NEXON Humánügyviteli szoftverek és szolgáltatások

Tudnivalók a szakképzési hozzájárulás elszámolásához

Nem könnyű eligazodni a szakképzési hozzájárulás elszámolását illetően a jogszabályok útvesztőjében. Lászlóné Szép Györgyi a legfontosabb gyakorlati tudnivalókat foglalta össze a Nexon rendezvényén. (HR Portal)

A munkáltatóknak február 15-ig kell adatot szolgáltatniuk arról, hogy az elmúlt évben milyen képzésben részesítették dolgozóikat a szakképzési hozzájárulás terhére. Amennyiben ezt elmulasztja megtenni a foglalkoztató, nem tudja elszámolni a képzéseket. A szakképzési hozzájárulás egy a munkáltató számára kötelezően befizetendő tétel az állami Szakképzési Alapba. A szakképzési hozzájárulás intézménye ugyanakkor biztosítja azt a lehetőséget is a munkáltatók számára, hogy az általa kifizetett éves bruttó munkabér 1,5 százalékát kitevő szakképzési hozzájárulásából a fizetendő járulék meghatározott százalékát saját munkavállalói képzésére, vagy egy-egy intézmény támogatására fordítsa. A szakképzési hozzájárulás szabályozásában 2007. január 1-jétől életbelépett változások alapján a mikro-és kisvállalkozások a fizetendő járulék maximum 60 százalékát, egyéb hozzájárulásra kötelezettek a fizetendő járulék legfeljebb 33 százalékát fordíthatják saját munkavállalóik képzésére.

Idén január 1-jétől változott a szakképzési hozzájárulás alapja, ezt mostantól a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló törvény rendelkezései szerint számított, a fizetésére kötelezettet terhelő társadalombiztosítási járulék alapja képezi.

A hozzájárulást szabályozó 2006-os miniszteri rendelet értelmében az elszámolható költségek mértéke képzésben résztvevőnként és óránként nem haladhatja meg a kötelező legkisebb munkabér 12 százalékát, a képzés minimális időtartamának 20 órának kell lennie és az Európai Unió tagállamainak területén kell megvalósulnia. Tavaly nyáron új rendeletet hozott a munkaügyi minisztérium, amely azokat a cégeket is érintette, amelyek a képzés fejlesztésének támogatására is áldoznak. A korábbiakhoz képest az a különbség, hogy ezentúl csak a rendeletben megjelölt intézményeket támogatják.

Milyen feltételei vannak a képzés elszámolhatóságának?

Szakképzési hozzájárulás terhére csak akkor számolható el egy képzés, ha felnőttképzési szerződést kötnek a felek. Ennek mindenképpen tartalmaznia kell a képzés megnevezését, idejét, helyszínét, időtartamát, díját, a hiányzás mértékét - hívta fel a figyelmet Lászlóné Szép Györgyi igazságügyi adó- és könyvszakértő, a NEXON által a napokban rendezett szakmai konferencián.

A munkáltató szakemberszükségletének biztosítása érdekében tanulmányi szerződést is köthet. Ebben a foglalkoztató vállalja, hogy a tanulmányok alatt támogatást nyújt, a másik fél pedig kötelezi magát, hogy a megállapodás szerinti tanulmányokat folytatja, illetve a képzettség megszerzése után nem mond fel a tanulmányi szerződésben meghatározott ideig.

A munkáltató élhet a munkáltatói kötelezés lehetőségével is, ám ebben az esetben a munkavégzésre vonatkozó összes szabályt figyelembe kell venni, vagyis a képzés munkavégzésnek minősül, így ha ez délutánra vagy hétvégére esik, a dolgozónak túlóradíjat illetve hétvégi pótlékot kell fizetni. A munkavállaló ugyanakkor köteles részt venni a tanfolyamon vagy a továbbképzésen - magyarázta a szakember.

Nem minden képzés számolható el

A szakképzési hozzájárulás elszámolás terhére csak olyan képzés vehető igénybe, amelyet akkreditált intézmény szervez, és az is fontos, hogy a képző intézmény a képzés teljes időtartama alatt akkreditált legyen, máskülönben a kieső időszakot nem lehet elszámolni - hangsúlyozta Lászlóné Szép Györgyi, a NEXON szakmai rendezvényén. Érdemes tudni, hogy diplomát adó képzést illetve hatósági jellegű képzést nem tud elszámolni a munkáltató, de a munkakör betöltéséhez szükséges képesítés megszerzése, felsőfokú szakképesítés megszerzése, a szakmai tevékenység magasabb szintű gyakorlásához, a mestervizsgához szükséges ismeretek elsajátítása valamint a megváltozott munkaképességűeket érintő rehabilitációs képzés érvényesíthető. Emellett fontos, hogy a képzés időtartamának minimum 20 tanórának kell lennie, és 70 százalékban szakmai ismereteket kell nyújtania, csak 30 százalékban nyújthat általános képzést.
Milyen költségek érvényesíthetőek?

Míg külső képzés esetén elszámolható a képzés díja, a felnőttképzési szolgáltatás díja, a vizsgadíj illetve a képzés során felhasznált és a hallgatónak átadható tankönyvek, taneszközök költségei, addig belső képzés esetén az oktatók juttatása, ha a programnak gyakorlati része is van, akkor a gyakorlati képzéshez szükséges eszközök képzési idővel arányos értékcsökkenése, vagy bérleti díjának költsége, a gyakorlat során felhasznált anyagok költségei, a kötelezően biztosított munkaruha, védőruha költségei. Vegyes képzés esetén a belső képzés kiadásai valamint a külső képző intézmény által lebonyolított képzés díja összeadódik. Míg külső képzés esetén az elszámolás alapjául a szolgáltatási szerződés, valamint a képzésenként kiállított számla szolgál, addig belső képzés esetén a belső kapacitások igénybevételének elszámolása képzésenként, belső elkülönített számlán és bizonylaton, tényleges önköltségen történik. Sokszor problémát jelent az áthúzódó képzések elszámolása is, a szakember kiemelte, hogy ebben az esetben a képzés költségeit évente, a hatályos számviteli szabályoknak, valamint a képzés tárgyévében érvényes pénzügyi eljárásoknak megfelelően teljesítésarányosan lehet elszámolni, ha a képzés megkezdésének tárgyévével kezdődőden a képzés költségeit a szakképzési hozzájárulási kötelezettség terhére évente elszámolta a munkáltató.

Öt évig meg kell őrizni a dokumentációkat

Külső és belső képzés esetén eltérő a dokumentálási kötelezettség, de mindkét esetben öt évig meg kell őrizni a dokumentumokat.

Külső képzésekre vonatkozóan a következő dokumentumokat célszerű megőrizni:

- a képző intézmény intézmény-akkreditációs tanúsítványa, cégszerűen hitelesített másolata,
- a felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásba vételéről szóló értesítés/igazolás, cégszerűen hitelesített másolat,
- felnőttképzési szerződés eredeti vagy cégszerűen hitelesített másolata,
- tanulmányi szerződés vagy a tanulmányok folytatására vonatkozó munkáltatói kötelezés,
- ha a képzés nem szerepel az OKJ-ban, vagy nem akkreditált, akkor a képzési program,
- ha akkreditált a program, akkor a program-akkreditációs tanúsítvány cégszerűen hitelesített másolata,
- önálló nyelvi képzés elszámolása esetén a munkavállaló munkaköri leírása vagy munkaszerződése,
- szolgáltatási szerződés,
- szolgáltatási szerződés alapján kiállított számla,
- elkülönített pénzügyi elszámolás képzésenként, a 4. számú mellékletben meghatározott, külső képzés esetén elszámolható költségekről.

Belső képzésekre vonatkozóan a következő dokumentumokat célszerű megőrizni:

- a belső képzést folytató képző intézmény egyszerűsített nyilvántartásba vételi dokumentuma
- felnőttképzési szerződés
- tanulmányi szerződés vagy munkáltatói kötelezés
- képzési program, önálló nyelvi képzés esetén a munkavállaló munkaköri leírása, vagy munkaszerződése
- a képzés megvalósítását igazoló dokumentumok
- elkülönített pénzügyi elszámolás képzésenként a 4. számú mellékletben meghatározott, belső képzés esetén elszámolható költségekről tényleges önköltségen számolva.

Belső képzés: az a képzés, amelyet a hozzájárulásra kötelezett saját munkavállalói részére, teljes egészében saját munkaszervezetén belül, nem üzletszerűen szervezve valósít meg.

Külső képzés: az a képzés, amelyet a hozzájárulásra kötelezett saját munkavállalói részére, teljes egészében saját szervezetétől elkülönült, a felnőttképzési törvény szerint akkreditált felnőttképzési intézmény közreműködésével valósít meg.

Vegyes képzés: az a képzés, amelyet a hozzájárulásra kötelezett részben belső, részben pedig külső képzéssel valósít meg (a felnőttképzési szerződést a képző intézmény köti meg a hozzájárulásra kötelezett saját munkavállalójával).

Áthúzódó képzés: az a képzés, amelyet a hozzájárulásra kötelezett több tárgyévet érintően valósít meg.

Szilágyi Katalin, HR Portal