Hogyan digitalizálta HR-folyamatait a ZALAVÍZ Zrt.?

Több mint tíz éve a NEXON megoldásaira építik a HR működését
 

Egy víziközmű-szolgáltató működése elképzelhetetlen jól szervezett emberi erőforrás nélkül. A ZALAVÍZ Zrt. közel 350 munkavállalója 60 különböző munkavégzési helyen, 14 eltérő munkarendben dolgozik, hogy a nap 24 órájában biztosítsa az ivóvízellátást és a szennyvízkezelést Zala vármegye északi és középső részén, valamint Vas és Veszprém vármegye összesen 162 településén.
Ilyen környezetben a HR működésének egyszerre kell pontosnak, gyorsnak és rugalmasnak lennie. A vállalat ezért már 2012-ben a NEXON megoldásai mellett döntött, és azóta tudatosan, üzleti igényeihez igazodva bővítette digitális HR-rendszerét. Interjú Fókás Gábor HR-vezetővel.
 

Lépésről lépésre digitalizáltuk a HR-folyamatainkat.
 

A kihívás: sokféle munkarend, folyamatos működés

A ZALAVÍZ Zrt.-nél a HR egyik legnagyobb kihívását mindig is a sokféle munkarend kezelése jelentette. A jogszabályi megfelelés biztosítása, a műszakcserék nyomon követése, valamint az eltérő vezetői gyakorlatok egységesítése jelentős adminisztrációt igényelt. Emellett a vállalatnál a digitalizáció és a különböző generációk együttműködésének támogatása is kiemelt feladat lett.

A digitalizáció első lépése: stabil bérszámfejtési alapok

Az együttműködés a NEXONbér rendszer bevezetésével indult 2012-ben. Erre épültek később azok a fejlesztések, amelyeknek köszönhetően ma már a HR-, bér-, munkaidő- és önkiszolgáló folyamatok egységes rendszerben működnek.

A pandémia felgyorsította az önkiszolgáló HR bevezetését

2020-ban a COVID-járvány új helyzetet teremtett. A vállalat olyan megoldást keresett, amely lehetővé teszi, hogy a munkatársak személyes jelenlét nélkül is hozzáférjenek dokumentumaikhoz, bérjegyzékükhöz és HR-ügyeikhez.
A NEXON_PORT bevezetésével mára gyakorlatilag megszűnt a papíralapú jelenléti ívek, szabadságengedélyek és bérjegyzékek használata. A kezdeti nehézségek után mára az ügyintézők és a dolgozók is megszerették az alkalmazást. Ügyintézői körben a mobilon megjelenő értesítések, a munkavállalóknál a szabadságtervezés a kedvenc funkció.

Valós idejű munkaidő-menedzsment

A következő mérföldkövet a NEXONtime bevezetése jelentette.
Korábban a különböző szervezeti egységek saját táblázatokban vezették a beosztásokat, és nem álltak rendelkezésre naprakész munkaidőadatok. Ma már a vezetők egyetlen felületen látják a műszakbeosztásokat, a szabadságokat, a készenléteket és a munkaidőadatokat, így gyorsabban tudnak reagálni a változásokra.

A rendszer automatikusan támogatja a kapacitásalapú beosztástervezést, miközben az elektronikus munkalap-rendszerrel is valós idejű adatkapcsolatban működik. Ennek köszönhetően csak a ténylegesen beosztott munkatársak jelennek meg az egyes feladatokon, a ledolgozott órák automatikusan átkerülnek a kapcsolódó folyamatokba, programokba  és megszűnt a párhuzamos adminisztráció.
 

A vezetők is nyertek vele

A rendszer bevezetése természetesen tanulási folyamatot is jelentett.
„Kezdetben még az Excel-táblákban bíztak jobban, de az első év végére megfelelő mentorálással megtanulták használni a programot” – fogalmazott Fókás Gábor.
Ma már a vezetők napi szinten használják a riportokat, egyszerűbben tervezik a szabadságokat, gyorsabban döntenek, és folyamatosan naprakész információ áll rendelkezésükre a beosztottaikról.
 

Mérhető üzleti eredmények

A digitalizáció nemcsak egyszerűbbé, hanem hatékonyabbá is tette a HR működését. 

Rövid átfutási idők, automatizált folyamatok és folyamatos jogszabályi megfelelés jellemzi a HR-csapat munkáját.
 

• 80%-kal csökkent a HR és a bérszámfejtés papírfelhasználása;
   

• a fizikai dolgozóknál havonta mintegy 80 munkaóra szabadult fel az adminisztráció csökkenése miatt;
   

• a bérszámfejtési folyamatban 192 munkaóra havi megtakarítást értek el, ami lehetővé tette, hogy egy munkatársat magasabb hozzáadott értékű feladatokra csoportosítsanak át;
   

• jelentősen csökkent a manuális adatkezelés és a hibás adatrögzítés, a havi zárásokhoz valós idejű adatok állnak rendelkezésre, így a bérszámfejtés 2,5-3 nappal lerövidült.
   

Több mint szoftver: hosszú távú partnerség

Fókás Gábor szerint a több mint egy évtizedes együttműködés legfontosabb értéke a kiszámíthatóság, a biztonság és a szakmai támogatás. A projekt sikerének pedig az a titka, hogy mind a megbízó, mind a szolgáltató teljes elkötelezettséget vállaljon.

Most zárult a cégnél a készenléti beosztástervezés automatizálása, ami szintén a tervezhetőséget, az adatok és a bérszámfejtés pontosságát szolgálta. Jelenleg a bértranszparenciához kapcsolódó fejlesztések zajlanak a kompetencia modullal, illetve az egyéb műszaki programokhoz kapcsolódóan az Analytics, mint háttérfolyamatokat segítő modullal. 

A vállalat célja, hogy minden HR-adat elsődleges nyilvántartása a NEXON rendszere legyen, amelyből a többi vállalati alkalmazás is megbízhatóan dolgozhat.
„Az adminisztrációra, különösen a papíralapú adminisztrációra fordított idő ma már elvesztegetett pénz, hatékonyság és munkaerő. Egy korszerű munkaidő-menedzsment rendszer jóval többet jelent, mint a ráfordított költségek. Másik fontos szempont a munkavállalói jólét és információval való ellátottság, amit tud nyújtani a program” - emelte ki Fókás Gábor HR-vezető.

Kiemelendő eredmények