TÉR alapfogalmak: mit kell tudni a teljesítményértékelésről?

Mi is az a TÉR?

A TÉR a teljesítményértékelési rendszer rövidítése. Olyan szervezeti folyamat és szabályrendszer, amely keretet ad a teljesítménnyel kapcsolatos elvárások és célok meghatározásának, az előrehaladás követésének, a visszajelzésnek és a teljesítmény értékelésének.

A TÉR célja tehát nem csupán az év végi értékelés elkészítése. Jól működő rendszerben a teljes értékelési időszakot végigkíséri: segít kijelölni a fókuszt, egyértelművé tenni az elvárásokat, követni az előrehaladást, rendszeres visszajelzést adni és meghatározni a további fejlődési irányokat.

Értékelési időszak és ciklus

Az értékelési időszak az az időtartam, amelyre a célok és az értékelés vonatkoznak. Ez lehet például egy naptári év, félév vagy negyedév.

Az értékelési ciklus a teljes folyamat ismétlődő kerete: Meghatározza, mikor indul a célkitűzés, mikor tekintik át az előrehaladást, mikor kerül sor az időszakos és a záró értékelésre.

A szervezet működésétől függően különböző munkaköri vagy szervezeti csoportokhoz eltérő ciklusok is kialakíthatók. A lényeg nem önmagában a ciklus hossza, hanem az, hogy illeszkedjen a szervezet működéséhez és megfelelő időközönként lehetőséget teremtsen a célok és a teljesítmény áttekintésére.

Értékelési fázisok

Egy értékelési ciklus jellemzően több, egymásra épülő szakaszból állhat:

• Célkitűzés: az adott időszakra vonatkozó elvárt eredmények és értékelési szempontok meghatározása.
• Célegyeztetés és elfogadás: a célok pontosítása, közös értelmezése és - a szervezet folyamatától függően - jóváhagyása.
• Időszakos áttekintés és értékelés: az előrehaladás, az eredmények és az esetleges akadályok áttekintése, szükség esetén a célok vagy prioritások felülvizsgálata.
• Időszak végi értékelés: az eredmények és a célok teljesülésének összegzése.
• Visszajelzés és fejlesztés: a tapasztalatok megbeszélése, valamint a következő időszak fókuszainak és fejlődési irányainak meghatározása.

A folyamat azonban nem attól válik valódi teljesítménymenedzsmentté, hogy ezeket a fázisokat adminisztratívan lezárjuk. A fázisok közötti rendszeres vezető-munkatárs párbeszéd legalább ilyen fontos.

Szervezeti, projekt- és egyéni célok

A szervezeti cél a vállalat vagy egy nagyobb szervezeti terület stratégiai prioritását és az ahhoz kapcsolódó elvárt eredményt fejezi ki.

A projektcél egy meghatározott projekt eredményéhez kapcsolódik, és több szervezeti egység vagy munkakör együttműködését is igényelheti.

Az egyéni cél azt az elvárt eredményt írja le, amelyhez az adott munkavállaló saját munkájával hozzájárul.

A jól felépített célrendszerben ezek nem egymástól független elemek. A célok kapcsolódása segít megmutatni, hogyan járul hozzá az egyéni teljesítmény a csapat, a terület és végső soron a szervezet eredményeihez.

Feladat vagy cél? Nem ugyanaz!

A TÉR egyik gyakori buktatója, amikor a célok helyére valójában munkaköri feladatok kerülnek.

A feladat azt mondja meg, mit csinálunk, a jól megfogalmazott teljesítménycél pedig azt is, milyen eredményt szeretnénk elérni.

Például az, hogy „ügyfélmegkeresések kezelése” önmagában inkább feladat. Egy teljesítménycél ennél pontosabban meghatározza az elvárt eredményt, annak mérési módját és időkeretét.

Ez azért fontos, mert év végén nem azt szeretnénk eldönteni, hogy a munkavállaló „foglalkozott-e valamivel”, hanem azt, hogy az előre meghatározott elváráshoz képest milyen eredményt ért el.

Milyen legyen egy jó cél?

Egy jól megfogalmazott célból a vezetőnek és a munkavállalónak ugyanazt kell értenie: mi az elvárt eredmény, hogyan állapítható meg a teljesítés, és mikorra kell azt elérni.

A jó cél

• kapcsolódik a szervezeti, csapat- vagy projektprioritásokhoz.
• egyértelmű és félreérthetetlen,
• eredményt vagy jól meghatározható kimenetet fogalmaz meg,
• mérhető vagy egyértelmű értékelési kritériumokkal rendelkezik,
• reális, ugyanakkor megfelelő kihívást jelent,
• meghatározott határidőhöz vagy időkerethez kapcsolódik,
• dokumentált és visszakereshető.

A legfontosabb, hogy már a cél kitűzésekor egyértelmű legyen, mit tekintünk sikeres teljesítésnek.

Mit jelentenek a SMART-célok?

A SMART olyan célmeghatározási keret, amely öt fontos szempont segítségével támogatja a célok pontosabb megfogalmazását:

A SMART azonban önmagában nem garancia a jó teljesítménymenedzsmentre. A cél akkor válik igazán értékessé, ha a munkavállaló érti azt, látja a saját szerepét, és a vezetővel közösen ugyanazt értik a sikeres teljesítés alatt.

Mérőszám és célérték

A mérőszám azt mutatja meg, milyen mutató vagy szempont alapján vizsgáljuk a teljesítést. A célérték azt határozza meg, milyen konkrét eredményt várunk el. Példa: egy ügyfélszolgálati területen a mérőszám lehet az átlagos válaszidő, a célérték pedig legfeljebb 24 óra. A mérőszám önmagában tehát még nem cél: az elvárt teljesítési szintet is meg kell határozni.

Súlyozás és összesített értékelés

Nem minden cél azonos jelentőségű. A súlyozás azt fejezi ki, hogy az egyes célok milyen arányban járulnak hozzá az összesített teljesítményértékeléshez.

Ha a szervezet súlyozást alkalmaz, fontos, hogy annak logikája, a súlyok összege, az értékelés számítási módja és az esetleges korrekció szabályai előre ismertek és következetesen alkalmazottak legyenek.

A transzparens szabályok nemcsak az értékelés érthetőségét növelik, hanem segítenek abban is, hogy a munkavállaló már az időszak elején lássa, mely eredményeknek milyen jelentőségük van az értékelésében.

Önértékelés és vezetői értékelés

Az önértékelés – amennyiben része a szervezet értékelési folyamatának – lehetőséget ad a munkavállalónak arra, hogy strukturáltan áttekintse saját eredményeit, az elért célokat, a felmerült akadályokat és a fejlődési tapasztalatait.

A vezetői értékelés során a vezető az előzetesen meghatározott célok, eredmények és értékelési szempontok mentén tekinti át a munkavállaló teljesítményét, és visszajelzést ad.

A két nézőpont összevetése értékes alapja lehet az értékelő beszélgetésnek. A cél nem feltétlenül az, hogy a két értékelés minden ponton azonos legyen, hanem hogy érdemi párbeszéd induljon az eredményekről, az eltérő nézőpontokról és a további fejlődésről.

Historikus adatkezelés

A historizált rendszer megőrzi a korábbi értékelési időszakok releváns adatait például a célokat, azok változásait, az értékeléseket és a kapcsolódó bejegyzéseket.

Ez azért fontos, mert így nem kizárólag az aktuális időszak vagy az értékelés pillanata válik láthatóvá, hanem hosszabb távon is követhető a célok, a teljesítmény és a fejlődés alakulása.

A visszakereshetőség emellett csökkentheti annak kockázatát is, hogy az értékelés kizárólag a legutóbbi időszak eseményeire vagy vezetői benyomásaira épüljön.

Mitől jó egy TÉR-rendszer?

„Számomra egy jó TÉR ott kezdődik, hogy mindenki érti, mit várunk tőle, miből fogjuk tudni, hogy jól teljesített, és erről nem csak az értékelési időszak végén beszélünk. A rendszer ehhez keretet és adatot ad, de önmagában nem teremt teljesítménykultúrát. A valódi értéket a jól meghatározott célok, a következetes vezetői működés és a rendszeres, őszinte párbeszéd együtt teremti meg.”

– Tóthné Balogh Edina, Senior HR Business Partner

Egy jól működő TÉR-rendszer ezért

• illeszkedik a szervezet működéséhez és üzleti céljaihoz,
• világossá teszi az elvárásokat és az értékelés szempontjait,
• egyszerűen érthető és használható a vezetők és a munkavállalók számára,
• lehetővé teszi a célok és az előrehaladás követését,
• támogatja a rendszeres vezető–munkatárs párbeszédet és visszajelzést,
• következetes, átlátható értékelési keretet biztosít,
• a szükséges mértékben dokumentál, de nem teremt öncélú adminisztrációt,
• visszakereshető és riportálható adatokat biztosít,
• és mindenekelőtt nem helyettesíti, hanem támogatja a jó vezetői működést.