A bérszámfejtés kiszervezése komoly döntés egy vállalat életében. A megfelelő outsourcing-szolgáltató kiválasztása azonban csak az első lépés: ezt követi, a folyamatok felmérése, amely során a szolgáltató megismeri a vállalat működését. Utána a megbízó és a szolgáltató közösen rögzít minden feladatot, a határidőket, felelősségeket és ellenőrzési pontokat a szolgáltatói szerződésben (SLAban), ami az outsourcing-szolgáltatás alfája és ómegája. Ezután következhet, hogy a szolgáltató átveszi a szükséges adatokat és folyamatokat, kialakítja az együttműködés rendjét és elindul az éles szolgáltatás.
De mennyi feladattal jár mindez a vállalat számára? Mennyi ideig tart az átállás, mit érdemes rögzíteni az SLA-ban, és hogyan biztosítható, hogy közben a bérszámfejtés zavartalan maradjon? Mutatjuk, mire érdemes felkészülni.
Hogyan kezdődik a bérszámfejtés kiszervezése?
A sikeres átállás alapja az alapos előkészítés. A szolgáltatónak meg kell ismernie a vállalat bérszámfejtési, társadalombiztosítási és munkaügyi folyamatait, az alkalmazott szabályokat és azokat a sajátosságokat, amelyek befolyásolják a havi számfejtést.
Ebben a szakaszban jellemzően megtörténik:
- a jelenlegi folyamatok és feladatok felmérése;
- a szükséges adatok és dokumentumok meghatározása;
- a felelősségi körök tisztázása;
- az adatátadás és az esetleges rendszerintegráció megtervezése;
- a kapcsolattartás és a havi működés rendjének kialakítása;
- az átállás ütemezése.
Minél részletesebb az előkészítés, annál gördülékenyebb lehet maga az átállás.
Miért kulcsfontosságú az SLA megkötése?
A bérszámfejtési outsourcing egyik meghatározó lépése a szolgáltatási szint megállapodás, vagyis az SLA (Service Level Agreement) kialakítása. Ez teremti meg a későbbi együttműködés egyértelmű és számonkérhető kereteit.
Az SLA-ban rögzíthetők többek között:
- a szolgáltatás pontos tartalma és a feladatmegosztás;
- az ügyfél és a szolgáltató felelősségi körei;
- az adatátadás és a feldolgozás határidői;
- a havi bérszámfejtési folyamat fontos mérföldkövei;
- az ellenőrzési és jóváhagyási pontok;
- a kapcsolattartás és az esetleges eszkaláció rendje;
- a szolgáltatással szembeni minőségi elvárások;
- a szolgáltató által vállalt szolgáltatási szintek és teljesítési feltételek.
A jól kialakított SLA tehát jóval több egy adminisztratív dokumentumnál: kiszámíthatóvá teszi a napi együttműködést, egyértelművé teszi a felelősségeket és mérhetővé a szolgáltatás minőségét. Mindkét fél pontosan tudja, mikor mit kell teljesítenie, hol vannak az ellenőrzési pontok, és milyen minőségi elvárásoknak kell megfelelni.
A NEXON outsourcing-szolgáltatásánál az SLA-ban rögzített működési keretek is hozzájárulnak ahhoz, hogy ügyfeleink tervezhető, kontrollált szolgáltatásra és pontosan meghatározott vállalásokra számíthassanak.
Mi történik az adatok és folyamatok átadásakor?
A bérszámfejtés kiszervezése során biztosítani kell, hogy minden, a pontos számfejtéshez szükséges információ megfelelő formában és minőségben rendelkezésre álljon.
A folyamat része lehet a törzsadatok, korábbi számfejtési információk és munkaügyi adatok átadása, valamint a kapcsolódó rendszerek és adatkapcsolatok kialakítása. Fontos annak meghatározása is, hogy a jövőben milyen adatok, milyen rendszerességgel és milyen csatornán érkeznek a szolgáltatóhoz.
A NEXON saját fejlesztésű eHR-rendszerével végzi outsourcing-szolgáltatását, ami biztonságos, naprakész hátteret jelent. A rendszer ugyanakkor rugalmas integrációt biztosít a vállalat meglévő rendszereihez. Ez különösen fontos lehet azoknál a szervezeteknél, ahol külső HR- vagy vállalatirányítási rendszerrel kell adatokat cserélni.
Hogyan biztosítható a zökkenőmentes átállás?
Az egyik legfontosabb kérdés természetesen az, hogy az átállás alatt is minden munkavállaló időben és pontosan megkapja-e a fizetését. Éppen ezért egy jól felépített outsourcing-projektben az éles indulást ellenőrzési és tesztelési lépések előzik meg.
| Szakasz | Mi történik? | Mi a cél? |
|---|---|---|
| Felmérés | Folyamatok és igények megismerése | Pontos szolgáltatási modell |
| SLA kialakítása | Határidők, felelősségek, kontrollpontok és minőségi vállalások rögzítése | Egyértelmű együttműködési keretek |
| Előkészítés | Adatok és feladatok rendezése | Biztonságos átadás |
| Rendszerkapcsolatok | Adatáramlás és integráció kialakítása | Hatékony működés |
| Kommunikációs csatorna | Ügyfél és szolgáltató közötti kommunikációs felület kialakítása | Védett adatcsere és kommunikáció |
| Ellenőrzés | Adatok és eredmények validálása | Hibák kiszűrése |
| Éles indulás | A szolgáltatás elindítása | Folyamatos bérszámfejtés |
Az átállás pontos menete és időigénye természetesen függ a vállalat méretétől, a munkavállalók számától, a bérszámfejtési folyamatok összetettségétől és a kapcsolódó rendszerektől.
Mi változik az éles indulás után?
A bérszámfejtés kiszervezésével a feladat nem egyszerűen „kikerül” a vállalattól. Inkább a szerepek változnak meg.
A belső HR-csapat továbbra is biztosítja a számfejtéshez szükséges vállalati információkat, a szolgáltató pedig átveszi a szerződésben és az SLA-ban meghatározott szakmai és adminisztratív folyamatokat. A napi együttműködés így előre rögzített felelősségi körök, határidők, ellenőrzési pontok és szolgáltatási vállalások mentén történik.
A NEXON outsourcing szolgáltatásában vállalatához rendelt, dedikált bérügyviteli munkatárs, TB-kifizetőhely esetén pedig dedikált TB-számfejtő támogatja a működést. A szolgáltatás hátterét folyamatosan képzett szakemberek és saját fejlesztésű, piacvezető szoftver biztosítja.
Az ügyfelek és a NEXON közötti biztonságos adatcserét és kommunikációt a NEXONline, egy kétirányú, védett kommunikációs portál biztosítja. Kiemelt adatbiztonság mellett a felület támogatja a számfejtési folyamat helyes és transzparens működtetését, követését.
A kiszervezett működéshez munkavállalói önkiszolgáló megoldások is kapcsolódhatnak, például e-bérjegyzék, elektronikus aláírás, valamint munkaidő- és távolléttervezés.
Mit nyer a vállalat a sikeres átállás után?
A bérszámfejtési outsourcing valódi előnyei az éles működés során válnak igazán láthatóvá. A vállalatnak nem kell saját erőforrásból kezelnie minden kapacitásproblémát, helyettesítést vagy szakmai kihívást, miközben az SLA-nak köszönhetően a szolgáltatás működése, határidői és minőségi elvárásai is előre meghatározottak.
A NEXON outsourcing-szolgáltatása rugalmasan skálázható: az erőforrások a vállalat méretéhez, valamint a feladatok mennyiségéhez és összetettségéhez igazíthatók. Ügyfélkörünkben a kisvállalkozásoktól a több ezer főt foglalkoztató multinacionális vállalatokig számos iparág képviselteti magát.
Évente csaknem 1 millió bérjegyzéket készítünk, auditált folyamatokkal dolgozunk, és 700 millió forintos felelősségbiztosítással rendelkezünk.
A kiszervezés eredménye így nem pusztán kevesebb adminisztráció lehet. A cél egy kiszámítható, mérhető, biztonságos és rugalmasan működtethető bérügyviteli folyamat, amely mellett a belső HR több figyelmet fordíthat a vállalat stratégiai feladataira.
GYIK – Gyakran Ismételt Kérdések
Mi az SLA a bérszámfejtési outsourcingban?
Az SLA (Service Level Agreement) a szolgáltatás működésének részletes kereteit rögzíti. Meghatározza többek között a feladatokat, felelősségeket, határidőket, ellenőrzési pontokat, minőségi elvárásokat és szolgáltatói vállalásokat.
Mennyi idő alatt lehet kiszervezni a bérszámfejtést?
Az átállás időigénye a vállalat méretétől, a munkavállalói létszámtól, a folyamatok összetettségétől, az átadandó adatoktól és a szükséges rendszerintegrációktól is függ.
Milyen adatokat kell átadni a szolgáltatónak?
A szolgáltatónak minden olyan munkavállalói, bér-, TB- és munkaügyi adatra szüksége van, amely a vállalt feladatok pontos ellátásához szükséges. A konkrét adatkört az átállás előkészítése során határozzák meg.
Leállással jár a bérszámfejtés kiszervezése?
A megfelelően előkészített átállás célja éppen az, hogy az outsourcing-szolgáltatás elindítása mellett a bérszámfejtés folyamatossága megmaradjon.
Integrálható a kiszervezett bérszámfejtés a meglévő rendszereinkkel?
Igen. A NEXON biztosítani tudja a bérszámfejtési tevékenység integrációját a vállalat meglévő rendszereihez.
Mi történik az átállás után a belső HR-csapattal?
A HR továbbra is fontos szerepet tölt be az adatok és vállalati információk biztosításában, ugyanakkor a kiszervezett operatív feladatok helyett nagyobb figyelmet fordíthat az üzleti és stratégiai HR-tevékenységekre.
Share Everywhere
