Tájékoztató belső visszaélés-bejelentési rendszerről és Adatkezelési tájékoztató
A NEXON Vállalkozási és Kereskedelmi Kft. (cégjegyzékszáma: 01-09-062647; székhelye: 1138 Budapest, Váci út 185.; a továbbiakban: NEXON) elkötelezett a tisztességre és feddhetetlenségre épülő, etikus üzleti magatartás mellett. Ennek érdekében, valamint a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban Panasztörvény) foglaltak alapján belső visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: Bejelentési Rendszer) működtet.
A Bejelentési Rendszerben a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményeket vagy mulasztásokat, és egyéb visszaéléseket, valamint a NEXON Etikai Kódexében foglaltak megsértését lehet bejelenteni. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a Bejelentési Rendszer elsősorban nem a NEXON által nyújtott termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos panaszok bejelentésére szolgál, az ilyen bejelentések kivizsgálása mellőzésre kerül. Az ilyen bejelentések megtehetők a NEXON ügyfélszolgálati kommunikációs csatornáin, melyek megtalálhatóak a NEXON honlapján (www.nexon.hu).
I. A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDÉSE
1. A NEXON Bejelentési Rendszerét bejelentővédelmi ügyvéd működteti.
A bejelentővédelmi ügyvéd adatai:
Dr. Béni Fülöp Márton egyéni ügyvéd
H-1106 Budapest, Malomárok utca 11., Fszt. 2.(a továbbiakban: Bejelentési Rendszer Működtetője)
2. A bejelentés megtétele
A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést telefonon, levélben vagy emailben lehet megtenni. A bejelentések fogadása az alábbi elérhetőségeken történik:
Telefonon: +36 20 778 9158; munkanapokon 9-15 óráig. A telefonbeszélgetés nem kerül rögzítésre.
Levélben: H-1106 Budapest, Malomárok utca 11., Fszt. 2.
E-mailben: beni.fulop.marton@gmail.com
A szóbeli bejelentésről a Bejelentési Rendszer Működtetője írásbeli jegyzőkönyvet készít, melynek tartalmát a bejelentő vitathatja és módosítását kérheti. Amennyiben a jegyzőkönyv vagy a módosított jegyzőkönyv tartalmát a bejelentő elfogadja, azt írásban a jegyzőkönyv aláírásával és egy példányban a Bejelentési Rendszer Működtetője részére történő átadásával kell megtennie. A Bejelentési Rendszer Működtetője általi kivizsgálásra ennek a jegyzőkönyvnek az átvételét követően kerül sor az 5. pont szerint.
3. A bejelentés tárgya
A Bejelentési Rendszerben a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Miután a NEXON a munkavállalóira a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapított meg, ezek megsértése Bejelentési Rendszerben szintén bejelenthető.
A Bejelentési Rendszer továbbá nem használható azon panaszok vagy közérdekű bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek kivizsgálása tartalmuk szerint valamely hatóság hatáskörébe tartoznak.
4. A bejelentésre jogosult személyek
A bejelentésre jogosult személyek körét teljeskörűen a Panasztörvény 20.§ (2)-(3) bekezdése tartalmazza, amelyek alapján bejelentésre jogosult például a NEXON munkavállalója, volt munkavállalója, tagja, illetve a NEXON-nal szerződéses kapcsolatban álló gazdasági társaság képviselője vagy munkavállalója, a NEXON-nál tevékenységet végző gyakornok, diák és önkéntes, a NEXON-hoz munkavállalás céljából jelentkező természetes személy, akinél a toborzási folyamat már elindult.
5. A bejelentés kivizsgálásának főbb szabályai
5.1 A Bejelentési Rendszer Működtetője a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc (30) naptári napon belül kivizsgálja. E határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A kivizsgálás és tájékoztatás határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három (3) hónapot.
5.2 A bejelentés kivizsgálásának mellőzése
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
5.3 Intézkedések a visszaélések orvoslására
A bejelentés kivizsgálása során a Bejelentési Rendszer Működtetője értékeli a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, majd a bejelentést a NEXON-hoz továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében titoktartásra köteles. A Bejelentési Rendszer Működtetője ezért a bejelentésnek a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg a NEXON-nak, kivéve ha titoktartási kötelezettsége alól a bejelentő előzetesen, írásban felmentést adott. A bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli a Bejelentési Rendszer Működtetője.
A NEXON a Bejelentési Rendszer Működtetője által jelzettek alapján szükség szerint meghozza azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentés szerinti visszaélések orvoslására.
5.4 A bejelentő tájékoztatása
A Bejelentési Rendszer Működtetője a bejelentés megtételét követően hét (7) napon belül írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról.
A Bejelentési Rendszer Működtetője írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentés kivizsgálásának eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről.
A bejelentés kivizsgálása során a Bejelentési Rendszer Működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.
6. A visszaélést bejelentők védelme
A visszaélést bejelentők védelmére a Panasztörvény 41-49.§-ai alkalmazandók. Ezek alapján minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés,
a) amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
b) amelyet a bejelentő jogviszonyával vagy kapcsolatával összefüggésben valósítanak meg,
jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
E bejelentővédelmi jogok csak a jogszerűen megtett bejelentésre vonatkoznak
A bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a NEXON és a Bejelentési Rendszer Működtetője a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli. A Bejelentési Rendszerben kezelt személyes adatok kezelése a NEXON, illetve a Bejelentési Rendszer Működtetője adatkezelési szabályzatai és jelen tájékoztató Adatkezelési tájékoztató részében foglaltak szerint, a Panasztörvény 26-27.§-a és az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679. számú rendelete (GDPR) előírásainak figyelembevételével történik.
A bejelentés kivizsgálásában résztvevő személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a NEXON más szervezeti egységével vagy munkatársával, illetve harmadik felekkel a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben osztják meg.
7. A rosszhiszemű bejelentés következményei
A jóhiszemű bejelentést tévő személlyel szemben nem alkalmazható semmiféle hátrányos megkülönböztetés és nem vonható felelősségre a bejelentés megtételéért.
A rosszhiszemű bejelentőt nem illetik meg a Panasztörvényben írt bejelentővédelmi jogok.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
A bejelentés nem valósíthat meg bűncselekményt, vagy szabálysértést.
A Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény (a továbbiakban: Btk.) szerint a rágalmazás bűncselekményét követi el, aki valakiről más előtt a becsület csorbítására alkalmas tényt állít, híresztel, vagy ilyen tényre közvetlenül utaló kifejezést használ, ezért vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő (lásd Btk. 226.§ és 229.§-át)
A Btk. szerint a becsületsértés bűncselekményét követi el, aki a Btk. 226. §-ban meghatározottakon kívül mással szemben
a) a sértett munkakörének ellátásával, közmegbízatásának teljesítésével vagy közérdekű tevékenységével összefüggésben vagy
b) nagy nyilvánosság előtt
a becsület csorbítására alkalmas kifejezést használ, vagy egyéb ilyen cselekményt követ el, vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő (lásd Btk. 227.§ és 229.§-át)
III. TÁJÉKOZTATÓ A PANASZTÖRVÉNY SZERINTI VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZEREKRŐL ÉS ELJÁRÁSOKRÓL
A Panasztörvényben, illetve kormányrendeletben meghatározott állami és kormányzati szervek elkülönített visszaélés-bejelentési rendszert működtetnek a jogellenes, vagy annak vélt cselekmények és mulasztások, illetve visszaélések bejelentésének fogadására, mely rendszerbe bárki anonim, illetve nem anonim bejelentéssel élhet. Az elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kötelezett szervekre és eljárásukra a Panasztörvény és saját belső szabályzatuk az irányadó.
Adatkezelési tájékoztató
A NEXON a Bejelentési Rendszer működtetése során az alábbiak szerint kezeli a személyes adatokat.
1. Adatkezelő megnevezése
NEXON Kereskedelmi és Vállalkozási Kft. (1138. Budapest, Váci út 185., Adószám: 10245264-2-41, Cégjegyzékszám: Cg. 01-09-062647)
2. Az adatkezelés célja és jogalapja
Az adatkezelés célja: A közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Panasztv.) foglaltak alapján a belső visszaélés-bejelentő rendszerben tett bejelentések kezelése.
Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) a) pontja, vagyis az érintett hozzájárulása, illetve a GDPR 6. cikk (1) c) pontja, vagyis az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése.
Amennyiben a bejelentés tartalma alapján a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény hatálya alá tartozik, a bejelentés anonim módon is megtehető. Ebben az esetben a személyes adatok kezelésére abban az esetben kerül sor, ha a bejelentő személyes adatait önként adta meg. Az adatkezelés jogalapja ebben az esetben a GDPR 6. cikk (1) a) pontja, vagyis az érintett hozzájárulása.
3. Az érintettek köre
Érintettek köre: A bejelentő, illetve amennyiben a bejelentés egy másik természetes személyre vonatkozik, akkor a bejelentésben érintett másik természetes személy, a bejelentésről értesített vagy abban résztvevő vizsgálatra jogosult személy.
4. A kezelt adatok köre
|
Adatkör |
Indoklás |
|
személyazonosító adatok (név, lakcím, születési adatok és anyja neve) |
az érintett egyértelmű azonosíthatóságának biztosítása |
|
kapcsolattartási adatok (postacím/lakcím, emailcím, telefonszám) |
kapcsolattartás biztosítása az érintettel, tájékoztatási kötelezettség teljesítése |
|
egyéb személyes adatok, melyek a vizsgálat során az adatkezelő tudomására jutnak |
a bejelentés kivizsgálásának szabályszerű és teljeskörű lefolytatásának és a megfelelő és indokolt jogkövetkezmény kikényszerítésének biztosítása |
5. A személyes adatok kezelésének ideje
A NEXON a személyes adatokat kizárólag az adott cél és jogalap fennállásáig kezeli, kivéve, ha annak további kezelését hazai vagy Európai Uniós jogszabály továbbra is előírja.
Amennyiben a bejelentés nem megalapozott, vagy ha további intézkedés megtétele nem indokolt, a bejelentéssel és annak kivizsgálásával összefüggő személyes adatok a vizsgálat lezárását követő hatvan (60) napon belül törlésre kerülnek.
A személyes adatokat a bejelentés tárgyától függően a hatályos jogszabályok által előírt ideig, ezek hiányában 5 naptári évig őrizhetők meg. Ezt követően az adatok véglegesen törlésre kerülnek, vagy amennyiben az a Köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény előírásai szerint szükséges, a közlevéltár részére átadja.
6. A személyes adatok címzettjei
A NEXON a bejelentés kezeléséért és a kivizsgálásért felelős saját munkatársai (például ügyvezető igazgató, kivizsgáló személyek) illetve harmadik felek munkatársai (például ügyvédi iroda) számára teszi megismerhetővé.
A NEXON a személyes adatokat jogszabályban meghatározott kötelezettség alapján az abban feljogosított, hatáskörrel és illetékességgel rendelkező személyek, szervezetek, hatóságok részére továbbíthatja, illetve jogviták rendezése céljából továbbíthatja a NEXON jogi képviseletét ellátó ügyvédi irodának.
7. Adatfeldolgozók igénybevétele
A NEXON a Bejelentési rendszer működtetéséhez az alábbi adatfeldolgozót veszi igénybe:
Dr. Béni Fülöp Márton ügyvéd
H-1106 Budapest, Malomárok utca 11., Fszt. 2.
Adatfeldolgozó igénybevételének célja: Bejelentési rendszer működtetése, bejelentések fogadása, kezelése, megválaszolása, kapcsolattartás a bejelentővel és az illetékes állami szervekkel.
8. Az adatkezelés során alkalmazott adatbiztonsági intézkedések
A NEXON a Bejelentési rendszerben fogadott személyes adatokat más adatoktól elkülönítetten és védetten tárolja. Az adatokhoz való hozzáférés korlátozott, annak igénylése dokumentált folyamatban ellenőrzötten és nyomon követhetően történik. A NEXON informatikai rendszerét a tudomány és technika aktuális állásának megfelelő műszaki védelmi megoldásokkal (mint például határvédelmi intézkedések, vírusvédelmi intézkedések, biztonsági monitoring megoldások alkalmazása) és szervezési intézkedésekkel (mint például Adatvédelmi tisztviselő és Információbiztonsági vezető kinevezése, tanúsított ISO 27001 információbiztonsági irányítási rendszer alkalmazása) védi.
A NEXON a 7. pontban nevesített adatfeldolgozótól megköveteli és a személyes adatoknak az adatvédelmi jogszabályokban és a Panasztv-ben előírt védelmét, az ezt biztosító műszaki és szervezési intézkedések bevezetését és fenntartását és vállalja ezért a jogszabályokban meghatározott felelősséget.
9. Az érintett jogai és jogérvényesítési lehetőségei
A NEXON az érintettek számára az alábbi jogokat biztosítja összhangban a GDPR rendelkezéseivel:
- Tájékoztatás
Az érintett jogosult arra, hogy a NEXON-tól vagy a Működtetőtől tájékoztatást kérjen és kapjon arra nézve, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, akkor tájékoztatást kapjon a NEXON illetve a Működtető által kezelt személyes adatairól és az adatkezelést érintő minden releváns információról.
- Adatkezelés korlátozása
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a NEXON illetve a Működtető korlátozza az adatkezelést, amennyiben
- az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát – de csak a pontosság ellenőrzéséhez szükséges ideig;
- az adatkezelés jogellenes, ugyanakkor az érintett ellenzi az adatok törlését és helyette az adatkezelés korlátozását kéri, és ez technikailag biztosítható;
- az érintett jogosan tiltakozik adatainak a NEXON, a Működtető vagy harmadik személy jogos érdekén alapuló kezelése ellen.
A korlátozás ideje alatt a NEXON és a Működtető a személyes adatokat a tároláson kívül más célra nem használja fel.
- Tiltakozás
Az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon személyes adatainak a NEXON, a Működtető, vagy harmadik személy jogos érdekéből történő kezelése ellen. Ebben az esetben a NEXON és a Működtető a személyes adatokat nem kezeli tovább, kivéve, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos érdek indokolja, amely elsőbbséget élvez az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amely valamely jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódik.
- Hozzájárulás visszavonása
Ha a NEXON és a Működtető a személyes adatot az érintett hozzájárulása alapján kezeli, az érintett bármikor visszavonhatja hozzájárulását. Amennyiben az adatkezelésnek nincs más jogalapja, a NEXON és a Működtető az érintett személyes adatot késedelem nélkül törli. Amennyiben a hozzájárulás visszavonása jogkövetkezménnyel jár, erről a NEXON vagy a Működtető az érintettet a hozzájárulás kérését megelőzően részletesen tájékoztatja.
- Helyesbítés
Az érintett kérheti a NEXON és a Működtető által kezelt adatainak helyesbítését vagy kiegészítését. A helyesbítést vagy kiegészítést a NEXON és a Működtető indokolatlan késedelem nélkül elvégzi az általa kezelt adatokon.
- Törlés
Az érintett kérheti a NEXON és a Működtető által kezelt személyes adatainak törlését. A NEXON és a Működtető az adatok végleges és helyreállíthatatlan törlését indokolatlan késedelem nélkül végrehajtja, kivéve, ha az adatkezelés 1. pont szerinti célja és jogalapja még fennáll. A NEXON és a Működtető az adatkezelés céljának és jogalapjának megszűnése esetén a személyes adatokat nem kezeli tovább, azokat véglegesen törli az érintett külön kérése nélkül is.
- Adathordozhatóság
Az érintett kérheti a NEXON és a Működtető által kezelt személyes adatainak tagolt, széles körben használt, géppel olvasható elektronikus formátumban történő kiadását.
A NEXON és Működtető az érintett által benyújtott kérelmet minden esetben megvizsgálja, megteszi a szükséges intézkedéseket, és ezekről, illetve ezek elmaradásának indokairól, valamint a jogorvoslat lehetőségeiről a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül tájékoztatja az érintettet.
Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmét elsődlegesen benyújthatja az adatvedelem@nexon.hu vagy a beni.fulop.marton@gmail.com e-mail címen. A kérelem benyújtható a Bejelentési rendszeren keresztül is írásban.
Az érintett jogérvényesítési lehetőségei:
Jogainak vélelmezett megsértése esetén az érintett panasszal fordulhat a NEXON adatvédelmi tisztviselőjéhez az adatvedelem@nexon.hu e-mail címen, vagy
a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz az alábbi elérhetőségek valamelyikén:
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Tel.: +36 (1) 391-1400, Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: http://naih.hu