A NEXON Adatvédelmi Nyilatkozata az ügyfélszolgálati tevékenysége során megadott személyes és partner adatok kezelésével kapcsolatban.
Bevezetés
A NEXON Vállalkozási és Kereskedelmi Kft. (1138 Budapest, Váci út 185., a továbbiakban NEXON), mint adatkezelő, magára nézve kötelezőnek ismeri el jelen Adatkezelési Nyilatkozat tartalmát. Kötelezettséget vállal arra, hogy tevékenységével kapcsolatos minden adatkezelés megfelel a jelen Nyilatkozatban leírtaknak és a vonatkozó hatályos jogszabályoknak.
A NEXON fenntartja a jogot jelen Nyilatkozat megváltoztatására. A változásokról a www.nexon.hu oldalon tesz közzé tájékoztatást. A jelen Nyilatkozatban szereplő információkkal kapcsolatosan az on@nexon.hu vagy a nexon@nexon.hu címen lehet kérdéseket feltenni.
A NEXON elkötelezett ügyfelei és partnerei személyes és üzleti adatainak védelmében, kiemelten fontosnak tartja információs önrendelkezési joguk tiszteletben tartását. A NEXON a személyes és üzleti adatokat bizalmasan kezeli, és megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely garantálja ezen adatok biztonságát. A NEXON az alábbiakban ismerteti adatkezelési elveit, bemutatja azokat az elvárásokat, melyeket saját magával, mint adatkezelővel szemben megfogalmazott, és betart.
Jogszabályoknak való megfelelés
A NEXON adatkezelési elvei, a kialakított eljárások, valamint jelen Adatvédelmi Nyilatkozat megfelel a hatályos vonatkozó jogszabályoknak és egyezményeknek, különösen az alábbiaknak:
- Magyarország Alaptörvénye
- 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről
- 2011. évi CXII. törvény – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról
- 2013. évi V. törvény - a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.)
- 2008. évi XLVIII. törvény – a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól (Grt.)
Definíciók
Érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy
Igénybevevő: a NEXON ügyfélszolgálati segítségét igénybe vevő természetes személy
Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés
Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez
Tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri
Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja
Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése
Adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele
Nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele
Adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges
Adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából
Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik
Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi
Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval
Adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés
A kezelt adatok köre
A NEXON szolgáltatásai és termékei igénybevételéhez technikai és szakmai segítséget nyújt ügyfélszolgálatán keresztül partnereinek. Ennek során a partner és a segítséget igénybevevő természetes személy beazonosítására, az ügyfélszolgálati hívószámokon (ún. call center) történő telefonos segítségkérés esetén a beszélgetés elektronikus rögzítésére, igény szerint az ügyfél adatbázisának NEXON-ban vagy távoli rálátással az ügyfélnél történő vizsgálatára kerül sor.
A beazonosítás során az igénybevevőnek kérésre meg kell adnia az üzleti partner nevét és partnerkódját, valamint a természetes személy nevét. Az ügyfélszolgálati ügyintézés során az ügy jellegétől függően a NEXON által a bérügyviteli outsource szolgáltatás keretében, vagy az értékesített bérügyviteli szoftvertermékekkel az ügyfél által tárolt és feldolgozott egyes személyes és különleges adatok megadására is sor kerülhet.
A fenti adatok közül a NEXON által csak a partnerazonosító adatai valamint az ügyfélszolgálati segítséget igénybevevő természetes személy neve kerül rögzítésre az ügyfélszolgálati események nyilvántartásában. Telefonos ügyintézés során azonban a beszélgetés rögzítésével minden egyéb elhangzó személyes vagy különleges adat is rögzítésre kerül. Amennyiben az ügyfél adatbázisa a NEXON-ban kerül vizsgálatra, az abban szereplő személyes és különleges adatok bekerülnek a NEXON IT rendszerébe, azonban az adatbázis csak anonimizálást követően kerül feldolgozásra és átmeneti tárolásra, így az adatok a továbbiakban nem lesznek összekapcsolhatóak természetes személyekkel. Távoli rálátás esetén az adatok nem kerülnek be a NEXON informatikai rendszerébe, az adatok semmilyen módon nem kerülnek rögzítésre, így adatkezelés nem történik.
Az adatkezelés célja
A fenti adatok rögzítésének célja egyrészt a partner beazonosíthatósága, mely alapfeltétele az ügyfélszolgálati segítség igénybevételének, másrészt az ügyfélszolgálati események visszakereshetőségének és pontos rekonstruálásának biztosítása vitás esetekben, az adatbázis vizsgálata pedig az ügyfél által jelzett probléma rekonstruálásához szükséges egyes esetekben. A rögzített ügyfélszolgálati telefonbeszélgetéseket emellett a NEXON a szolgáltatása minőségének javítása céljára is felhasználhatja. A NEXON az adatokat nem használja fel üzletszerzési, reklám vagy kutatási célból.
Az adatkezelés jogcíme
A fenti adatok NEXON általi kezelése az ügyfélszolgálati segítséget igénybevevő partnerek és természetes személyek önkéntes hozzájárulásán alapul. Az igénybevevő az ügyintézés megkezdéséhez kérésre önkéntesen kell hogy megadja a kért adatokat, a telefonos ügyintézés esetében pedig a beszélgetés kezdete előtt automatikus tájékoztatás hangzik el az adatkezelésről.
Az igénybevevő felelőssége, hogy rendelkezzen felhatalmazással a NEXON partnere részéről a fenti adatok NEXON általi kezeléséhez való hozzájárulással. A NEXON nem vállal felelősséget azért, ha az igénybevevő illetéktelenül jutott hozzá a partner azonosító adataihoz, illetve hamis személyes azonosító adatokat ad meg, és ennek segítségével veszi igénybe az ügyfélszolgálati támogatást.
Az adatkezelés időtartama
Az ügyfélszolgálati események nyilvántartásában az adatokat a NEXON legalább öt évig megőrzi. A rögzített ügyfélszolgálati telefonbeszélgetéseket a NEXON öt évig őrzi meg, ezt követően az adatok törlésre kerülnek. A beküldött anonimizált ügyfél adatbázisok tárolása legfeljebb az ügyfélprobléma végleges megoldásáig történik, az adatok ezután törlésre kerülnek.
Az adatok tárolásának módja, az adatkezelés biztonsága
Az adatok rögzítése és tárolása célszoftver segítségével, elektronikusan történik. A telefonbeszélgetések rögzítése automatikus rendszeren keresztül történik, annak befolyásolása az ügyfélszolgálati munkatársak által nem lehetséges. Az ügyfél adatbázisok anonimizálást követően kerülnek feldolgozásra és átmeneti tárolásra elkülönített tárterületen. A NEXON a rögzített adatokat a saját informatikai rendszerében tárolja azok törléséig. A tárolás a NEXON telephelyén (1138. Budapest, Váci út 185.) és az Invitel Távközlési Zrt. DataCenterében (1108 Budapest, Kozma u. 2.) elhelyezett saját szerverein történik.
A NEXON olyan technológia megoldásokat, belső adatbiztonsági szabályokat és eljárásokat, valamint ellenőrzési rendszert vezetett be és működtet, amelyek a mindenkori kockázatokkal szemben garantálják a kezelt adatok
- titkosságát,
- hitelességét és változatlanságát, valamint
- rendelkezésre állását az arra feljogosított személyek számára.
A NEXON az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés, sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.
Az adatokhoz hozzáférők köre
Az ügyfélszolgálati események rögzítése során tárolásra kerülő adatokhoz csak a NEXON arra feljogosított munkatársai férhetnek hozzá. A jogosultak körét a NEXON a szükséges minimumra korlátozta.
A NEXON a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően törvényi felhatalmazás esetén kiadja a rögzített és tárolt adatokat harmadik félnek (nyomozó hatóság, vádhatóság, bíróság). A NEXON egyéb esetekben az adatokat nem továbbítja harmadik félnek.
Az érintettek kérhetik az ügyfélszolgálati telefonos beszélgetések rögzített anyagának visszahallgatását, melyet a NEXON biztosít számukra oly módon, hogy az adatok illetéktelenek számára ne legyenek hozzáférhetőek.
Az érintettek ezirányú kérelmüket az on@nexon.hu címen elektronikus levélben, vagy postai úton (1138. Budapest, Váci út 185.) levélben küldhetik meg.
Az adatkezelő adatai, elérhetősége
Cégnév: NEXON Vállalkozási és Kereskedelmi Kft.
Székhely: 1138 Budapest, Váci út 185.
Adószám: 10245264-2-41
Cégjegyzékszám: 01-09-062647
Nyilvántartásba bejegyző bíróság: Fővárosi Törvényszék, mint Cégbíróság
Email: nexon@nexon.hu on@nexon.hu
Tel: +3614655100 (központi) +3614502210 (ügyfélszolgálat)
Az érintettek jogai, jogorvoslati lehetőségek
Az érintettek tájékoztatást kérhetnek személyes és üzleti adataik kezeléséről, valamint kérhetik adataik helyesbítését, illetve azok törlését az on@nexon.hu címen elektronikus levélben, vagy postai úton (1138. Budapest, Váci út 185.).
Az érintettek kérelmére a NEXON mint adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt adataikról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá adattovábbítás esetén annak jogalapjáról és címzettjéről. A NEXON a kérelem benyújtásától számított legfeljebb 30 napon belül, közérthető formában, írásban adja meg a tájékoztatást.
A NEXON az adatokat kérésre helyesbíti, ha azok a valóságnak nem felelnek meg és a valóságnak megfelelő adat a rendelkezésére áll.
A NEXON törli az adatokat, ha azok kezelése jogellenes, az érintett kéri, az adatkezelés célja és jogcíme megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt, azt a bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elrendelte. A NEXON a törlésről csak abban az esetben értesíti az érintetteket, ha a törlés az érintettek kérésére vagy hatóság által elrendelten történt.
Az érintettek tiltakozhatnak személyes vagy üzleti adataik kezelése ellen, azonban adataik rögzítése az ügyfélszolgálati események nyilvántartásában a szolgáltatás igénybevételének kötelező feltétele.
Az ügyfélszolgálati telefonbeszélgetések rögzítését a NEXON az adatkezelés céljánál meghatározottak miatt minden esetben automatikusan végzi, ennek letiltása a szolgáltatást igénybevevő által nem lehetséges. Amennyiben az igénybevevő nem kívánja a beszélgetés rögzítését, az ügyfélszolgálati ügye kezelését írásban intézheti az on@nexon.hu címen folytatott levelezéssel.
Az érintettek az Infotv.,valamint a Polgári Törvénykönyv alapján bíróság előtt érvényesíthetik jogaikat, továbbá Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhatnak az adatkezelő adatkezelési gyakorlatával kapcsolatban felmerült panaszuk esetén.