Tényleg új embert kell felvenni? Amit a HR-adatok gyakran hamarabb jeleznek, mint a vezetők

Miért lett ennyire fontos a munkaerő-tervezés?

Néhány évvel ezelőtt sok szervezet elsődleges célja a gyors növekedés volt. Ma már sokkal gyakoribb kérdés, hogyan lehet ugyanazt a teljesítményt kisebb vagy változatlan létszámmal fenntartani.
A vállalatok egyszerre szembesülnek:

• gazdasági bizonytalansággal,
• költségoptimalizálási elvárásokkal,
• nehezen betölthető pozíciókkal,
• magasabb bérigényekkel,
• valamint a fluktuációból eredő folyamatos szervezeti változásokkal.

Ilyen környezetben minden új felvétel jelentős üzleti döntéssé válik. Ugyanakkor a túlzott óvatosság - például egy elhúzódó létszámstop - könnyen túlterhelheti a meglévő munkatársakat, csökkentheti a teljesítményt, végső soron pedig még nagyobb fluktuációhoz vezethet.

A megfelelő egyensúly megtalálásához pontos adatokra van szükség.

A HR-adatok szerepe: amikor a döntések mögött számok állnak

A HR ma már rengeteg adattal dolgozik. A kérdés inkább az, hogy ezekből mennyi válik valódi döntéstámogató információvá.

Sok szervezetben az adatok különböző Excel-fájlokban, vezetői riportokban vagy eltérő rendszerekben találhatók meg. Emiatt a vezetők gyakran csak utólag látják - ha egyáltalán valaha összeérnek a szálak -, hogy egy probléma már hónapokkal korábban kirajzolódott.

Pedig már néhány alapvető mutató rendszeres elemzésével is sokkal pontosabb képet kaphatunk a szervezet állapotáról.
Érdemes például figyelni:

• a fluktuáció alakulását,
• a betöltetlen pozíciók számát,
• az átlagos toborzási időt,
• a túlórák mennyiségét,
• a hiányzások és betegszabadságok trendjeit,
• a próbaidő alatti kilépéseket,
• a szervezeti egységek létszámának változását,
• pulse survey-k és exit interjúk trendjeit,
• valamint a bérköltségek alakulását.

Önmagukban ezek az adatok még nem mondanak történetet. Együtt vizsgálva azonban már jól láthatóvá válhatnak azok a mintázatok, amelyek alapján időben lehet beavatkozni.

Mikor indokolt a létszámstop?

A létszámstop gyakran az első reakció bizonytalan gazdasági helyzetben. Rövid távon valóban csökkentheti a költségeket, hosszabb távon azonban komoly működési problémákat okozhat.

Képzeljünk el egy ügyfélszolgálati csapatot, ahol fél év alatt tíz százalékkal nőtt az ügyfélforgalom, miközben a létszám változatlan maradt. Első pillantásra úgy tűnhet, hogy a csapat megbirkózik a feladattal. Ha azonban megvizsgáljuk a HR-adatokat, egészen más kép rajzolódhat ki:

• 40 százalékkal nőtt a túlórák száma,
• emelkedett a betegszabadságok aránya,
• romlott a dolgozói elégedettség,
• nőtt a felmondási szándék.

Ebben az esetben a létszámstop rövid távon ugyan költséget takarít meg, de hosszabb távon jelentős üzleti veszteséget eredményezhet.

Mikor nem az új felvétel a legjobb megoldás?

Az ellenkező helyzet is gyakori. Egy vezető új kollégát szeretne felvenni, mert túlterheltnek érzi a csapatát. Az adatok azonban azt mutatják, hogy:

• a munkamennyiség szezonálisan ingadozik,
• több párhuzamos folyamat is felesleges adminisztrációt generál,
• jelentős kapacitásveszteséget okoznak manuális HR-folyamatok,
• bizonyos feladatok automatizálhatók lennének.

Ilyenkor nem feltétlenül új munkatársra van szükség, hanem folyamatfejlesztésre vagy a feladatok újraszervezésére.

Ez jól mutatja, hogy a munkaerő-tervezés nem kizárólag létszámkérdés. Ugyanilyen fontos annak megértése is, hogyan használja fel a szervezet a rendelkezésre álló erőforrásokat.

A fluktuáció nem csak HR-mutató

A fluktuációt sok szervezet továbbra is önálló HR KPI-ként kezeli. Valójában azonban ennél jóval összetettebb jelenség.

Nem mindegy például:

• mely szervezeti egységeket érinti,
• milyen munkakörökből távoznak a kollégák,
• mennyi idő után mondanak fel,
• kik helyettesítik őket,
• mennyi idő alatt sikerül betölteni a pozíciókat,
• milyen költségekkel jár a pótlásuk.

Ha egy területen folyamatosan magas a fluktuáció, az hosszú távon jelentősen befolyásolhatja a vállalat működését és költségeit. Éppen ezért a fluktuáció elemzését érdemes összekapcsolni más HR-adatokkal is, például a teljesítménnyel, a hiányzásokkal vagy a vezetői területek összehasonlításával.

HR analitika: a múlt helyett a jövőre fókuszálva

Sok HR-riport még mindig elsősorban arról szól, hogy mi történt az előző hónapban. Egy adatvezérelt HR működés azonban ennél tovább megy. Nem csupán visszatekint, hanem összefüggéseket keres. igyekszik előre jelezni a várható eseményeket.

Ha például egy adott részlegen:

• folyamatosan nő a túlóra,
• csökken a teljesítmény,
• emelkedik a hiányzások száma,
• romlik a megtartás,

akkor nagy valószínűséggel néhány hónapon belül a fluktuáció is növekedni fog. Az ilyen összefüggések felismerése lehetőséget ad arra, hogy a HR még időben lépjen, mielőtt a probléma valóban jelentkezne.

Milyen HR-riportok segítik legjobban a munkaerő-tervezést?

A hatékony létszámtervezéshez nem feltétlenül több riport szükséges, hanem jobb riportok. A vezetők számára különösen hasznos lehet egy olyan dashboard, amely egy helyen mutatja többek között:

• aktuális létszám,
• tervezett létszám,
• nyitott pozíciók,
• fluktuáció,
• túlórák,
• hiányzások,
• bérköltségek,
• toborzási idő,
• próbaidős kilépések.

Ha ezek az információk naprakészen rendelkezésre állnak, a vezetők gyorsabban és magabiztosabban tudnak dönteni. Ez különösen fontos olyan időszakokban, amikor a szervezet egyszerre több változást kezel.

Az adatok önmagukban nem elegendők

Bármennyire fejlett is egy HR-rendszer, a siker kulcsa nem kizárólag az adatok mennyisége. Legalább ennyire fontos:

• az adatok megbízhatósága,
• egységes értelmezése,
• rendszeres elemzése,
• valamint az, hogy az eredmények valóban eljussanak a döntéshozókhoz.

A HR akkor tud stratégiai szerepet betölteni, ha nem csupán adatokat szolgáltat, hanem üzleti következtetéseket is levon belőlük. Ez azt jelenti, hogy egy riport nem áll meg annál, hogy "12 százalék volt a fluktuáció", hanem arra is választ ad, hogy:

• miért alakult így,
• milyen hatása lehet a következő negyedévre,
• milyen beavatkozások javasolhatók.

Hogyan támogathatja egy integrált HR-rendszer a döntéshozatalt?

A legtöbb szervezetnél nem az adatok hiányoznak, hanem az összefüggések. A HR tudja, hányan léptek ki az elmúlt hónapban, a pénzügy látja a bérköltségeket, a vezetők érzik, hogy túlterhelt a csapatuk, mégis ritkán áll össze egyetlen, teljes kép arról, mi is történik valójában.

Pedig egy létszámmal kapcsolatos döntés soha nem egyetlen mutatón múlik. Attól, hogy egy vezető új kollégát szeretne felvenni, még nem biztos, hogy valóban létszámhiány áll a háttérben. Lehet, hogy egy elhúzódó betöltetlen pozíció miatt oszlik el egyenlőtlenül a munka. Az is lehet, hogy a túlórák emelkedése már hónapok óta jelzi a problémát, vagy éppen egy magas fluktuációjú csapatban kellene először a megtartás okait feltárni.

Ezeket az összefüggéseket nehéz észrevenni, ha az információk különböző Excel-táblákban, eltérő rendszerekben vagy manuális riportokban élnek. Mire minden adat összeáll, sokszor már maga a helyzet is megváltozik.

Egy integrált HR-rendszer legnagyobb értéke éppen az, hogy nem pusztán adatokat gyűjt egy helyre, hanem segít összekapcsolni azokat. Ha a létszám-, bér-, munkaidő-, jelenléti vagy fluktuációs adatok egymás mellett jelennek meg, sokkal könnyebb felismerni azokat a mintázatokat, amelyek egy-egy üzleti döntés mögött húzódnak.

Így egy tervezett létszámbővítés előtt nemcsak azt lehet látni, hogy hány nyitott pozíció van, hanem azt is, hogy mely területeken nőtt meg tartósan a túlórák száma, hol emelkedett a hiányzás, mely csapatokban romlott a megtartás vagy hogyan alakultak az adott szervezeti egység költségei az elmúlt időszakban. Ez a fajta rálátás nem veszi át a vezetők döntési felelősségét, de segít abban, hogy azok ne feltételezésekre, hanem a szervezet működését valóban tükröző adatokra épüljenek.

A HR stratégiai szerepe egyre inkább az adatokon múlik

A munkaerő-tervezés sok szervezetben még mindig éves költségvetési feladatként jelenik meg: meghatározzák a tervezett létszámot, jóváhagyják az új pozíciókat, majd év közben próbálják követni a változásokat. A valóság azonban ennél jóval dinamikusabb. Piaci változások, új üzleti prioritások, váratlan felmondások vagy éppen egy sikeres értékesítési időszak néhány hét alatt teljesen átírhatja az eredeti terveket.
Éppen ezért a jó munkaerő-tervezés nem egyszeri döntés, hanem folyamatos alkalmazkodás. Ehhez pedig nem elég tudni, hány ember dolgozik a szervezetben. A valódi kérdések sokkal inkább azok, hogy hol kezd kialakulni túlterheltség, mely területeken jelent kockázatot a magas fluktuáció, hol maradnak tartósan betöltetlen pozíciók, és milyen hatással lesz mindez az üzleti célok megvalósítására.

Ebben válik igazán fontossá a HR szerepe. Nem azért, mert minden döntést neki kell meghoznia, hanem mert képes összekapcsolni az emberekről szóló adatokat az üzleti működéssel. Amikor a HR nem csupán riportokat készít, hanem segít értelmezni a mögöttük húzódó folyamatokat, valódi döntéstámogató partnerként tud jelen lenni a vezetők mellett. Ebben egy jól felépített, integrált HR-rendszer sokat segíthet. Nem azért, mert önmagában megmondja, hogy létszámstopra vagy új felvételre van-e szükség, hanem mert időben láthatóvá teszi azokat a trendeket és összefüggéseket, amelyekre érdemes reagálni. A döntést végül továbbra is a vezetők hozzák meg – de már nem megérzésekre, hanem a szervezet működéséről kapott átfogó kép alapján.

GYIK - Gyakran Ismételt Kérdések

Miért fontos a HR-adatok elemzése a munkaerő-tervezésben?

A HR-adatok segítenek objektív képet alkotni a szervezet működéséről. A fluktuáció, a túlórák, a hiányzások vagy a betöltetlen pozíciók elemzésével a vezetők megalapozottabb döntéseket hozhatnak a létszámtervezésről, mint pusztán megérzések alapján.

Mikor indokolt létszámstopot bevezetni?

Létszámstop akkor lehet indokolt, ha azt valódi üzleti vagy pénzügyi okok támasztják alá. Érdemes azonban a döntés előtt megvizsgálni a HR-adatokat is, mert előfordulhat, hogy a túlterheltség vagy a magas fluktuáció miatt hosszabb távon nagyobb költséget jelent a létszám befagyasztása.

Milyen HR-mutatók segítik leginkább a munkaerő-tervezést?

A legfontosabb mutatók közé tartozik a fluktuáció, a betöltetlen pozíciók száma, a toborzási idő, a túlórák, a hiányzások, a próbaidős kilépések, valamint a bérköltségek és a szervezeti egységek létszámának változása.

Miért nem mindig az új munkatárs felvétele a legjobb megoldás?

A túlterheltség hátterében gyakran nem létszámhiány, hanem nem hatékony folyamatok, egyenetlen munkamegosztás vagy szezonális terhelés áll. A HR-adatok segítenek feltárni a valódi okokat, így elkerülhetők a felesleges felvételek.

Hogyan támogatja egy integrált HR-rendszer a döntéshozatalt?

Egy integrált HR-rendszer egy helyen teszi elérhetővé a létszám-, bér-, jelenléti és munkaidő-adatokat. Ez átfogó képet ad a szervezet működéséről, megkönnyíti az összefüggések felismerését, és segíti a vezetőket a gyorsabb, adatvezérelt döntések meghozatalában.