levelezési modul proaktívan értesíti a  pályázókat az eredményekről, ennek köszönhetően nem generál jelentős pluszmunkát.

A napi munkavégzésben érezhető változások mellett a munkaerő-felvételi terület szervezetben betöltött helye, kapcsolatrendszere is átalakul. A szisztematikusan kezelt munkaerő-igénylési és engedélyezési folyamat, a keresési profilok szakterületekkel való közös kialakítása és rögzítése átláthatóbbá és átgondoltabbá teszi a teljes felvételi tevékenységet. Lehetővé válik a szakterületek kiválasztási eredményekről való folyamatos tájékoztatása, az igénylőkkel való intenzívebb kommunikáció, ezek pedig növelik a HR terület vállalaton belüli elismertségét. A rendszer lehetővé teszi a keresési folyamat lépéseihez felelősök és határidők kijelölését, a szakterületekkel közös kiválasztási események integrált kezelését, ennek köszönhetően megszűnik a területek közötti „egymásra mutogatás”, és hatékonyabbá válik a kiválasztásban résztvevők együttműködése.

Mit profitál a HR-vezető?

A HR terület vezetője a napi keresési-kiválasztási feladatokba általában kevéssé lát bele. Számára a legfontosabb, hogy a terület kapacitásai optimális „kihasználtsággal” működjenek, a munkaerő-felvételi tevékenység „hozza” a vállalati stratégiából lebontott célkitűzéseket, költség- és erőforrásterveket. Milyen tényezők befolyásolják a sikerességet? Hogyan segítheti egy toborzási-kiválasztási szoftver a vezetői kontrolling funkciót?

A kiválasztási folyamat támogatása mellett a rendszer lehetőséget biztosít a toborzási források menedzselésére is: nyomon követhetők a hirdetési költségek és a tanácsadói megbízási díjak. A pályázatok forrásának tárolásával a toborzási csatornák hatékonyságának méréséhez minden információ rendelkezésre áll. A korábbi, hasonló keresések tapasztalatainak feldolgozása alapján hatékonyabb toborzási portfolió állítható össze, ez kevesebb kudarcba fulladt keresési kísérletet, és egyben komoly költségmegtakarítást eredményez.

Nem igényel plusz munkát a kiválasztás erőforrás-igényének nyomon követése és mérése sem: az időszakokra összesített pályázatok száma, az interjúk és tesztelések mennyisége alapján megbecsülhetők a rövid- illetve középtávú kapacitásigények, a terület vezetője támpontot kap az egyes pozíciók reális betöltési időpontjának meghatározásához és a vállalati létszámtervezéshez. Nem mellékes szempont az sem, hogy a riportok és statisztikák – a testreszabható kimutatás-sablonok segítségével – áttekinthető, látványos formában készíthetők el, ami a HR terület eredményeinek vezetői szintű prezentálását emelheti magasabb színvonalra.

Miért jó mindez a vállalatnak?

Ideális esetben egy új szoftver bevezetése az adott terület folyamatainak újra-gondolásával, hatékonyabbá tételével jár. Ez mind a folyamatban résztvevő munkatársak, mind a vállalat egésze szempontjából előnyös, hiszen tisztázott feladatmegosztást, optimalizált erőforrás-felhasználást eredményez. Különösen igaz ez az emberi erőforrás gazdálkodáson belül a munkaerő-felvétel területére, ahol – ellentétben a munkaüggyel - a munka menetét, a kezelendő adatokat nem határozza meg semmilyen törvényi szabályozás.

A cégvezetés számára fontos változás, hogy a toborzási-kiválasztási adathalmaz integrált kezelésével az üzleti szemlélet ezen a területen is érvényesíthető, hiszen a vállalati stratégiából lebontott kulcs-mutatók folyamatosan nyomon követhetők. A korábbi tapasztalatokra alapozott, objektív szempontok alapján történő előszűrés, és a nagyobb odafigyeléssel végzett kiválasztás magasabb beválási mutatót, vagyis alacsonyabb felvételi és betanítási költséget eredményez.

Bár hosszabb távon érzékelhető hatás, de mindenképpen komoly fegyvertény, hogy a leendő munkavállalókkal való tudatos kommunikáció javítja a vállalat munkaerő-piaci megítélését, ezen keresztül pozitívan hat a cég társadalmi presztízsére is.

Soltész Erzsébet, a NEXON HR informatikai szakértője

Kapcsolódó dokumentumok:

Újkori verbunkos - Személyügyi Hírlevél [DOC - 94,50 KB]