Félévzárás a HR-ben: 7 terület, amelyre érdemes júliusban ránézni

Mire is érdemes pontosan ránézni?

Mutatunk 7 olyan kulcsterületet, amit fuss végig, hogy rendezd az első félév sorait és felkészülten vágj bele a másodikba HR viszonylatban annak érdekében, hogy proaktívan támogasd a szervezeti működést.

1. Létszám és fluktuáció: valóban ott van a probléma, ahol gondoljuk?

A fluktuáció szinte minden HR-dashboard egyik alapeleme. Mégis gyakran előfordul, hogy a számok önmagukban keveset mondanak.

Egy 12%-os fluktuáció például lehet teljesen kezelhető, de lehet komoly üzleti kockázat is - attól függően, hogy kik, honnan és miért távoztak.

Júliusban érdemes nemcsak az összesített számokat nézni, hanem mélyebbre menni.

Vizsgáljuk meg például:

• hogyan alakult a tény headcount a tervezetthez képest az első félévben,
• mely területeken nőtt vagy csökkent a létszám,
• hol volt magasabb a kilépések aránya,
• milyen arányban történt önkéntes vagy nem önkéntes távozás,
• mely csapatokat érintette leginkább a fluktuáció.

Kiemelten fontos figyelni a próbaidő alatti kilépésekre is. Ha egy szervezetnél sok az első 3-6 hónapban távozó munkavállaló, az onboarding, a vezetői működés vagy akár a recruitment minőségének problémájára is utalhat.

Sok információval szolgálhatnak az exit interjúk is, ha azok a szervezeti működésben beépítettek. Érdemes ezekbe is mélyebben belenézni és átfogóan elemezni, csoportosítani a távozók visszajelzéseit és mindenképp megvizsgálni a felmerült problémákat.

Fluktuáció van, volt és lesz, a kérdés, hogy van-e mögötte felismerhető minta.

2. Toborzási folyamatok és kiválasztás: mely csatornák működnek hatékonyan?

Sok vállalatnál általában szeptembertől pörög fel újra a toborzás-kiválasztás. Ezért a nyár ideális időszak annak felmérésére, mennyire hatékonyak jelenleg a toborzási folyamatok.

A legtöbb szervezet méri a time-to-fill mutatót – azaz, hogy meghirdetéstől számítva mennyi idő jutnak el egy elfogadott ajánlatig -, de önmagában ez nem ad teljes képet.

Érdemes egyszerre több KPI-t vizsgálni:

• time-to-fill,
• time-to-hire,
• cost-per-hire,
• ajánlat elfogadási ráta
• forrás hatékonyság.

Egyre fontosabb kérdés, hogy mely csatornák hozzák valóban a megfelelő jelölteket. Hiszen lehet, hogy egy állásportál sok jelentkezőt hoz, de minőségük nem erős. Eközben a referral program kevesebb jelentkezést generál, mégis jobb a megtartás és gyorsabb a kiválasztás.

A másik kritikus pont a recruitment funnel-szűkülés. Hol veszítjük el a legtöbb jelöltet?

• jelentkezés után,
• első interjú után,
• ajánlati szakaszban?

Ez pontosan megmutatja, hol kell optimalizálni a folyamatokat. Itt sok esetben elengedhetetlen a hiring managerek edukációja is - meghatározó szerepük van a folyamatban, fontos, hogy megfelelő készségekkel és háttér tudással rendelkezzenek a toborzási folyamat ás eszköztár kapcsán, valamint az, hogy bízzanak a melléjük kijelölt szakértő recruiter kompetenciáiban.

A toborzási folyamatok fejlesztésének alapja nem a több adat gyűjtése, hanem az, hogy a meglévő információkból olyan következtetéseket vonjunk le, amelyek valódi döntéseket támogatnak.

3. Bérstruktúra és kompenzáció: mennyire felkészült a szervezet?

Kevés HR-téma olyan érzékeny és stratégiai jelentőségű jelenleg, mint a bérezés.

A növekvő bérigények, a munkaerőpiaci nyomás és az éppen kifejezetten aktuális téma, a bértranszparencia erősödése miatt a kompenzációs struktúrák felülvizsgálata már nem halogatható.

Ez a júliusi féléves checkpoint kiváló alkalom arra, hogy a szervezetek átnézzék:

• a belső bérarányokat, esetleges bértorlódásokat,
• a piaci benchmarkokhoz való viszonyt,
• a kritikus pozíciók bérversenyképességét.

Különösen fontos kérdés: mennyire objektív és következetes a bérdöntési rendszer?

A bértranszparencia szempontjából érdemes feltenni néhány alapvető kérdést:
•    Egyértelműek a munkaköri kategóriák?
•    Léteznek definiált grade-ek vagy pozíció/szenioritási szintek?
•    Dokumentáltak a kompenzációs döntések?
•    Könnyen megmagyarázhatók a bérkülönbségek?
A szervezetek jelentős része itt még komoly felkészülés előtt áll. A felkészülés első lépése nem feltétlenül egy új rendszer bevezetése, hanem annak megértése, hogy jelenleg milyen elvek alapján születnek a bérdöntések, és ezek mennyire következetesek a szervezeten belül.

4. Munkaügyi compliance: hol vannak rejtett kockázatok?

A HR működésének egyik legnagyobb, mégis gyakran alulértékelt kockázati területe a compliance.
Sok szervezetnél a napi működés során kialakulhatnak kisebb adminisztratív hiányosságok, elmaradások, amelyek hosszú ideig láthatatlanok maradhatnak, viszont egy audit vagy egy hatósági ellenőrzés során azonban ezek komoly problémát jelenthetnek.
Ezért a júliusi checkpoint során érdemes átfutni:

• a munkaidő-nyilvántartásokat,
• a túlórakezelést,
• a szabadságállományokat,
• a munkaszerződés módosításokat és egyéb dokumentációkat,

A szabadságok kiadása-kivétele az év második felében különösen hot-topic - hiszen, ha nagy mennyiségű bennmaradt  szabadság halmozódik fel, az nemcsak adminisztratív, hanem üzleti kockázat is. Már ilyenkor célszerű tudatos belső kommunikációval is hangsúlyozni a szabadságok időben történő megtervezésének fontosságát. 
Azok a szervezetek tudnak hatékonyan működni, ahol a HR-adminisztráció nem manuális tűzoltásból áll, hanem jól szabályozott, hatékony és digitálisan támogatott folyamatokra épül.

5. Teljesítménymenedzsment: van valódi visszajelzési kultúra?

Sok vállalatnál a performance management rendszer papíron jól néz ki. Vannak célok, értékelőlapok, formális review ciklusok. A kérdés inkább az, hogy ezek valóban működnek-e.

Július folyamán érdemes megnézni:

• megtörténtek-e a féléves review-k,
• naprakészek-e a célok,
• kapnak-e a kollégák rendszeres visszajelzést,
• mennyire következetes a vezetői értékelés.

Az egyik leggyakoribb probléma, hogy a teljesítmény menedzsment egy szimpla adminisztratív folyamattá válik. A vezetők kitöltik a kötelező dokumentációt, de valódi egyeztetések és visszajelzések nem történnek.

Pedig a jó teljesítménymenedzsment egyik legerősebb hatása nem a riportokban, hanem a mindennapi működésben jelenik meg:

• jobb fókusz,
• tisztább elvárások,
• gyorsabb fejlődés,
• erősebb megtartás.

6. Employee engagement: mit jeleznek valójában a munkavállalói visszajelzések?

A munkavállalói élmény ma már közvetlen üzleti hatással bír. Az alacsony elkötelezettség nemcsak a munkavállalói motivációban és teljesítményben jelenik meg, hanem hosszabb távon a megtartásra, a fluktuációra és végső soron a szervezeti működés stabilitására is hatással lehet.

A félévzárás jó alkalom arra, hogy a HR újraértékelje a legfontosabb engagement indikátorokat.

Érdemes vizsgálni függetlenül attól, milyen módszertant használunk az elkötelezettség mérésére:

• a korábbi felmérések eredményeire épülő akcióterveket, azoknak megvalósulását
• organikus munkavállalói visszajelzésekre tett intézkedések eredményeit
• pulse survey eredményeket,
• eNPS mutatókat,
• wellbeing programok hatékonyságát.

A számok mögé itt is érdemes benézni. Nemcsak az a fontos, hogy romlott-e vagy javult-e egy mutató. Sokkal fontosabb kérdés, hogy miért.

• A céges eredményeket tovább bontva, mely területeken csökkent az elköteleződés?
• Milyen vezetői vagy szervezeti tényezők állhatnak a háttérben?
• Mik azok a jóllétet vagy más elkötelezettségre ható tényezők, amik működnek és értékelik a kollégák és mik azok, amiken változtatni kell?

Eredményeket mérni egy dolog – viszont értelmezni és beavatkozási pontokat is szükséges azonosítani.

7. HR-rendszerek és adatok: mennyire támogatja a technológia a döntéseket?

Ez az a terület, ahol a különbség a reaktív és a stratégiai HR között a leglátványosabban megmutatkozik. A legtöbb esetben a manuális riportok Excel-táblákból összegyűjtött adatok alapján készülnek. Ez nemcsak lassú, hanem rendkívül erőforrás-igényes is.

A félévzáráskor érdemes feltenni néhány kritikus kérdést:

• Mennyire tiszták a HR-adatok?
• Milyen gyorsan készülnek el a riportok?
• Mely folyamatok túl manuálisak?
• Hol vannak párhuzamos adatkezelések?
• Valóban támogatja a technológia a döntéshozatalt?

A technológia nem old meg mindent, de a megfelelő integrációja és használata, jelentősen hatékonyabbá és pontosabbá tud tenni adminisztratív és riportálási folyamatokat. Érdemes körbe nézni a piacon, hogy milyen elérhető lehetőségek vannak, ami egy következő lépcső lehet a szervezetet érintő folyamatok mozgatójaként.

A félévzárás több, mint adminisztratív checkpoint

A júliusi lassulás legyen most a Te lépés előnyöd: az első félév tapasztalatai már jól kirajzolódnak, de a második félév fontos történései – új toborzási hullám, a jövő évi létszám-, budget- és bértervezés, valamint az év végi HR ciklus, stb - még előtted.

Kezeld ezt az időszakot ellenőrzőpontként, vizsgálj meg minden fent felsorolt aspektust, ne csak az egyértelműen kiolvasható számok szintjén, hanem menj lejjebb és keresd az összefüggéseket, milyen fejlesztendő területek válnak láthatóvá ezáltal, ami felett a napi operatív működésben elszaladsz.

A legfontosabb kérdés ugyanis nem az, hogy rendelkezésre állnak-e az adatok - a legtöbb szervezetnél meg vannak ezek. 
Sokkal inkább az, hogy 

• értelmezzük ezeket? 
• foglalkozunk-e velük stratégiai szinten?
• születnek-e belőlük döntések?

Hiszen valódi értéket nem önmagukban a riportok vagy a mutatószámok adják, hanem az, ha ezek alapján képesek vagyunk időben felismerni a mintázatokat és megfelelő lépéseket tenni. Egy növekvő fluktuáció, egy lassuló kiválasztási folyamat vagy egy romló elkötelezettségi mutató nem csupán egy szám a dashboardon – mindegyik egy szervezeti jelzés, amely mögött okok és beavatkozási lehetőségek húzódnak meg.

Így, ha most rászánod az időt, a második félévben már nem csak reagálni fogsz a kihívásokra, hanem felkészültebben, adatokra építve tudod támogatni a szervezet működését.
 

GYIK - Gyakran Ismételt Kérdések

Miért érdemes a HR-ben féléves felülvizsgálatot tartani?

A HR félévzárás lehetőséget ad arra, hogy a szervezet ne csak az elmúlt időszak eredményeit értékelje, hanem időben felismerje a fejlesztendő területeket is. A HR mutatók, például a fluktuáció, a toborzási eredmények vagy a munkavállalói visszajelzések elemzése segíthet abban, hogy a második félévre megalapozott döntések szülessenek.

Milyen HR területeket érdemes júliusban átnézni?

A félévzárás során érdemes áttekinteni többek között a létszám- és fluktuációs adatokat, a toborzási folyamatok hatékonyságát, a bérstruktúrát, a munkaügyi megfelelést, a teljesítménymenedzsmentet, a munkavállalói elkötelezettséget és a HR-rendszerek működését.

Milyen HR mutatókat érdemes vizsgálni a félévzárás során?/h3>

A legfontosabb HR KPI-k közé tartozhat a fluktuációs ráta, a létszám alakulása, a time-to-hire és time-to-fill mutató, a toborzási csatornák hatékonysága, az ajánlatelfogadási arány, a munkavállalói elégedettségi mutatók, valamint a HR folyamatok adminisztratív hatékonysága.

Miért fontos a bérstruktúra felülvizsgálata a HR félévzáráskor?

A bérstruktúra rendszeres áttekintése segít felismerni az esetleges bértorlódásokat, a belső aránytalanságokat és a piaci versenyképességi problémákat. A bértranszparencia erősödése miatt egyre fontosabb, hogy a szervezetek átlátható, következetes és jól indokolható bérdöntési folyamatokkal rendelkezzenek.

Hogyan segíthetik a HR-rendszerek a hatékonyabb döntéshozatalt?

A megfelelő HR-rendszerek és digitális megoldások támogatják az adatok pontos kezelését, a gyorsabb riportálást és az összefüggések felismerését. Így a HR nemcsak adminisztratív feladatokat kezel hatékonyabban, hanem megalapozottabb döntésekkel tudja támogatni a szervezet működését.

Mi a különbség a HR riportálás és az adatvezérelt HR működés között?

A HR riportálás elsősorban azt mutatja meg, hogy mi történt a szervezetben, például hogyan alakult a létszám vagy a fluktuáció. Az adatvezérelt HR ennél tovább megy: az adatok elemzésével feltárja az okokat, összefüggéseket keres, és ezek alapján konkrét intézkedéseket támogat.