Egy munkavállaló érkezésétől a távozásáig rengeteg adat, dokumentum és HR-folyamat keletkezik. Belépési adminisztráció, személyügyi adatok, munkaidő és szabadságok, bérszámfejtés, juttatások, igazolások, jóváhagyások – csak néhány példa azok közül a feladatok közül, amelyek végigkísérik a munkaviszonyt.
Ha ezek kezelése egymástól elkülönülő rendszerekben, Excel-táblákban, e-mailekben vagy papíron történik, a HR-nek jelentős energiát kell fordítania az adatok rögzítésére, ellenőrzésére és továbbítására. Az eHR ennél jóval többet jelent, mint a papíralapú adminisztráció digitális változata: lehetőséget teremt arra, hogy a munkavállalói életút különböző HR-folyamatai egymásra épüljenek.
Nézzük meg a gyakorlatban, hogyan kísérheti végig egy integrált HR-rendszer a munkavállalót az első adminisztratív lépésektől egészen a munkaviszony lezárásáig.
Hogyan indul a munkavállalói életút egy eHR-rendszerben?
Az új munkatárs érkezése rögtön komoly adminisztrációs feladatot jelent a HR számára. Rögzíteni kell a munkavállaló személyes és foglalkoztatási adatait, kezelni kell a szükséges dokumentumokat, valamint biztosítani kell, hogy minden érintett terület rendelkezzen a munkakezdéshez szükséges információkkal.
Hagyományos folyamatok esetén ezek az adatok gyakran több helyre is bekerülnek. Egy adatlapról Excel-táblába, onnan egy személyügyi rendszerbe, majd akár egy újabb alkalmazásba kerülnek át. Ez nemcsak időigényes, hanem az eltérő vagy hibás adatok kockázatát is növeli.
Egy integrált eHR-ben ezzel szemben a munkavállalóhoz kapcsolódó személyügyi információk egy központi nyilvántartás részévé válhatnak. Az itt rögzített adatokra épülhetnek a későbbi HR-folyamatok, így már a munkaviszony kezdetén kialakul az a digitális alap, amely végigkíséri a dolgozót a szervezetben.
A belépéshez kapcsolódó digitális HR-folyamat többek között támogathatja:
- a személyes és foglalkoztatási adatok rögzítését;
- a munkakör és a szervezeti hely kezelését;
- a kapcsolódó dokumentumok nyilvántartását;
- a szükséges feladatok és jóváhagyások követését;
- a további HR- és bérügyi folyamatok előkészítését.
A digitalizáció ezen a ponton tehát elsősorban azt biztosítja, hogy a munkavállalói életút egységes és rendezett adatokkal induljon el.
Mi történik az adatokkal a munkaviszony során?
A munkavállaló adatai a belépés után sem maradnak változatlanok. Módosulhat a lakcíme, bankszámlaszáma, munkaköre, szervezeti helye vagy más, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó információja. Minél nagyobb egy szervezet, annál komolyabb feladat annak biztosítása, hogy ezek a változások minden szükséges helyen megjelenjenek.
Ebben kap fontos szerepet az eHR központi személyügyi nyilvántartása. Ha az adatok kezelése egységes környezetben történik, a HR-nek nem különálló nyilvántartások aktualizálásával kell foglalkoznia.
A digitális megoldások ráadásul magát az adatváltozás folyamatát is egyszerűsíthetik. A munkavállaló például jelezheti a változást az önkiszolgáló felületen, az illetékes HR-munkatárs pedig ellenőrizheti és jóváhagyhatja azt.
Ez lényeges szemléletváltás: az eHR-ben a dolgozó nem csupán egy nyilvántartott személy, hanem aktív résztvevője lehet a saját HR-adatainak kezelésében.
Hogyan válik egyszerűbbé a munkaidő és a szabadság kezelése?
A munkaidő és a távollétek kezelése a HR mindennapi működésének egyik legösszetettebb része lehet. Szabadságigények, beosztások, jelenléti adatok, különböző távollétek és vezetői jóváhagyások követik egymást, miközben az információknak pontosan és időben kell rendelkezésre állniuk.
Papíralapú vagy Excelre épülő működésnél az adatok összegyűjtése és ellenőrzése jelentős manuális munkát igényelhet. A digitális munkaidő-kezelés ezzel szemben lehetővé teszi, hogy a munkavállaló, a vezető és a HR ugyanannak a folyamatnak különböző szereplőjeként dolgozzon.
A gyakorlatban például:
- a munkavállaló digitálisan benyújtja szabadságigényét;
- a vezető megkapja és elbírálja a kérelmet;
- a jóváhagyott távollét megjelenik a kapcsolódó nyilvántartásban;
- az információ a további HR- és bérügyi folyamatokban is felhasználható.
Így nemcsak az ügyintézés gyorsulhat, hanem a vezetők számára is könnyebben áttekinthetővé válhat, hogy egy adott időszakban kik dolgoznak, kik vannak távol, és hogyan tervezhető a rendelkezésre álló kapacitás.
Hogyan kapcsolódhat össze a munkaidő és a bérszámfejtés?
A bérszámfejtés pontosságához számos, a munkaviszony során keletkező információra van szükség. A ledolgozott idő, a távollétek, bizonyos pótlékok és más elszámolási adatok közvetlenül befolyásolhatják a számfejtést.
Ha ezek az információk különböző forrásokból érkeznek, minden számfejtési időszakban szükség lehet az adatok összegyűjtésére, összevezetésére és ellenőrzésére. Az integrált működés egyik gyakorlati előnye éppen ennek a folyamatnak az egyszerűsítése.
| Folyamat | Digitális működés |
|---|---|
| Munkaidő | Munkaidőadatok elektronikus kezelése |
| Távollét | Igénylés, jóváhagyás és nyilvántartás |
| Béradatok | A számfejtéshez szükséges információk kezelése |
| Bérszámfejtés | Automatizmusokkal és ellenőrzésekkel támogatott folyamat |
| Bérjegyzék | Elektronikus hozzáférés a munkavállaló számára |
Az összekapcsoltság jelentősége itt különösen jól látható. Nem önmagában az a cél, hogy a munkaidő vagy a bérszámfejtés digitálisan működjön, hanem az, hogy az egyik folyamatban már rendelkezésre álló információt ne kelljen egy másik folyamat számára újra előállítani.
Mit intézhet önállóan a munkavállaló?
A digitális HR egyik legkézzelfoghatóbb változását maga a dolgozó tapasztalhatja meg. Számos olyan ügy van ugyanis, amelyhez hagyományosan HR-munkatárs segítségére volt szükség, miközben valójában egyszerű információlekérésről vagy szabványos ügyintézésről van szó.
Tipikus példa lehet egy bérjegyzék megkeresése, személyes adat ellenőrzése, távolléti igény kezelése vagy valamely HR-dokumentum elérése.
A munkavállalói önkiszolgáló megoldásokkal ezek egy része közvetlenül elérhetővé válik a dolgozó számára. A NEXON megoldásaiban például elektronikusan kezelhetők személyes adatok és változási kérelmek, HR-nyomtatványok, bérjegyzékek, cafeteria-információk, jelenléti ívek és távollétek.
Ennek jelentősége túlmutat a kényelmen. Ha a munkatársak a rutinszerű HR-ügyek egy részét önállóan intézhetik, a HR-re kevesebb olyan megkeresés jut, amely nem igényel valódi szakmai közreműködést.
A munkavállaló pedig gyorsabban juthat hozzá ahhoz, amire szüksége van – akár anélkül, hogy e-mailt kellene írnia vagy meg kellene várnia a HR válaszát.
Hogyan működhetnek a HR-folyamatok automatizáltan?
A digitalizáció következő szintjét az jelenti, amikor már nemcsak az adatok és dokumentumok kerülnek elektronikus rendszerbe, hanem maga a munkafolyamat is digitálisan vezérelt.
Vegyünk egy olyan HR-ügyet, amely több résztvevőt érint. A munkavállaló elindít egy kérelmet, amelyet először a közvetlen vezetőnek, majd egy HR-munkatársnak kell jóváhagynia. E-mailes ügyintézésnél könnyen elveszhet, hogy kinél tart a folyamat, kinek kell még intézkednie, vagy mikor történt az utolsó lépés.
Egy workflow-alapú rendszer ezzel szemben előre meghatározott folyamaton vezetheti végig az érintetteket. A feladat a megfelelő személyhez kerül, a státusz követhető, a szükséges lépések pedig visszakereshetők.
Az automatizáció különösen hasznos lehet olyan folyamatoknál, amelyek:
- rendszeresen ismétlődnek;
- több szereplő közreműködését igénylik;
- jóváhagyási lépéseket tartalmaznak;
- meghatározott sorrend szerint működnek;
- határidőhöz kötöttek.
A HR számára ez nemcsak időmegtakarítást jelenthet. Egy szabályozott workflow abban is segít, hogy ugyanaz a folyamat ne minden alkalommal más módon történjen meg.
Mire használhatók a munkavállalói életút során keletkező HR-adatok?
A munkavállalói életút során folyamatosan keletkeznek adatok: létszámról, szervezeti struktúráról, munkaidőről, távollétekről, bérekről és számos más HR-területről.
Önmagában azonban attól, hogy egy szervezet sok adatot tárol, még nem válik adatvezéreltté. Ehhez az információknak értelmezhető és a döntéshozók számára használható formában kell rendelkezésre állniuk.
Ebben segíthetnek a HR-dashboardok, riportok és analitikai funkciók. A HR és a vezetők így nem kizárólag egyedi munkavállalói ügyeket kezelhetnek, hanem összesített képet is kaphatnak a szervezet működéséről.
A digitális HR-adatok például támogathatják:
- a létszám alakulásának követését;
- a munkaidővel és távollétekkel kapcsolatos elemzéseket;
- a bérgazdálkodást;
- a szervezeti adatok vizsgálatát;
- a vezetői riportok elkészítését.
Ezen a ponton válik az eHR igazán stratégiai eszközzé: a napi HR-működés során keletkező információkból vezetői döntéseket támogató tudás lehet.
Hogyan zárható le digitálisan a munkavállalói életút?
A munkaviszony megszűnése újabb adminisztratív folyamatokat indít el. A kilépéshez kapcsolódó személyügyi és bérügyi feladatokat el kell végezni, dokumentumokat kell kezelni, és több szervezeti szereplőnek is lehet teendője.
Ha a munkavállaló teljes HR-életútja digitális rendszerben zajlott, a kilépés sem egy elszigetelt adminisztratív esemény. A szükséges adatok már rendelkezésre állnak, a kapcsolódó feladatok pedig szabályozott folyamatba rendezhetők.
Ez különösen nagyobb szervezetekben jelenthet előnyt, ahol folyamatosan történnek belépések, munkakör- vagy szervezeti változások és kilépések. A HR-nek így nem minden esetben nulláról kell felépítenie az adminisztrációt, hanem egy korábban kialakított folyamatot követhet.
Ezzel pedig bezárul a digitális munkavállalói életút: ugyanaz a rendszer, amely a belépéskor létrehozta a munkavállaló HR-adatainak alapját, a munkaviszony teljes időtartama alatt támogatja a kapcsolódó folyamatokat.
Mit jelent mindez a HR mindennapi működésében?
Az eHR értéke nem egyetlen funkcióban rejlik. Egy szabadságigény digitalizálása önmagában kényelmesebb ügyintézést jelent. Egy elektronikus bérjegyzék csökkentheti a HR-re érkező kérések számát. Egy automatizált workflow pedig gyorsíthat egy jóváhagyási folyamatot.
Az igazi változás akkor következik be, amikor ezek már nem különálló digitális megoldásokként működnek.
A NEXON eHR hat egymáshoz kapcsolódó területen támogatja ezt a működést:
- HR-központ: személyügyi nyilvántartás és szervezetmenedzsment;
- Bér és juttatások: bérszámfejtési és kapcsolódó folyamatok;
- Munkaidő-nyilvántartás: munkaidőadatok és távollétek kezelése;
- Munkavállalói élmény: dolgozói és vezetői önkiszolgáló funkciók;
- Automatizáció és folyamatok: szabályozott, nyomon követhető HR-workflow-k;
- Analitika és kontrolling: dashboardok, riportok és vezetői döntéstámogatás.
Így az eHR nem egyszerűen egy HR-szoftver a sok közül, hanem olyan digitális környezetet teremthet, amelyben a munkavállaló, a HR és a vezető ugyanannak a folyamatnak más-más szereplőjeként dolgozik.
A munkavállaló egyszerűbben intézheti saját HR-ügyeit. A vezető gyorsabban kezelheti a hozzá tartozó jóváhagyásokat és információkat. A HR pedig az adminisztratív feladatok helyett egyre több figyelmet fordíthat azokra a területekre, ahol valóban szükség van a szakértelmére.
A teljes munkavállalói életút digitalizációjának ezért nem az a legfontosabb eredménye, hogy eltűnik a papír. Hanem az, hogy a HR-folyamatok a belépéstől a kilépésig egy összefüggő rendszer részeivé válnak.
GYIK – Gyakran ismételt kérdések az eHR-ről
Mi az az eHR?
Az eHR olyan digitális HR-rendszer, amely egy környezetben támogathatja a munkavállalókhoz kapcsolódó személyügyi, munkaidő-, bérügyi, önkiszolgáló, workflow- és analitikai folyamatokat.
Mit jelent a munkavállalói életút digitalizációja?
A munkavállalói életút digitalizációja azt jelenti, hogy a belépéstől a munkaviszony során történő HR-ügyintézésen át a kilépésig digitális megoldások támogatják az egyes folyamatokat és az információk kezelését.
Mit intézhet a munkavállaló egy önkiszolgáló HR-rendszerben?
A rendszer funkcionalitásától függően többek között saját adatainak megtekintését és módosításának kezdeményezését, távolléti ügyeket, bérjegyzékek és egyéb HR-dokumentumok elérését.
Mire használható a HR-workflow?
A HR-workflow segítségével több lépésből és több résztvevőből álló folyamatok alakíthatók ki. A rendszer végigvezetheti az érintetteket a szükséges feladatokon, miközben a folyamat állapota nyomon követhető marad.
Hogyan segíti az eHR a vezetői döntéshozatalt?
A rendszerben rendelkezésre álló HR-adatokból riportok, dashboardok és elemzések készíthetők, amelyek aktuálisabb képet adhatnak például a létszámról, a munkaidőről, a távollétekről vagy a bérgazdálkodásról.
Miért előnyös egy integrált eHR-rendszer?
Mert a különböző HR-folyamatok ugyanarra az adatbázisra és egymással összekapcsolt funkciókra épülhetnek. Így csökkenthető a különálló rendszerek közötti manuális adatmozgatás, miközben a munkavállalói életút egyes állomásai egymásra épülhetnek.
Share Everywhere
