A Wienerberger 2004 közepén döntött úgy, hogy több sebből vérző bérügyviteli programját lecseréli. A vállalat a NEXON bérügyviteli programját, illetve ezzel párhuzamosan a NEXONtime beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszerét is bevezette. Burai Zsolttal, a Wienerberger Zrt. informatikai vezetőjével beszélgettünk.
Bemutatná nekünk, hogy milyen módon és - mivel váltásra kényszerültek - milyen problémákkal zajlott korábban Önöknél a bérszámfejtés?
A Wienerberger 15, az ország különböző régióiban elhelyezkedő gyárat számlál. Korábban a bérszámfejtést lokális szinten, vagyis a 15 telephely mindegyikén egyedileg, de ugyanattól a gyártótól származó bérügyviteli programmal oldottuk meg. Az adatokat azután a budapesti adminisztrációs központban összesítették a bérszámfejtő kollégák. A telephelyeken minimális adminisztratív személyzet dolgozik, így bármilyen szoftveres vagy személyes probléma adódott, azt nagyon nehezen tudtuk a központból orvosolni. Mivel a bérszámfejtő program nem támogatta a hálózatos megoldást, a központból egyszerűen nem láttuk azonnal, hogy mi történik, vagy éppen mi okozza a hibát a gyárak bérszámfejtésében. A lokális rendszerekben felmerülő hibák kijavítása gyakorlatilag lehetetlen volt, és ez a dolgozói létszám növekedésével párhuzamosan egyre inkább egy új, korszerű bérügyviteli rendszer bevezetését sürgette. Tulajdonképpen a lokális megoldás helyett egy, a hálózaton keresztül üzemeltethető rendszerre akartunk átállni.
Azon túl, hogy korábban nem volt lehetőség az integrált, hálózaton keresztüli bérszámfejtésre, milyen problémákkal szembesültek, amelyek kapcsán végleg elfogyott a türelmük?
Az imént említetten túl még két fő oka volt a program cseréjének: az előző szoftvert szállító partner nem követte megfelelően a programhibák javításait, és ezzel párhuzamosan nem tudta kielégíteni az egyéni igényeinket sem. Ráadásul a nagyobb mértékű létszámnövekedés is újabb kihívás elé állított minket a bérszámfejtés területén, így 2004 nyarán úgy döntöttünk, hogy egy korszerűbb humáninformatikai megoldást keresünk, ami végleg megoldja a korábbi problémákat.
Számunkra a NEXON igazi építő megoldás.
Hogyan, mely paraméterek mentén zajlott a tendereztetés, és milyen szempontrendszer alapján választották ki az új szolgáltatót?
A hagyományos értelemben véve nem írtunk ki tendert. Ehelyett úgy döntöttünk, hogy először egy szakértői – minden szereplőt felvonultató – stábot felállítva és a döntésbe bevonva felmérjük a piacot, és kiválasztjuk azokat a szolgáltatókat, akikkel párbeszédet kezdeményezve közösen keressük a megoldást. Habár az új program bevezetése kapcsán határozott elképzeléseink voltak, ugyanakkor nyitottak voltunk a hatékonyságunkat tovább növelő ötletekre, javaslatokra. A piac alapos megszondázását követően két komoly tapasztalattal rendelkező céggel kezdtük meg a tárgyalásokat. Kérdésének második felére válaszolva a Wienerberger számára megfelelő bérszámfejtő rendszernek több, általunk felállított szempontnak kellett megfelelnie. Egyrészt korábban olyan rendszerrel dolgoztunk, amely minden telephelyen lokálisan működött, így nagyon nehéz volt a központban dolgozó kolleganők számára, hogy érdemben segítsék a gyárakban folyó bérszámfejtést. A törvénymódosításokat és szoftverfrissítéseket is nehéz volt mindenhol egyenként követni. Meg akartuk könnyíteni az esetleges hibák megtalálását és orvoslását, vagyis a vidéki telephelyeken dolgozó kollegák támogatását. A munkaszervezésen kívül fontos szempont volt, hogy a program illeszkedjen a meglévő és kitűnően működő, Microsoft alapokon nyugvó informatikai környezetbe. További szempont volt még a megoldás kiválasztásánál, hogy testre szabható legyen. A korábbi hibákon okulva nem akartunk belefutni egy „konzervmegoldásba”, ami működik ugyan, de ujjban kicsit rövid, és vállban gyakran szűknek bizonyul.
Nyilván nincs két egyforma cég, de mégis mi volt az a jellemző, ami miatt kiestek az egyediséget kevésbé támogató szolgáltatók és bérügyviteli programjaik?
A vállalatunknál több mint harminc különböző munkarend létezik, ha ezeket nem, vagy hosszú távon is csak áthidaló megoldások révén kezelni tudó rendszert választunk, akkor csak töredékében valósult volna meg az elvárt hatékonyság. Ezért voltak fontosak számunkra az egyéni igényeket támogató fejlesztések és a program testreszabhatóságának lehetősége. Nem utolsó sorban szempontrendszerünk egyik fontos eleme volt az is, hogy a kiválasztásra kerülő cég megfelelő referenciákkal rendelkezzen. Ezek alapján végül a NEXONbér bérügyviteli programra esett a választásunk. A NEXON megoldása "alapfelszereltségében” tartalmazza a több telephelyes cégek bérügyvitelét, megfelelően támogatott, tökéletesen illeszkedik a Microsoft környezetbe, igény szerint testre szabható, és végül komoly referenciákkal rendelkezik.
Úgy tudjuk, hogy a potenciális szolgáltatójelöltekkel folyó párbeszéd végül is a bérszámfejtés mellett egy másik, ahhoz szorosan kapcsolódó terület megújításához vezetett?
Eredetileg csak bérszámfejtő rendszert kerestünk, amikor azonban a szolgáltatókkal leültünk beszélgetni, szóba került a munkaidő-nyilvántartás kérdése is. Mivel korábban a munkaidő-nyilvántartásunk papír alapon, kézzel történt, logikusnak tűnt áttérni az elektronikus feldolgozásra. Ráadásul a két rendszer integráltan tud együttműködni, így erre is ajánlatot kértünk. A NEXON által kínált csomag minden szempontból kedvező volt, ezért döntöttünk úgy, hogy a NEXONbér mellett a NEXONtime beléptető- és munkaidőnyilvántartó rendszert is bevezetjük.
A kihívás technikai szempontból a bérrendszer és a sokféle munkarend közötti kapcsolat megteremtése volt.
Áttérve a konkrét bevezetésre, hogyan zajlott az új rendszerek hadrendbe állítása?
2004. szeptemberében döntöttünk a NEXONbér és a NEXONtime bevezetése mellett. A NEXON munkatársaival október végén fogtunk a helyzetfelméréshez, amelynek első állomásaként a NEXON útmutatásai alapján kidolgoztuk a projekttervet. A Wienerberger részéről a bérszámfejtők és az informatikusok bevonásával kezdődött meg a közös munka. Nagyon pozitív volt számunkra, amikor a NEXON felismerte vállalatunk egyéni igényeit, szimpatikus volt az is, ahogy a NEXON munkatársai ezeket az igényeket egy testreszabott rendszerré formálták. Nekünk pont erre volt szükségünk. A bevezetés során maximális támogatást vártunk el, és ezt meg is kaptuk a NEXON-tól. Különösen nagy segítséget jelentett, hogy ott voltak velünk az első három-négy bérszámfejtési hónapban, amikor különféle beállítási és paraméterezési feladatokat kellett végrehajtani.
Beszélne egy kicsit a bevezetési folyamat technikai részéről? Milyen konkrét kihívásoknak kellett megfelelni az új rendszernek?
A kihívás technikai szempontból a bérrendszer és a sokféle munkarend közötti kapcsolat megteremtése volt. Mint említettem, vállalatunknál 30 különböző munkarend van érvényben, hiszen a Wienerberger egy folyamatosan, 3 műszakban termelő vállalat. A munkarendek gyáranként is eltérőek, így ezeket egyenként kellett összegyűjteni, majd rögzíteni a NEXONtime-ban. Ezzel párhuzamosan a bérszámfejtésben általunk használatos kódokat kellett egységesíteni. Az évek során a különböző telephelyeken különböző kódok jelentették a bérszámfejtésben ugyanazt a dolgot. Ezeket a kódokat szintén uniformizálni kellett. Végül 2005 januárjában kezdtük el tesztelni a rendszert, és 2005 februárjában már a NEXONbér-rel számfejtettük a dolgozóink bérét. A bevezetésben cégen belül a bérszámfejtő kollégákon kívül az informatikus kollégák is segítségünkre voltak, és az első hónapokban még közösen készítettük el a számfejtéseket.
Hogyan értékelték a bérszámfejtéssel foglalkozó kollégák a változást?
Az egyik bérszámfejtőnk az előző munkahelyén is a NEXON bérügyviteli programjával dolgozott, igaz annak korábbi verziójával, de az ennek kapcsán szerzett tapasztalata így is nagy segítséget jelentett a NEXONbér különböző területeinek kialakításánál. A kollégáink maximálisan megkedvelték a rendszert, és a korábban követelményként megfogalmazott központi segítségnyújtás is rendkívül jól működik. Ha az egyik telephelyünkön probléma merül fel, elég a budapesti központban a képernyőre nézni, és máris megtalálható és korrigálható a probléma. A bérszámfejtés havonta 5-6 munkanapot vesz igénybe, ez az időtartam azonban igen szoros munkamenetet követel. Szerencsére a program megbízhatósága és a jogszabályi változások kapcsán elvárt frissíthetősége garancia arra, hogy ne csússzon hiba a számfejtésbe, mint ahogy azt az elmúlt időszak tapasztalatai is alátámasztották.
A NEXONtime beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer mennyiben könnyíti meg a munkájukat? Mennyire használják ki a megoldásban rejlő lehetőségeket?
A munkaidő-nyilvántartások korábban szintén lokálisan történtek, ezeket sikerült az új rendszerrel központosítani. Ezzel párhuzamosan a papíralapú helyett áttértünk az elektronikus adatfeldolgozásra. A NEXONtime-ból automatikusan kerülnek át a munkaidővel kapcsolatos adatok minden hónap végén a NEXONbér-be. A NEXON kártyával működő beléptető kapuit első körben a budapesti központban vezettük be. Az első év mindig a konszolidáció éve, a kollegáknak mélyrehatóan meg kell ismerniük az új rendszert. A további fejlesztéseket folyamatosan kívánjuk végrehajtani, mert a bérszámfejtő és a munkaidő-nyilvántartó rendszer együttes bevezetése igen komoly idő- és energia ráfordítást igényelt ebben az évben.
Informatikus szemmel hogyan látja a NEXON programjainak bevezetését? Könnyebb lett általuk a munkája?
Informatikai szempontból a központosított rendszer a megfelelő megoldás a bérszámfejtésre, így sokkal könnyebb, hatékonyabb az üzemeltetés. A mentések gyorsabban és biztonságosabban elvégezhetők, egyedül az jelenthet problémát, ha nem működik a hálózat, a szerver. Ez azonban bármikor, bárhol előfordulhat, minden informatikai rendszer velejárója.
Milyen pozitív visszajelzésekről tud beszámolni akár a rendszerrel dolgozók, akár a munkavállalók részéről?
A dolgozók részéről az a pozitív visszajelzés, ha nem érzik meg a változást, hiszen mindenki számára fontos dolog a bér kérdése, egészen pontosan az, hogy időben, zökkenőmentesen és a munkaszerződésnek megfelelően történjen meg a kifizetés. A gyárainkban ugyanakkor különösen jó szolgálatot tesz a NEXONtime, mert az egyedi munkarend szerint dolgozók munkaidejét is ebben a programban tervezzük meg. Az is pozitívuma a rendszernek, hogy míg eddig több helyről végezték a kollégák a banki utalásokat, addig most ez egy helyről történik. Bizonyára hasznos lesz majd a menedzsment számára a rendszer adatszolgáltatása, de ezt csak az első év eltelte után fogjuk használni, ugyanis addigra gyűlik össze a különböző elemzések elvégzéséhez szükséges adatmennyiség.
Milyen tanulságokat, vagy ha úgy tetszik, jó tanácsokat fogalmazna meg a bevezetéssel kapcsolatban?
Mind a NEXONbér, mind a NEXONtime felhasználóbarát rendszer. Olyan „életszagú” programok, amelyek magyar viszonyokra szabottak, és folyamatosan frissíthetők. Mindemellett a NEXON-ban egy megbízható és szakmailag felkészült partnerre leltünk, aki proaktív is egyben: jelzi felénk a jogszabályi és szoftveres változásokat, nem nekünk kell ezeknek utánajárni. Összességében azt mondhatom, hogy elértük a célunkat a NEXON humáninformatikai rendszerek bevezetésével, mert költség- és időkereteken belül lezajlott a projekt és hozta az elvárt eredményeket. Számunkra a NEXON igazi építő megoldás.