Ki nem vett szabadság kifizetése: hogyan számold ki, mennyi jár kilépéskor?

Tartalomjegyzék

• Mikor kell pénzben megváltani a bennmaradt szabadságot?
• Mit kell figyelembe venni a számításnál?
• Hogyan számítható ki az időarányos szabadság?
• Milyen bérösszeg alapján történik a megváltás?
• Hogyan számolható ki a pénzbeli érték?
• Mit ellenőrizzünk kilépéskor az elszámolásban?
• Mire figyeljen a munkáltató a kifizetéskor?
• Összefoglalás
• GYIK

Mikor kell pénzben megváltani a bennmaradt szabadságot?

A munkavállalóknak járó szabadnapokkal kapcsolatban a Munka Törvénykönyve rendelkezik, ezáltal mindenki számára világos lehet, hogy milyen szabályok vonatkoznak a szabadságra. A főszabály szerint ez azt jelenti, hogy a szabadságot természetben, vagyis a munkavégzés alóli mentesítéssel kell kiadni. Ezáltal az is világos, hogy alapesetben a munkáltató a szabadságot nem válthatja meg egyszerűen pénzre azért, mert a munkavállaló nem kíván élni a szabadnapokkal és inkább több pénzt szeretne helyette, vagy éppen mert a vállalatnak van szüksége az extra napokra a munkavállaló oldaláról.

A szabadság pénzbeli megváltása ugyanakkor nem ismeretlen a munkaerőpiacon, de általában egyetlen, speciális esetben: a munkaviszony megszűnésekor. Ilyenkor ugyanis előfordulhat az, hogy a felmondási idő végéig a munkáltató nem kívánja vagy nem tudja kiadni a szabadnapokat a munkavállaló számára, így a megállapodás és a vonatkozó törvények szerint a fennmaradó, időarányosan járó szabadnapok utáni bért köteles kifizetni a munkavállaló felé. Ezt a Munka Törvénykönyve 125. paragrafusa írja elő. Munkavállalóként is számolhatunk persze, hiszen a ki nem vett szabadság kifizetése kalkulátorral is ellenőrizhető.

Mit kell figyelembe venni a számításnál?

Ha nem ismerjük megfelelően a ki nem vett szabadságok kifizetésére vonatkozó szabályokat, akkor könnyen előfordulhat, hogy téves következtetésre jutunk, ezáltal pedig hibás követeléseket is tehetünk a munkáltató felé, ami mindkét fél számára kellemetlen szituációt eredményez. Érdemes tehát tudni azt, hogy a számítás során milyen szabadnapokat kell figyelembe venni. A pénzbeli megváltás alapja ugyanis nem feltétetlenül az év elején megállapított teljes éves szabadságkeret. Ha ugyanis a munkaviszony év közben kezdődött vagy év közben szűnik meg, akkor a főszabály szerint a munkavállalót az adott évre járó szabadság időarányos része illeti meg. Az ezzel kapcsolatos kalkulációkról korábban már beszéltünk, így most fókuszáljunk inkább a bennmaradt szabadnapok kérdésére.

Ez esetben tehát a lényeg az, hogy az időarányosan minket megillető szabadnapokat vegyük alapul a számolásnál, így a bennmaradó szabadnapokat is ehhez arányosítva állapítsuk meg. Ebben persze jellemzően segítségünkre lesz a HR-osztály vagy a könyvelés, de a ki nem vett szabadság kifizetését kalkulátor használatával is megtámogathatjuk, hogy valós adatokat kapjunk. Az alapszabadság mellett persze figyelembe kell venni az életkor után járó valamint az egyéb, jogszabály szerint igénybe vehető pótszabadságokat is - ilyen lehet például a gyermekek után járó pótszabadság. A pontos éves keret tehát munkavállalónként eltérhet.

Hogyan számítható ki az időarányos szabadság?

Az időarányos szabadság kiszámításához először az adott évre járó teljes szabadságkeretet kell meghatározni. Ebbe az alapszabadságon felül az adott munkavállalót megillető pótszabadságok is beletartoznak. Ezt követően a munkaviszony adott naptári évben fennálló időtartamára kell arányosítani a keretet, majd az eredményt össze kell vetni a ténylegesen kiadott szabadsággal. Szemléltető példaként vegyünk egy olyan munkavállalót, akinek az éves szabadságkerete 25 munkanap, és a munkaviszonya június 30-án szűnik meg.

Ha az adott évben a munkaviszony január 1-jétől június 30-ig állt fenn, az éves keret hozzávetőleg fele, vagyis 12,5 munkanap jár időarányosan. A fél napot elérő töredék egész munkanapnak számít, így ebben a példában 13 munkanappal lehet számolni. Ha a dolgozó ebből az időszakból 8 nap szabadságot már igénybe vett, akkor a különbözet 5 nap. Amennyiben a munkaviszony megszűnéséig ezt az 5 napot sem adják ki, pénzbeli megváltás illeti meg a munkavállalót.

A példa kizárólag a számítás logikáját szemlélteti. A tényleges jogosultságot mindig az adott év naptári napjai, a munkaviszony pontos időtartama, a szabadságkeret és a kiadott napok alapján kell meghatározni. Az sem mindegy, hogy a munkavállaló jogosultságát az év során valamilyen további körülmény, például pótszabadságra való jogosultság változása érinti-e. A képlet tehát nem mindig egyszerű, de mindenképpen érdemes alaposan körbejárni a kérdést, akár a ki nem vett szabadság kifizetése kalkulátor alkalmazásával is.

Milyen bérösszeg alapján történik a megváltás?

Sokan automatikusan azt gondolják, hogy a ki nem vett szabadság megváltásakor kizárólag a havi nettó fizetés vagy a munkaszerződésben szereplő bruttó alapbér vonatkozó gányadából kell kiindulni, a valóság azonban ennél összetettebb. A jogszabály szerint ugyanis a ki nem adott szabadságot a munkavállaló részére járó távolléti díj alapján kell megváltani. A távolléti díj számításának szabályait a pedig a Munka Törvénykönyve 148–152. paragrafusai tartalmazzák. Eszerint a távolléti díj alapjául szolgál az esedékesség időpontjában érvényes alapbér és az esetleges pótlékátalány.

A jogszabályban meghatározott feltételek szerint a számításnál a megelőző hat hónapban kifizetett teljesítménybért és bérpótlékokat is figyelembe kell venni. Emiatt is van az, hogy a megváltás összege nem minden esetben határozható meg kizárólag a havi alapbér ismeretében. Ez különösen azoknál a munkavállalóknál fontos, akinek a jövedelme rendszeres teljesítménybérrel, műszakpótlékkal vagy más olyan összetevővel egészül ki, ami a távolléti díj szempontjából is releváns. A pontos elszámolás tehát két külön lépésből áll: először meg kell állapítani a megváltandó szabadságnapok számát, majd ki kell számítani az ezekhez tartozó távolléti díjat. Ha bármelyik lépés hibás, a végösszeg is eltérhet a munkavállalót megillető összegtől.

Hogyan számolható ki a pénzbeli érték?

A törvény vonatkozó előírásai, illetve a kalkuláció alapját képező adatok ismeretében a megváltás összegének meghatározása már nem túl bonyolult. Mindössze annyi dolgunk van, hogy a megváltandó, bennmaradt napok számát összekapcsoljuk az egy munkanapra jutó, jogszabályban is meghatározott távolléti díjjal. A tényleges számítás pedig függ a munkavállaló bérezési módjától és a távolléti díj összetevőitől is, ezért a havi bruttó alapbér egyszerű elosztása önmagában nem minden esetben ad pontos eredményt. Szemléltetésként egy egyszerűbb példa:

Tegyük fel, hogy egy munkavállalónak 5 nap ki nem adott szabadságát kell megváltani, és a bérszámfejtés alapján az egy napra jutó távolléti díj 20 000 forint. Ebben az esetben a bruttó szabadságmegváltás összege 100 000 forint. Ez az összeg persze még nem a munkavállaló bankszámlájára érkező nettó kifizetés, hiszen a munkabérhez hasonlóan a megváltás közterhekkel csökkentett nettó értéke is eltérhet. A munkavállaló számára ezért érdemes minden fontos részletre figyelni az elszámolásnál. A ki nem vett szabadság kifizetését kalkulátorral is ellenőrizheti, így még biztosabb lehet abban, hogy a neki járó összeghez jut a munkaviszony végén.

Mit ellenőrizzünk kilépéskor az elszámolásban?

Most, hogy megismertük a ki nem vett szabadság kifizetésére vonatkozó alapvető szabályokat, még egyszer érdemes számba venni azt is, hogy mit érdemes ellenőrizni a kilépéskor kézhez kapott elszámolásban annak érdekében, hogy valóban pénzünknél legyünk. Érdemes összevetni a munkáltató nyilvántartását a saját szabadság kimutatással, különös tekintettel arra, hogy az év során hány napot vettünk ki, illetve mennyi szabadságot terveztek még kiadni a munkaviszony megszűnése előtt. Ha eltérést tapasztalunk, első lépésként célszerű írásban egyeztetést kérni a HR-től vagy a bérszámfejtéstől. A kérdés tisztázásához hasznos lehet a szabadságnyilvántartás, a kilépési elszámolás és a bérjegyzék összevetése. A munkavállalónak nem feltétlenül kell önállóan újraszámolnia a távolléti díj minden összetevőjét, de jogosan kérhet magyarázatot arra, hogy milyen adatok alapján állapították meg a kifizetést.

Mire figyeljen a munkáltató a kifizetéskor?

Ahogy a munkavállalónak, úgy természetesen a munkáltatónak is jól megfontolt érdeke a részletes és átlátható elszámolás. Ez ugyanis nagyban segít csökkenteni a félreértések és utólagos viták esélyét, ami mindkét fél számára előnyösebb végkifejlet egy munkaviszony megszűnésekor. A munkáltatónak a munkaviszony lezárásakor meg kell állapítania a munkavállalót megillető, de ki nem adott szabadságot, majd ennek pénzbeli értékét a végelszámolásban rendeznie kell. A kifizetés időpontjára a munkaviszony megszűnésének módjától függő, a Munka Törvénykönyvében meghatározott elszámolási határidők vonatkoznak.

A munkáltató számára különösen fontos, hogy a szabadság nyilvántartás naprakész és ellenőrizhető legyen. Ha a HR-rendszerben rögzített napok nem egyeznek a jelenléti adatokkal vagy a bérszámfejtésben használt nyilvántartással, könnyen téves végelszámolás készülhet. A kilépési folyamat részeként ezért érdemes egyeztetni a teljes éves jogosultságot, az időarányos keretet, a ténylegesen kiadott napokat és az esetleges korábbi korrekciókat. Ebben sokat segíthetnek a digitális, integrált HR- és bérszámfejtő rendszerek, hiszen ezek használatával a hibák esélye is minimalizálható, az adatok rögzítése pedig egyszerű és nyomonkövethető.

Összefoglalás

A ki nem vett szabadság pénzbeli megváltása a munkaviszony megszűnésekor kötelező, ha a munkáltató nem adta ki az időarányosan járó szabadságot. A számítás első lépése az éves szabadságkeret és a munkaviszony időtartama alapján járó napok meghatározása, majd ebből le kell vonni a ténylegesen kiadott szabadságot. A megváltás összegét a távolléti díj alapján kell kiszámítani, amelynek meghatározásakor az alapbér mellett a jogszabályban előírt további bérösszetevőket is figyelembe kell venni. A munkavállalónak érdemes ellenőriznie a kilépési elszámolásban szereplő napokat és összegeket, a munkáltatónak pedig gondoskodnia kell a pontos nyilvántartásról és a szabályos kifizetésről.

GYIK