Hatékonyságuk növelése és a még pontosabb tervezhetőség érdekében a 10 éve bevezetett NEXONtime rendszerük továbbfejlesztése mellett döntöttek. Kállay Csongorral, a TESCO herceghalmi logisztikai bázisának egykori HR igazgatójával beszélgettünk.
A TESCO 700 főt foglalkoztató, herceghalmi logisztikai bázisán tíz éve használják a NEXONtime beléptető és munkaidő-nyilvántartó rendszert. A hardver elemek biztosítják a beléptetés biztonsági, valamint munkaidő regisztrációs funkcióit, a munkaidő-nyilvántartó rendszerből pedig a TESCO központi bérszámfejtéséhez a NEXONbér szoftverbe történik az automatikus időadat feladás. Mi volt az a TESCO-n belüli motiváció, ami miatt a NEXONtime bővítését kérte?
A TESCO disztribúcióját közép európai szintre szervezte át, ami további fajlagos hatékonyságnövelést tett lehetővé az egész vállalaton belül. Az operatív területeken majd az adminisztráción kezdődött az erőforrás optimalizálás. A HR-területen az adminisztrációs feladatok csökkentése és a HR, mint minőségi belső szolgáltató egység szerepének kialakítása volt a fő cél.
A HR-területen az adminisztrációs feladatok csökkentése és a HR, mint minőségi belső szolgáltató egység szerepének kialakítása volt a fő cél.
A TESCO által házon belül kifejlesztett Excel alapú belső beosztástervező megoldást váltotta fel a NEXON által fejlesztett komplex rendszer, mellyel szemben a speciális online igényeket kielégítő beosztástervezés volt a legfontosabb elvárás. Ezen felül megoldást kerestünk a munkaidő tervezéshez kapcsolódó, beosztástervezéshez kötött jogszabályok betartásának figyelésére.
A papíralapon végzett tervezések és kimutatások lecserélésén túl célunk volt a bérköltség-tervezés még pontosabb, gyorsabb, ellenőrizhetőbb és költséghatékonyabb előrejelzése. Hatékonyságunkat tovább növelik a NEXON megoldása által biztosított, gombnyomásra elkészülő riportok.
Miért a NEXON-t választotta a beosztástervező fejlesztéséhez a TESCO?
Szükségünk volt egy, a jelenleginél komplexebb megoldásra, amely a HR támogató funkcióját tovább tudja erősíteni. A NEXONtime-ot eddig is használtuk, és úgy láttuk, hogy a NEXON mindig is kellően rugalmasan állt hozzá az igényeinkhez, illetve a szoftvere is rugalmasan bővíthető volt, így hát egyértelmű volt a döntésünk. Egy új megoldás bevezetéséhez képest kisebb ráfordítással olyan megoldáshoz jutottunk, amely az igényeinket kielégíti.
Mennyi idő állt a NEXON rendelkezésére, hogy bevezesse az Önök által elvárt megoldást?
Nagyon kevés ideje, mindösszesen 4 hónapja volt a NEXON-nak, hogy az elvárt fejlesztéseket elvégezze és bevezesse a TESCO herceghalmi logisztikai központjában. A nagyméretű fejlesztés és a rövid határidő miatt igen feszített volt a tempó. A NEXON szakemberei mindent megtettek, hogy a kitűzött határidőre megfelelően működjön az új rendszerünk. A NEXON új megoldásának (beosztás- és bérköltség-tervező program) köszönhetően most már 99,9%-os pontossággal előre meg tudom becsülni a 700, előre nehezen tervezhető munkarendben dolgozó alkalmazott adott havi bértömegét.
Az új beosztástervező megoldással csökkent a folyamat TESCO oldali erőforrás igénye?
Az a cél, hogy középtávon jelentősen csökkenjenek a beosztás-, és költségtervezéshez ma igénybe vett erőforrásaink. Elvárásunk továbbá, hogy a HR minél jobban betöltse a támogató funkcióját, jelentősen egyszerűsödjenek és gyorsuljanak a folyamatok valamint, hogy minél kevesebb folyamatot kelljen papír alapon dokumentálni. Jó úton haladunk az elektronikus iroda felé, ami nagyon sok erőforrást és bürokratikus folyamatot kiváltana. Az operációban már most látszik, hogy ugyanakkora volument alacsonyabb költséggel látunk el, mint korábban.
A rendszernek köszönhetően könnyen ellenőrizni tudjuk, kik azok, akik rosszul – túl sokat, túl keveset, nem hatékonyan – vannak beosztva.
Milyen új elektronikus kontroll funkciókat tesz lehetővé az új megoldás?
Mivel a NEXON új megoldása elektronizálta a beosztástervezést és az ahhoz kapcsolódó ellenőrző funkciókat is, gyors, és a költséghatékonyságot szem előtt tartó módon, a munka törvénykönyve által biztosított lehetőségeknek megfelelően tudunk digitálisan rálátni, ellenőrizni, tervezni és akár módosítani is munkatársaink beosztását. Az elmúlt bő negyedévnyi használat alapján elmondhatom, hogy a TESCO által elvárt funkciók megfelelően működnek. Ennek köszönhetően könnyen ellenőrizni tudjuk, hogy kik azok, akik rosszul – túl sokat, túl keveset, nem hatékonyan – vannak beosztva. Az új megoldás lehetőséget nyújt a szubjektív beosztástervezés kiküszöbölésére is.
Milyen új kimutatási funkciókkal bővült a TESCO által használt rendszer?
A NEXON a TESCO valós igényeire adott megoldásokat, így bármelyik pillanatban online rá tudunk nézni a HR-rendszerre és valós idejű információkat tudunk kinyerni belőle. Látjuk, hogy az egyes tevékenységi körökben éppen hányan vannak bent, ki, mikor mit csinál (a raktár melyik területén tartózkodik, dolgozik, vagy éppen a pihenő idejét tartja), könnyen tudunk mind beosztás előrejelzéseket, mind bérköltség előrejelzéseket készíteni, azonnal jóvá tudjuk hagyni, illetve módosítani tudjuk a felső vezetéshez elektronikus csatornán érkező erőforrás igényeket, túlórákat. Az elektronikus megoldásoknak köszönhetően gyors ellenőrző és tervező funkciók segítségével jelentős költség- és erőforrás optimalizálásra számítunk.