Belső képzést folytatók kis kátéja

1. Mit tekintsünk belső képzésnek?

A munkáltató saját dolgozóinak, a beszállító cégek munkatársainak, illetve a partner- vagy kapcsolódó vállalkozások munkavállalóinak nyújtott, nem üzletszerűen szervezett képzéseket, amelyek finanszírozásához semmilyen költségvetési vagy uniós forrásokat nem vesz igénybe.

2. Mely szervezetek kötelesek statisztikai célú adatszolgáltatást nyújtani?

Mindazok a jogalanyok kötelesek statisztikai célú adatszolgáltatást nyújtani (jogi személyek, egyéni cégek, egyéni vállalkozók, köznevelési és felsőoktatási intézmények stb.), akik iskolarendszeren kívüli képzést (pl. belső képzést) folytatnak.

3. Milyen adatokat kell megadni?

Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése eleinte, megfelelő gyakorlat hiányában idő- és munkaigényes, mert a képzésben résztvevők egyéni adatait kell megadni (anonim módon), melyek a következő elemeket tartalmazzák: a képzésben részt vevő születési ideje; legmagasabb iskolai végzettség; neme; lakcím irányító száma; munkajogi státusz; beiratkozás időpontja; befejezte a képzést; sikeresen vizsgázott; hányadik szakképesítését szerezte; a képzésben részt vevő részvételi díjának költségviselői.

4. Hogyan tudjuk teljesíteni az adatszolgáltatást?

Az adatszolgáltatást https://osap.mer.gov.hu/?oldal=sp oldalon elérhető elektronikus formájú 1665. statisztikai adatlap kitöltésével lehet elvégezni. Az ADATLAP – a bejelentkezést követően – az "Adatlap kitöltés" menüpont alatt található. A helyesen kitöltött ADATLAPOT az "Adatlap elküldése" gombra kattintva lehet továbbítani a Hivatal feldolgozó rendszerébe. A kitöltést és elküldést követően az ADATLAPOT – tárolás céljából – ajánlatos PDF formátumban elmenteni saját dokumentációs rendszerünkben is. (Az ADATLAP egyébként a belépett profilban – évekre visszamenően – bármikor megtekinthető a „Befejezett adatszolgáltatás” gombra kattintva.)

5. Ki és hogyan férhet hozzá az elektronikus felülethez?

Az ADATLAP kitöltéséhez az szükséges, hogy a szervezet szerepeljen a Hatóság nyilvántartásában, és munkatársa rendelkezzen a belépéshez szükséges e-mail címmel és jelszóval. (Egy szervezethez több kitöltő személy adata [név, e-mail cím és jelszó] is tartozhat.) Egy új szervezetnek tehát, aki még nem adott le OSAP statisztikát, először regisztrálnia kell a felületen, a jelszó kérvényezési űrlap felhasználásával (amely dokumentum – furcsa módon – a VIZSGABEJELENTÉS nevet viseli).

A regisztrációhoz szükség lesz a szervezet alapító okiratának vagy cégkivonatának hiteles másolatára is. Amennyiben a szervezetnek már lesz regisztrált e-mail címe és jelszava, akkor az E-mail cím és Jelszó mezők kitöltése után a „Belépés” gombra kattintva tud belépni az adatszolgáltatás felületére.

6. Meddig kell eleget tenni az adatszolgáltatási kötelezettségnek?

A jogszabály a képzés időtartamának függvényében kéri az adatszolgáltatást teljesíteni. Azt írja elő, hogy a képzés befejezését követő 10. napig, 25 óránál kevesebb képzési idejű és a hatósági jellegű képzések esetében a tárgyévet követő 10. napig kell eleget tenni az OSAP adatszolgáltatási kötelezettségnek.

7. Hogyan bizonyíthatjuk, hogy az adatszolgáltatási kötelezettségünknek eleget tettünk?

A statisztikai adatlap helyes kitöltését követően a kitöltő elektronikus értesítést kap elfogadott adatszolgáltatásról, az adatok adatbázisba kerüléséről („Rendszerünk feldolgozta és elfogadta a(z) ……. azonosítójú adatlapját! Újranyomtatni a https://osap.mer.gov.hu oldalon, a profiljába való belépést követően tudja!”). Ha a kitöltő valamit elrontott, akkor az elutasításról kap információt.

Az értesítést (azaz a Hatóság által végzett ellenőrzést) követően a „Befejezett adatszolgáltatás” gombra kattintva jeleníthető meg az ADATLAP.

A kinyomtatott – a statisztikai adatszolgáltatás teljesítését igazoló – ADATLAP eredeti példányát (aláírva és lepecsételve) az adatszolgáltatásra kötelezett szervezetnek meg kell őriznie a képzési dokumentumok között.

8. Mit ellenőríz a hatóság a statisztikai adatszolgáltatás kapcsán?

A Hatóság alapvetően két dolgot ellenőríz:

1. Teljesítették-e, illetve határidőre teljesítették-e a kötelező statisztikai adatszolgáltatást?

2. A valóságnak megfelelő adatot szolgáltattak-e?

Gyakran felmerül a kérdés, hogy ha feledékenyek voltunk, akkor lehet-e (érdemes-e) utólag statisztikai adatszolgáltatást teljesíteni? A válasz egyértelműen IGEN. Bár a rendszer naplózza az adatszolgáltatás teljesítését, s így gyorsan kideríthető a szervezet mulasztása, viszont a Hatóság mérlegelheti a vétkes szervezet jószándékú magatartását, s a késve teljesítést csak mérsékelt bírsággal sújthatja.

9. Milyen tulajdonságokkal rendelkező munkatársunkra bízzuk az adatbevitelt?

Az adatbevitellel megbízott munkatárs – mindenek előtt – az alábbi négy kompetenciával rendelkezzen:

9.1 Felelősségvállalás, azaz felelősségteljesen végezze a rábízott feladatot, s legyen tudatában esetleges mulasztásának következményeivel (a bírság mértékével), az OSAP adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez való személyes hozzájárulás fontosságával.

9.2. Megbízhatóság, azaz a statisztikai célú adatszolgáltatást önállóan és következetesen végezze el, s tartsa be a feladathoz kapcsolódó írott és íratlan szabályokat.

9.3. Pontosság, azaz határidőre és a valóságnak megfelelő tartalommal teljesítse az adatszolgáltatást.

9.4 Precizitás, azaz törekedjen az ADATLAP hibátlan kitöltésére.

Célszerű az adatbevitellel kapcsolatos feladatokat – a határidők megjelölésével – a munkatárs munkaköri leírásában rögzíteni. A teljesítményértékelés során pedig megkövetelni, hogy a belső képzések legalább 95 százalékában teljesítenie kell az OSAP szerinti statisztikai célú adatszolgáltatást.

10. Hogyan úszhatjuk meg az adatbevitellel járó munkát és az esetleges büntetést?

Az tapasztalható, hogy a rutinos cégek két módszert követnek:

10.1. Rábízzák a feladatot egy lelkiismeretes, s jogkövető munkatársukra, aki – megfelelő rutin birtokában – ripsz-ropsz elvégzi (esetenként max. fél óra alatt) az adatbevitelt. Ilyenkor nincs mulasztás, tehát jogalap sincs a büntetésre.

10.2. Mások Petőfi Sándorral együtt kérdezik, hogy „Minek nevezzelek?” Leplezik tehát a képzési tevékenységet, s mindennek nevezik (pl. rendezvénynek, konferenciának, belső fórumnak stb.), csak éppen képzésnek nem. Ügyelnek arra is, hogy az esetlegesen bevont külső partnerek (oktatók) által benyújtott számlákon ne képzési tevékenység szerepeljen.

Természetesen mi az első módszert, a jogkövető magatartást preferáljuk, mivel az azzal járó (havonta max. 1-2 órát igénylő) feladat bőven belefér egy felelős munkatárs munkaidejébe. Arról nem is beszélve, hogy például pályázatok esetén nagyon gyakran kell dokumentálni a belső képzéseket, s ilyenkor jól jönnek és jól is mutatnak a minden kétséget kizáró OSAP Adatlapok.