A teljesítményértékelő beszélgetésre nem érdemes úgy érkezni, mint egy vizsgára, ahol a munkavállaló várja, milyen „eredményt” kap a vezetőjétől. Egy jól működő teljesítményértékelés kétoldalú szakmai párbeszéd, amelyben a munkavállalónak is fontos szerepe van.
A felkészülés ezért nem azt jelenti, hogy valaki érveket gyűjt a saját teljesítménye védelmében. Sokkal inkább azt, hogy tudatosan végiggondolja az elmúlt időszak eredményeit, nehézségeit és tanulságait, és azt is, merre szeretne továbbhaladni.
Tóthné Balogh Edina, a NEXON Senior HR Business Partnere szerint már önmagában sokat változtat a beszélgetés minőségén, ha a munkavállaló nemcsak meghallgatni érkezik az értékelést:
„Egy jó teljesítményértékelő beszélgetésre nem válaszokért érkezünk, hanem saját gondolatokkal is. Érdemes tudni, mire vagyunk büszkék, miben látjuk a saját fejlődésünket, mi akadályozott bennünket, és miben várunk segítséget a vezetőnktől.”
Ne az utolsó néhány hétből induljunk ki
Az egyik legfontosabb lépés, hogy ne kizárólag a legfrissebb élmények alapján értékeljük az elmúlt időszakot.
Érdemes áttekinteni az eredetileg kitűzött célokat, a hozzájuk tartozó mérőszámokat, az év közbeni státuszokat és visszajelzéseket, valamint azt is, hogy változtak-e közben a prioritások vagy a körülmények.
Ez azért fontos, mert egy teljes értékelési időszak teljesítményét kell áttekinteni – nem csak azt, ami a legkönnyebben felidézhető.
„Az értékelésre való felkészülés egyik legnagyobb csapdája, hogy arra emlékszünk a legerősebben, ami nemrég történt. Pedig a teljesítmény nem az utolsó egy-két hónap története. Érdemes végignézni az egész időszakot, és tényeket, eredményeket, konkrét példákat vinni a beszélgetésbe.”
7 lépéses felkészülési ellenőrzőlista
A beszélgetés előtt érdemes végigmenni az alábbi hét ponton:
- Tekintse át a céljait és a hozzájuk kapcsolódó mérőszámokat. Mi volt az eredeti elvárás, és változott-e év közben?
- Gyűjtse össze a legfontosabb eredményeit. Ne csak azt írja össze, mit csinált, hanem azt is, milyen eredményt vagy értéket teremtett vele.
- Gondolja végig azt is, ami nem teljesült. Mi volt ennek az oka? Mit tenne ma másképp?
- Válassza külön a saját teljesítményét és a külső körülményeket. Fontos jelezni az akadályokat, de érdemes azt is végiggondolni, mire volt ezek mellett saját ráhatása.
- Fogalmazza meg, milyen visszajelzésre vagy támogatásra van szüksége. Ne csak arra készüljön, mit szeretne elmondani, hanem arra is, mit szeretne megtudni.
- Gondolja végig a következő időszakot. Milyen két-három fejlődési vagy szakmai cél lenne fontos?
- Készüljön kérdésekkel. A jó teljesítménybeszélgetés nem vezetői monológ.
Ne csak azt mutassuk meg, mit csináltunk – azt is, mi lett belőle
A felkészülésnél könnyű belecsúszni egy hosszú feladatlistába: milyen projektekben vettünk részt, milyen feladatokat végeztünk el, hány megbeszélésünk volt.
A teljesítmény szempontjából azonban ennél érdekesebb kérdés, hogy mi lett mindennek az eredménye.
A „részt vettem az új folyamat kialakításában” helyett például sokkal többet mond az, hogy az új folyamat bevezetésével rövidült az átfutási idő, csökkent a hibák száma, vagy javult az ügyfélélmény.
„Érdemes különválasztani az aktivitást és az eredményt. Attól, hogy valaki nagyon sok mindent csinált, még nem feltétlenül látjuk, milyen értéket teremtett. Az értékelésre ezért nemcsak feladatlistával, hanem eredményekkel érdemes érkezni.”
Milyen kérdéseket érdemes feltenni a vezetőnek?
A munkavállaló aktív részvétele azt is jelenti, hogy mer kérdezni. Például:
- Melyik eredményemet tartja a legfontosabbnak?
- Miben látja a legerősebb teljesítményemet?
- Miben várna tőlem további fejlődést?
- Mi alapján értékeli az adott cél teljesülését?
- Van olyan terület, ahol többet vár tőlem, mint eddig?
- Milyen támogatást tud biztosítani a következő időszakban?
- Milyen képzés vagy tapasztalat segítené leginkább a fejlődésemet?
- Hogyan kapcsolódnak a következő céljaim a csapat és a szervezet prioritásaihoz?
Különösen fontosak azok a kérdések, amelyek előre mutatnak. Egy jó értékelő beszélgetés ugyanis nem ér véget annál, hogy „hogyan teljesítettem?”, hanem eljut odáig is, hogy „mi legyen a következő lépésem?”
Mi történik, ha valamivel nem értünk egyet?
A teljesítményértékelő beszélgetésen természetesen előfordulhat, hogy a munkavállaló és a vezető másként lát egy eredményt vagy helyzetet.
Az eltérő vélemény önmagában nem jelenti azt, hogy a beszélgetés rosszul sikerült.
„Ha nem értünk egyet az értékeléssel, szerintem nem az a cél, hogy megnyerjük a vitát. Először azt érdemes megérteni, hogy a vezető milyen konkrét helyzetek és tények alapján jutott erre a következtetésre, majd ugyanilyen konkrétan megmutatni a saját nézőpontunkat. A jó teljesítménybeszélgetésben nem az győz, akinek igaza van, hanem közelebb kerül egymáshoz a két fél értelmezése.”
A beszélgetés nem azzal ér véget, hogy felállunk az asztaltól
A teljesítményértékelő beszélgetés akkor válik valóban hasznossá, ha konkrét következő lépések születnek belőle.
Érdemes tisztázni és rögzíteni:
- mely célok maradnak változatlanok;
- mely célokat vagy elvárásokat kell módosítani;
- milyen fejlődési irányban állapodtak meg;
- milyen támogatást vállal a vezető;
- mit vállal a munkavállaló;
- milyen határidők kapcsolódnak ezekhez;
- és mikor térnek vissza legközelebb az előrehaladásra.
A munkavállalónak érdemes ellenőriznie, hogy a megállapodások megfelelően kerültek-e rögzítésre, jeleznie, ha valami továbbra sem egyértelmű, majd követnie a vállalt lépéseket.
„Egy jó teljesítménybeszélgetés végén mindkét félnek tudnia kell, mi történik másképp holnaptól. Ha csak értékeltük a múltat, de nem állapodtunk meg a következő lépésben, akkor a beszélgetés fejlesztő része tulajdonképpen elmaradt.”
Hogyan segíthet ebben egy digitális TÉR?
Egy digitális, historizált teljesítményértékelési rendszer egyik előnye, hogy a megfelelő jogosultságok mellett egy helyen követhetők a célok, azok változásai, a státuszok, a visszajelzések és a korábbi értékelések.
Ez nemcsak adminisztratív könnyebbség. Segíthet abban is, hogy az értékelés kevésbé emlékezetre, inkább a teljes időszak dokumentált eseményeire és eredményeire épüljön.
„A technológia akkor ad valódi értéket a teljesítménymenedzsmenthez, ha segít emlékezni és követni – nem akkor, ha helyettesíteni próbálja a vezető és a munkatárs közötti beszélgetést.”
GYIK – Gyakran ismételt kérdések
Az önértékelés kötelezően befolyásolja a végső értékelést?
Az önértékelés fontos munkavállalói nézőpontot ad, de a végső értékelés szabályait a szervezet teljesítményértékelési folyamata határozza meg. A célja elsősorban az, hogy a munkavállaló eredményei és tapasztalatai is megjelenjenek a beszélgetésben.
Mit vigyek magammal a teljesítményértékelő beszélgetésre?
Konkrét eredményeket, adatokat, példákat, a nehézségek rövid értelmezését, valamint a saját kérdéseit és fejlődési céljait. A beszélgetés akkor lesz tartalmas, ha nem csak minősítésről, hanem a következő időszakról is szól. Érdemes nemcsak arra készülni, hogy mi történt az elmúlt időszakban, hanem arra is, hogy mi legyen a következő.
Mit tegyek, ha nem értek egyet az értékeléssel?
Kérjen konkrét példákat, és próbálja megérteni, milyen szempontok alapján született az értékelés. Mutassa be a saját eredményeit és az azokat alátámasztó tényeket is. A cél nem feltétlenül az azonnali egyetértés, hanem az eltérő nézőpontok tisztázása és a következő időszak elvárásainak egyértelműsítése.
Tóthné Balogh Edina szerint
„A teljesítményértékelő beszélgetésre való felkészülés tehát nem arról szól, hogy a munkavállaló „jó értékelést szerezzen”. Arról szól, hogy tudatos résztvevője legyen a saját teljesítményéről és fejlődéséről szóló párbeszédnek. Mert a jó teljesítményértékelés végén nemcsak azt kell tudnunk, hogyan teljesítettünk tegnap. Azt is, hogyan szeretnénk jobban teljesíteni holnap.”
Share Everywhere
