NEXONtime: modern munkaidő- és szabadságkezelés HR-eseknek és vezetőknek

Nyáron szinte minden HR-es és vezető ugyanazzal a kérdéssel szembesül: hogyan biztosítható, hogy a munkavállalók valóban kipihenjék magukat, miközben a cég működése zökkenőmentes marad? Andor László, a NEXON senior üzleti elemzője szerint ez papíralapú vagy Excel-táblázatra épülő nyilvántartással rendkívül nehéz feladat - és pontosan ez az a pont, ahol egy digitális megoldás, mint a NEXONtime, valódi különbséget jelent.

Ebben a cikkben Andor László szakmai tapasztalatai alapján bemutatjuk, milyen kihívásokkal küzdenek ma a vállalatok a szabadságolás és a munkaidő-nyilvántartás terén, milyen hibákat érdemes elkerülni, és hogyan segíti a NEXONtime rendszer a HR-t, a vezetőket és nem utolsó sorban a dolgozókat a mindennapi működésben.

Mi jelenti a legnagyobb nyári kihívást a HR és a vezetők számára?

Andor László szerint nyáron a szabadságolások dömpingje jelenti a legnagyobb kihívást. A HR-nek és a vezetőknek úgy kell megtervezniük a szabadságok kiadását, hogy a munkavállalók megfelelően pihenhessenek- köztük a jogszabályban előírt, egybefüggő 14 napos pihenőt -, hogy közben a cég működése és azon belül az egyes csapatok is biztosítottak maradjanak. A helyettesítések megszervezése és a kompetenciák hiányának elkerülése manuális rendszerekkel rendkívül komplikált lehet, a NEXONtime távollét tervezőjében viszont ez könnyen nyomon követhető, és azon belül az egyes csapatok hiányának elkerülése is egyszerűbbé válik.

A munkaidő- és szabadságkezelés leggyakoribb hibái 

A vállalatok még ma is gyakran hibáznak, amikor Excel- vagy papíralapú folyamatokra támaszkodnak. Andor László kiemelte, hogy az egyik legnagyobb hiba a szabadságok pénzbeli megváltása, a mellett, hogy csak nagyon korlátozott esetben alkalmazható törvényesen, de még gátolja a munkavállalók tényleges feltöltődését. Megfelelő digitális eszköz nélkül a cégek könnyen belefuthatnak abba, hogy nem marad elég ember a feladatokra, vagy ami szintén gyakori eset, hogy elmarad, vagy nagyon eltolódik az év végére a szabadságok kiadása - ez pedig komoly munkaügyi büntetésekhez is vezethet.

Miben nyújt többet a NEXONtime, mint egy Excel-táblázat?

A NEXONtime rendszere több ponton is jelentős előnyt kínál az Excel-táblázatokkal szemben:
   

• Átláthatóság és tervezhetőség: a vezetők valós időben látják a beosztottjaik tervezett távolléteit, ami megkönnyíti az engedélyeztetést és a többi dolgozó beosztását, vagy otthoni munkavégzés igényét. A dolgozók folyamatosan, naprakészen látják a már kivett, a betervezett, és a még tervezhető szabadságukat az egész évre vonatkozóan. Így könnyen be tudják osztani azokat. Illetve már a dolgozók is látják a közvetlen kollégák korábbi igényeit, és ehhez hozz tudják igazítani a saját tervüket. Mivel a tervezés akár otthonról, akár mobil applikációból is elérhető, akár a családdal együtt is megtervezhető, nem kell köröket futni.
• Automatizált folyamatok: a rendszer pontosan nyomon követi az igényléseket, jóváhagyásokat és visszavonásokat, ami Excelben szinte átláthatatlan.
• Értesítések: a NEXONtime automatikus e-mailekkel figyelmezteti a vezetőket a függőben lévő kérésekre vagy a mobil applikációban is.
• Adatbiztonság: a digitális megoldás jelszavas védelemmel és beléptető rendszerrel biztosítja az adatok sérthetetlenségét, szemben a könnyen módosítható Excel-fájlokkal.  
• Pontos keretszámítás: a rendszer minden jogszabályi előírást figyelembe véve számolja ki a szabadságkereteket, akár órában, akár napban kell azokat nyilvántartani.

Hogyan zajlik a szabadságigénylés és a vezetői jóváhagyás? 

A NEXONtime-ban a folyamat letisztult: a dolgozó látja a saját keretét és a kollégái tervezett távolléteit is, így már az igénylésnél figyelembe tudja venni a csapat kapacitását. A vezető az értesítés után bírálja el a kérést, a módosítások vagy törlések pedig szintén ezen a zárt, digitális láncon futnak végig, biztosítva a visszakereshetőséget.

Milyen előnyökkel jár a NEXONtime bevezetése a HR számára? 

Andor László tapasztalatai szerint a NEXONtime bevezetése drasztikusan csökkenti a HR adminisztrációs terheit. A rendszer beépített ellenőrzései minimalizálják a hibalehetőségeket, és mivel a dolgozók maguk is látják az adataikat, kevesebb rutinkérdéssel fordulnak a HR-osztályhoz - így a szakemberek a stratégiai feladatokra fókuszálhatnak. Jelentős időmegtakarítást is eredményez a HR és a vezetők részére. A dolgozók is elégedettebbnek, mert azonnali pontos információik vannak a szabadságaikról, nem kell máshoz fordulnia, hogy azt megtekintse, adott esetben gyorsan módosítania. További információ a NEXON szolgáltatások oldalon érhető el.

Mennyit lehet spórolni a NEXONtime bevezetésével? 

A NEXONtime bevezetése mindenhol jelentős adminisztrációcsökkenést eredményez. Andor László egy konkrét példát is említett: egy nagyvállalatnál a bevezetés utáni első hónapban több millió forintos megtakarítást értek el a bérköltségeken és pótlékokon, mivel a rendszer a tényleges munkaidő-adatok alapján számolt a korábbi "bemondásos" alap helyett. Ez a megtakarítás már az első hónapban fedezte a szoftver bekerülési költségét. Az esetleges büntetések elkerüléséről még nem is beszéltünk.

Hogyan fejlődik a NEXONtime, és miért fontos a mobilitás? 

A NEXONtime folyamatosan fejlődik: folyamatosan követi a jogszabályi változásokat és az egyedi ügyféligényeket. Különösen népszerű a mobilalkalmazás, amely lehetővé teszi, hogy a dolgozók otthon, a családdal vagy akár barátokkal egyeztetve tervezzék meg a szabadságukat, és azonnal rögzítsék is azt a rendszerben. Ez a mobilitás ma már elengedhetetlen a modern munkakörnyezetben.

A NEXONtime nem csupán egy szoftver, hanem egy stratégiai eszköz a hatékony vállalatirányításhoz. Ahogy Andor László szakmai tapasztalatai is mutatják, a digitális átállás jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményez, miközben növeli a munkavállalói elégedettséget.

GYIK - Gyakran Ismételt Kérdések